第二节 收发文处理
本节重点
了解文书处理程序，熟悉文书签收、拆封、登记、分发的要求，能够准确无误地签收、拆封、登记、分发文书。
一、文书的签收
(一)相关知识
1．收文处理的程序
收文处理是对收到文书的办理与管理活动。
收文处理程序包括文书的签收、拆封、登记、分办、传阅和拟办、批办、承办、催办、注办。
2．发文处理的程序
发文处理是根据工作需要形成的发出文书的整个运行过程，是秘书日常文书处理的重要部分。
发文处理程序包括草拟、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、封发。
3．文书签收的含义
文书签收是指收件人在收到来文后，经过清点，在送件人的投递单或送文簿上签字，履行交接手续。
4．文书签收的要求
(1)按照投递单或送文簿对来文进行签收。
(2)发现有误投、误送或破封散包、密封损毁情况，应拒收。
(二)示例分析
一天上午，初萌刚上班不久就收到几份文书，她查看投送单上的件数与收到件数正好相符，就收下来件，在送件人的投递单上签字。当她进行来件登记时，发现有一封信的收件人姓
名自己没有见过，问人力资源部门也说无此人。这时，初萌才知道，自己错收了一份不该收的来件。
点评：进行签收，一定要认真清点，仔细核对，既查看数量，又查看收件人，确认无误、无破损之后，才能履行签收手续。
(三)工作程序
1．清点
收到文书要逐件清点，查看投递单登记的件数与实有件数是否相符。
2．检查
检查收件是否属于本单位收件；检查书写的收、发件单位或个人是否明确；检查封口是否破损；检查信封号与递送人在签收登记簿上所登号码是否一致。确认没有问题后，方可收下。
3．签字
清点检查无误后，在投递单或送文簿上签字，并注明日期。
签字要字迹工整、清晰，急件注明收到的年、月、日、时、分。
(四)注意事项
(1)签收要态度认真。清点来件时，要集中精力，认真对待，尽可能不受干扰。
(2)签收要耐心操作。秘书每天要接收大量的文件和信函，不能怕麻烦，更不能有急躁情绪，要耐心细致，避免出差错。
(五)相关链接
分拣来件
秘书每天都要收到大量文书及其他信息材料。收到来件后，要立即进行分拣：将文书与报纸、杂志、广告分开；将私人邮件与公务邮件分开；将收到的来件按收件部门分开，再把同一部门来件按缓急程度排放，特急件放在最上面，依次为急件和平信，避免积压急件，贻误工作。
二、文书的拆封
(一)相关知识
1．文书拆封的含义
拆封是把收到的封闭的文件、信函拆开，并将封内的材料取出。
2．文书拆封的要求
(1)拆封前核对来件的接收者。
(2)不该自己拆的文书不拆。
(3)拆封要避免损坏封内的文书。
(4)要取干净信封内的文书。
(5)发现信封内没有材料，应及时与来件单位联系。
(6)重要信件的拆封应有两人在场。
(二)示例分析
初萌收到几份来件，她一看信件上都没有“亲启”、“机密”字样，于是拿起剪刀就剪开了封口。当取出信封内的信件一看，糟了，折叠的信件上部被剪掉了。
点评：收到的来件要确保完好无损，避免由于操作不当导致信封内的文书在拆封时受到损坏。
(三)工作程序
1．确定拆封范围
秘书应在授权范围内拆封文件。因此，在拆封之前要确定来件是否可以由自己拆封。标明“X X X亲启”或“保密”字样的收件，要经授权方可拆封，否则应当交给收信人或有关人员处理。
2．启封
手拿信封，竖起轻弹数下，用剪刀从一角开启或使用信封开启器，防备信封内的文书或重要物件留在信封的边缘而在拆封时遭致损坏，然后用手将文书小心取出，防止用力过猛将文书粘连处拉损。
3．检查核对
将取出的文书逐件核对，有附件的按附件序号逐一清点，并用曲别针将正件与附件别在一起。遇有多张纸型不规则的附件一般应把较小的附件放在前面。
(四)注意事项
(1)拆封的文书应按照重要程度或紧急程度自上而下叠放整齐。
(2)拆封的文书要分门别类。
(3)拆封的文书可用文件夹存放起来。
(4)可以通过文件夹的颜色、数字或顺序等识别标记来区分收件的类别。
