(三)工作程序
1．熟悉归档范围
一个单位形成的文件材料并不是都要归档，只有那些有保存价值的文件材料才需归档。因此，归档工作开始前秘书要熟悉归档范围，知道哪些文件材料应该归档、哪些文件不应该归档，做到心中有数。一个单位应归档的文件材料主要有：
(1)上级来文
需要贯彻执行的上级重要会议文件；上级业务主管部门的法规性文件；上级视察工作形成的文件材料；代上级草拟并被采用的文件；上级单位转发本单位的文件等。
(2)本单位形成的文件
本单位代表性会议、工作会议和专业会议文件材料；本单位的各种正式发文；本单位的请示与上级的批复；反映本单位业务活动的文件材料；本单位的各种工作计划、统计报表；本单位领导公务活动中形成的重要信件、电话记录；本单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；本单位的历史沿革、大事记、年鉴，反映本单位重要活动事件的简报、荣誉奖励证书；信访工作材料；本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；本单位职工劳动、工资、福利方面的文件材料；本单位外事活动中形成的文件材料等．
(3)下级报送的文件
下级单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件；下级单位报送的法规性备案文件等。
(4)相关文件
普查工作中形成的文件材料；同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件；有关业务单位对本单位工作检查形成的重要文件；同级机关和非隶属单位与
本单位联系、协商工作的文件材料等。
2．分析文件内容
对仅从题目上无法判断可否归档的文件，秘书要阅读、分析文件的内容，判断文件的价值。
3．确定是否归档
根据对文件内容的了解，按照归档文件的范围，从形成的文件材料中选择出具有凭证和参考价值的文件材料。
(四)注意事项
不属于归档范围的文件材料主要包括：
(1)本单位的重份文件。
(2)一般事务性的无查考、保存价值的文件。
(3)上级单位普发的供本单位参阅、不需办理的文件材料。
(4)上级单位征求意见的未定稿的文件。
(5)未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿。
(6)未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件。
(7)从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。
(8)无特殊保存价值的信封以及一般的民众来信。
(9)单位内部互相抄送的文件材料。
(10)本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料。
(11)为参考目的从各方面收集来的文件材料。
(12)参加主管单位召开的会议但不需要贯彻执行的文件材料。
(13)非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。
(14)下级单位送来参阅的简报、情况反映等文件材料。
(15)越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料。
(16)下级单位抄送备案的一般性文件材料。
