三、文书登记
(一)相关知识
1．文书登记的含义
文书登记是在文书登记簿上记录文书的来源、去向、密级、缓急程度、编号、内容和处理、运作过程情况，以保证文书的收发和办理。
2．文书登记的形式
(1)簿式登记。用预先装订成册的登记簿进行登记。
(2)卡片式登记。用单张卡片进行登记，每张卡片登记一份文书或一组内容联系紧密的文书。
(3)联单式登记。采用一次复写两联或两联以上的方式进行交书登记。
3．文书登记的要求
(1）按登记簿所列内容逐项登记。
(2)不能漏登、错登。
(3)字迹清楚、工整、规范。
(4)不可随意涂抹。
(二)示例分析
2006年5月，天地公司收到一封客户来信，信中说：“曾于去年年底给贵公司写信，反映产品售后服务存在的问题，并提出建议，至今未见回音，希望能尽快给予答复。”公司领导阅后批示要求查找原信。经询问当时经手的人员，都说有印象，可把登记簿看了个遍，也没有关于这封信的记录，翻箱倒柜找不到这封信，谁都不知道这封信的去处。此事受到领导的严厉批评。
点评：登记是核对与交接文书的凭据，可以记录文书的来往和处理情况，控制文书的运转，明确交接责任。因此，秘书要加强责任心，重视对来件的登记，避免由于信件漏登，而无
法了解信件的接收者、传递情况和处理情况。
(三)工作程序
1．确定登记范围
凡属正式的往来的文书和需要答复办理的文书要逐件登记。
2．选择登记方法
选择登记方法，要考虑各种登记形式的特点。簿式登记容易保存，适合按时间顺序进行流水登记，应用比较广；卡片式登记便于多人同时登记，利于分类查找，但容易散乱丢失，分类不当不便查找，主要为中型单位采用；联单式登记能够减少重复登记的手续，提高办文效率，但不便于保管和整理，个别单位采用这种形式。
秘书要根据各种登记形式的优缺点，针对单位的具体情况，选择本单位适宜的登记方法，以利于发挥登记的作用。
3．填写登记表
(1)收文登记簿的填写
登记项目包括：收文时间、来文单位、信封号、缓急程度、来文序号、密级、内容(标题)、份数、处理隋况、处理时间、处理人等。
(2)发文登记簿的填写
登记项目包括：发文时间、发文单位、文件字号、文件标题、秘密等级、文件份数和发文编号等。
(3)收文登记卡的填写
登记项目包括：收文时间、来文单位、来文号、收文单位、标题和处理结果等。
(4)联单的填写
登记项目包括：收到日期、时间、发信人、收信人、发信日期、主要内容、处理情况及日期等。
(四)注意事项
1.联单的保存
采用联单式登记，文书收受人员和登记人员可在不同时间、不同地点分别填写。填写完的联单，一联保存，另一联或二联随同文书送承办人员或单位继续登记，文书办理完毕后统一归
档保存。
2．密件、急件的登记
为了保证密件、急件的安全和及时运转，可以分别建立密件、急件登记簿。
(五)相关链接
登记的作用
登记是为了保存和管理文书，防止疏漏甚至丢失，便于检查和查找文书，方便文书的统计和催办，作为核对和交接文书的凭证。建立、健全完善的登记制度是搞好登记工作的必要条件。
四、文书的分办
(一)相关知识
1．文书分办的含义
分办是将收到的文书按照一定范围和运行办法发送给有关人员或承办部门的过程。
2．文书分办的要求
(1)准确及时。
(2)按分办范围发送。
(3)主次分明、手续齐全。
(二)示例分析
一天，初萌将收到的文书按照先经理后业务部门的顺序进行分办。来到李经理办公室，她将标有“亲启”的信件、请示、宣传单和邮寄广告等交给他，李经理看了看这些来件，把宣传单和邮寄广告又还给了初萌，说：“以后这类材料就不要给我了，需要我处理、阅批的文书转给我就行了。”初萌一边往业务部门走，一边还想着经理刚说过的话。
点评：对于收到的来文，要按其内容和性质，区分不同情况，进行分办。宣传单和邮寄广告等材料秘书可以直接处理，没有必要上交。
(三)工作程序
1．文书分类
对文书进行分类，将文件按紧急程度、密级、类型和内容涉及的业务部门分开。
2．明确分办对象
根据文书的内容和性质，区分不同情况，确定文书的接受者。
3.递送文书
文书的递送可以采用直接递送和机要人员传递两种方法。需要分办的文书主要是办件、阅件和简报。属于方针性、指挥性、重要性的文书，先送办公部门负责人或领导；属于单位日常事务性的已有明确分工的文书，或已有批示规定和有规可循的例行文书，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人。
上级单位阅件一般情况按固定分送范围分送；其他文件、简报等可按非固定范围分送有关领导和相应部门。
4.履行手续
在文书分办过程中，要填写“文件登记表”，由收文单位签字。
(四)注意事项
(1)分送给领导阅批的文书，要连同“文书处理单”一并送上。
(2)便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交有关人员。
五、文书的封发
(一)相关知识
1．文书封发的含义
文书封发是对需要发出的文书进行封装，按发送范围发往指定的单位。
2．文书封发的要求
(1)封发的文书要折叠整齐。
(2)文件袋封口要贴实。
(3)文书封装后要及时发送。
(4)文书的封发要准确周密、避免差错。
(5)文书封发要安全可靠，确保机密。
(二)示例分析
初萌要向天地公司所属的企业下发“关于举办短期业务培训班的通知”和报名表。她将通知放入信封，在信封上写上收件单位邮编、地址、名称，然后封口准备发出。忽然，她看到办公桌一角的报名表。糟了，怎么忘了把报名表装入信封呢?初萌只好拆开信封，重新装封。
点评：进行文书封发，要严格清点核对文书的数量，检查正件与附件是否齐全，正确填写封皮。经核对封皮和封装的文书后，将封口封缄。
(三)工作程序
1．检查
(1)检查即将装入的文件是否属于应送人员或单位。
(2)检查所装文件与送文包或信袋上的名称、数量是否相符。
(3)核对发送部门、收文者、密级、附件等内容。
(4)核对邮政编码、地址、名称等内容。
(5)对密件、急件、亲启件要在文件袋上分别予以标明。
2．登记
将文书序号或标题登记在发文或发信登记簿上，供收件人签字。
3．书写封面
书写封面时，收文单位、名称要用全称或通用的简称，字迹要工整。
4．装封
将文书小心装入包内或信袋内。不可用力过猛，以免折叠或撕坏。
5．封口
用浆糊或胶水粘好信封的封口处。
6．发出
派人发送或通过邮政系统、计算机或传真机等传输渠道或设备，将文书送达收文单位。
(四)注意事项。
(I)利用计算机或传真机传输秘密文书须采用加密装置。
(2)绝密文书不得利用计算机或传真机发送。
(3)密件应该有专用密封章或者贴上密封条。一是用单位专用密封章盖在送文包的封口处，或盖在用浆糊或胶水粘好的信封中间的封口处；二是将印有本单位印记的密封条用浆糊或胶水贴在送文包或信封的中间封口处。递送外埠的信件还应在信封的两头中间封口处加封，且不可用订书机订封。
