二、文书的立卷归档
(一)相关知识
1．立卷的含义
立卷是将文件组合成案卷的工作。
2．文书归档的要求
(1)归档份数的确定。凡是需要归档的文件一般归档一份，重要的、使用频繁的归档份数可增加。
(2)履行归档手续。填写移交清单，移交双方按照移交清单核对清点，确保清单无误后，双方签字，各留一份，以备查考。
(二)示例分析
为了提高归档案卷的质量，档案室安排有多年档案管理经验的老李对初萌的立卷归档进行指导。老李告诉初萌，做好立卷归档工作，要认真进行文件材料的收集，既全面收集反映各项工作的文件材料，又重点收集重大活动、重大项目形成的文件材料；既收集纸质文件材料，又注意收集照片、录音、录像以及电子文件等特殊、新型载体的文件材料，确保文件材料的齐全完整。纸张破损的，要进行裱糊；用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和打印机色带等不耐久字迹书写或打印的文件材料，必须进行复制或做必要的技术处理，以保证文件的长久保存。初萌按照立卷归档的要求和老李的指导意见，将收集的文件组成案卷。最后，老李对案卷的质量进行了检查验收，评价初萌的案卷质量达到要求。
点评：立卷归档有严格的应该遵循的工作程序和方法。秘书要遵循归档制度的要求，对单位工作中形成的、处理完毕的、具有保存价值的文件，经立卷归档移交给档案部门。
(三)工作程序
1．收集文件
将工作活动中形成的办理完毕的文件材料收集齐全。
2．鉴别文件
对收集的文件材料进行分析，鉴别出需要归档的文件材料。
3．归卷
根据归档文件材料的特征，将文件归入案卷。
4．调整
仔细检查归卷的文件材料是否齐全，是否有重份文件或不需要立卷归档的文件；检查案卷文件的联系、保存价值及卷内文件的数量，进行适当的调整，最后确定组卷。
5．文件的排列、编号与编目
根据卷内文件数量、来源、时间等情况，按时间、问题、作者、名称、重要程度等进行文件排列。文件排好顺序后，按照排列顺序逐件编号。然后填写卷内文件目录和备考表。
三、装订档案
(一)相关知识
1．档案装订的方法
(1)线装式。常见做法是用缝纫机在文件左上角或左侧轧边，对于较厚的文件也可采用“三孔一线”的装订方式。
(2)变形材料。使用变形材料装订方法简单，但对材质要求较高。金属制品，如不锈钢夹、燕尾夹等，必须采用质地优良的不锈钢制品；塑料制品必须有足够强度，以免断裂。
(3)粘接式。一般采用浆糊、胶水粘贴的方法，成本较低。
但这种方式可逆性差，‘复印及扫描时不能拆除。
2．档案装订的要求
(1)去掉每份文件上原有的订书钉。
(2)检查是否有漏页、重页和倒页。
(3)对残破的文件进行修补。
(4)装订不能覆盖任何文字。
(5)装订一定要结实牢固。
(二)示例分析
2005年年底，天地公司的档案管理人员为了降低成本，提高效率，在批发市场买了浆糊和胶水，采用粘接法进行档案装订，很快就把大量档案装订完毕。2004年9月8曰，行政经理要查阅2003年形成的办公室管理规定。当档案管理人员调出这份文件时，不禁大吃一惊，浆糊粘接的这份文件，由于浆糊浸到了文字，字迹已经模糊不清了。
点评：进行档案装订，装订方法十分重要，关系到档案的保管与利用。秘书必须了解档案装订工作的程序与方法，确保装订的档案不致破损。
(三)工作程序
1．整理归档的文件
归档文件以“件”为整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文为一件。
2．修整归档的文件
(I)修裱破损文件。使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行修补或托裱，恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命。修补主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处被磨损的文件；托裱是在文件的一面或两面托上一张纸用以加固文件。
(2)复制字迹模糊或易褪色变质的纸质文件。采用复印的方式，对字迹模糊或易褪色变质的纸质文件进行复制。
(3)对超过A4纸张边缘的文件进行折叠。折叠时，尽量减少折叠次数，折痕最好位于文件字迹之外。文件页数较多时，单张折叠，方便归档后的查阅利用。
3．选择装订方法
针对线装式、粘接式、变形材料装订方法和文件的特点，确定一种装订方式。
4．装订归档文件
根据选择的装订方法，把归档文件用线绳或浆糊、胶水、变形材料组装起来。
(四)注意事项
(1)穿孔式和铆接式方法对档案破坏较大，不宜用于归档文件的装订。
(2)任何人都不得随便拆除装订，从中抽取文件。
