第三节 文档管理
本节重点
了解档案、档案收集、归档的含义，熟悉档案的特点与种类，掌握立卷归档工作的内容、方法与要求，能够鉴别需要归档的文件，进行文书的立卷归档。
一、归档范围的确定
(一)相关知识
1．档案的概念与特点
档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录，具有行政、业务、文化、法律和教育作用。
档案具有社会性、历史性、确定性和原始记录性等特点。原始记录性是档案的本质特性，是档案区别于其他事物的本质所在。
2．档案的种类
依据不同的标准，档案种类划分结果不同。常用的档案种类划分是：
(1)公务档案与私人档案
公务档案是公务机关或其他社会组织在公务活动中形成的原始记录。私人档案是个人在私人生活中形成的原始记录。
(2)历史档案与现行档案
历史档案是形成时间较早，主要起历史文化作用的原始记录。现行档案是形成时间较晚，对人们的现实工作、生活产生实际作用的原始记录。
(3)文书档案、科技档案与专门档案
文书档案是在社会的行政管理活动中由各种行政性公文转化而成的档案。科技档案是由人们在科技、生产活动中形成的科技文件材料转化而成的档案，如图纸、设计任务书、科研报告。
专门档案是在专门活动中形成的档案，如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案。
3．归档、档案收集的含义
各单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，由单位的文书部门或业务部门整理，定期移交给档案室或负责管理档案的人员集中保存，即为归档。
档案收集是将分散在单位各内部工作机构的有保存价值的文件材料向单位档案室或负责管理档案的人员移交、集中的工作。
4．归档制度的内容
(1)归档范围
归档范围指办理完毕的文件材料应当归档及不应归档的范围。哪些文件不应该归档，主要取决于这些文件本身的保存价值。一般而言，凡是反映本单位工作活动，具有查考价值的文件材料均属归档范围。
(2)归档时间
归档时间指文书处理部门或业务部门将需要归档的文件向档案部门移交的时间。一般在形成的第二年上半年内向档案部门移交。
(3)归档要求
归档要求是单位文书部门向档案部门移交档案时应达到的质量要求，也是档案部门接收档案时的验收标准。
(二)示例分析
这是初萌第一次进行归档工作。初萌把所有的文件材料集中到一起，然后进行文件的选择。到底哪些文件要归档呢?初萌真有点难以取舍。拿起一份文件，觉得重要；再拿出一份文件，认为有用，哪份都舍不得放弃。于是初萌请同办公室的老王帮忙把把关，老王看了看这些文件，很快从里面挑出了介绍信、客户来信、会客登记表等不需归档的材料放在一边。
点评：进行归档工作，首先要从办理完毕的文件中挑选出有保存价值的文件。应以归档文件范围为依据确定归档文件，把不该归档的文件进行归档不仅会浪费时间、空间，还会给日后的查找、利用带来不必要的麻烦。
