筹备和召开二级教职工代表大会(以下简称“二级教代会”)的工作是在学院党委领导下，由学院党、政、工共同组织，并得到学校教职工代表大会执行委员会(以下简称“教代会执委会”)和工会委员会的指导下进行的。为便于开展工作，成立由党、政、工参加的筹备小组，具体组织实施。二级教代会的筹备和召开，基本分三个阶段，即准备阶段、会议阶段、会后阶段。
第一阶段，准备工作的程序和内容
一、制定召开教代会方案
按《河北大学二级学院教职工代表大会实施办法》的要求，在学院党、政、工充分调查，认真研究，共同协商的基础上，制定召开本次教代会方案，并呈报学校党委分管领导、教代会执委会和工会。
方案的内容：
1.大会的指导思想和主要任务;
2.大会的主要议程;
3.教职工代表的组成、名额及产生办法;
4.大会主席团的组成及名额;
5.教代会专门工作小组的设置、成员人数及产生办法;
6.大会会期及召开的日期;
7.其它事项。
二、选举教职工代表
1.教职工代表的组成。二级教代会的代表是以出席学校教代会代表为基础，根据本学院教职工人数，增选一部分学院教代会的代表(注：学校教代会的代表，同时是学院教代会的代表;而增选的一部分代表只作为学院教代会的代表)。学院党、政、工主要负责人应是学院教代会代表。
2.教职工代表总人数(含学校教代会代表)按下列比例产生：
教职工在50—100人，按40—35%的比例选举代表;
教职工在101—200人，按35—25%的比例选举产生;
教职工在200人以上，按25—20%的比例选举产生;
教职工不足50人，一般召开全体教职工参加的教职工大会。
3.教职工代表的产生办法：
(1)教职工代表以系、教研室或科室为单位、由教职工直接选举产生。选举工作可由出席校教代会的教职工代表或工会小组组长主持进行。
(2)根据各系、教研室或科室的教职工人数分配代表名额(代表名额应含出席校教代会的代表)。
(3)各选举单位根据所分配代表名额，通过民主推荐，协商确定代表候选人名单，再经无记名投票方式(或举手方式)选举产生。也可由教职工直接提名选举产生。选举会议需要有2/3以上教职工出席，方为有效。被选举人得票数超过应参加选举人数的1/2以上，方能当选。
(4)各选举单位将选出的教职工代表填写《教职工代表登记表》报学院教代会筹备小组，并对代表进行资格审查。
三、确定本次代表大会的主要议题
1.教职工代表大会议题，就是教职工代表大会列入会议议程，提交教职工代表讨论审议的各种议案的总称。
2.确定大会议题应围绕以下几方面：
(1)学院的办学指导思想及教学、科研等中心工作;
(2)学院的各项改革;
(3)学院的思想政治工作;
(4)学院的各项管理制度及财务收支状况;
(5)教职工生活福利及普遍关心的其他重要问题。
每次大会确定的议题不宜过多，应突出一、两个问题。
四、征集提案工作
1.教职工代表大会的提案，是指教职工代表和群众对学院的教育教学管理和教职工生活福利等方面的问题，提请教职工代表大会讨论、处理的意见和建议。
2.提案的内容
属于学院行政职权范围和教职工代表大会职权范围内处理的下述内容，可以列为提案：
(1)有关本院贯彻执行党的方针、政策和国家法律、法令、规定等方面的意见和建议;
(2)有关学院教学、科研、管理方面的改革，教职工生活福利和思想政治教育方面的意见和建议;
(3)有关教职工群众关心的其他重大问题的意见和建议。
不属于学院行政职权范围和教职工代表大会职权范围内处理的问题，不按提案对待：
(1)纯属党务性质的问题和群众组织内部的问题;
(2)应按法律程序由当事人向司法机关起诉的问题;
(3)纯属个人的具体问题或对个别领导者的批评意见。
3.征集提案程序
由院分工会或提案小组负责征集提案，一般在大会召开前一个月左右印发提案表进行征集。
五、提出大会主席团成员建议名单
1.大会主席团的组成。主席团人数可根据学院教职工代表人数多少自行确定，一般按代表总人数的10%至20%确定。主席团应由学院各方面人员组成，其中包括学院党、政、工主要领导干部，教师(包括教学、科研人员)应占较大比例。主席团成员必须是本届教职工代表大会正式代表。
2.大会主席团的产生。由学院党、政、工共同协商，并在征求代表们意见的基础上，提出主席团组成方案和人选建议名单。主席团人选建议名单须提交大会预备会议选举通过(选举可采用举手表决的方式)。
3.大会主席团不是权力机构，是教职工代表大会开会期间的会议组织领导核心。主席团向教职工代表大会负责，不能代替教职工代表大会行使职权。
六、起草大会文件材料
1.开幕词;
2.领导讲话;
3.院长工作报告;
4.提请大会审议的各项议案文本;
——学院发展规划
——学院财务工作
——各项改革方案
——规章、条例、制度等方案和说明
5.教职工代表大会工作报告。
七、拟定大会日程、议程
1.安排大会日程。大会日程即大会自始至终每项活动的时间顺序安排，通常以表格形式列出。如：
日期时间活动
方式内容主持人参加人员地点
