(三)操作步骤
1.安装打印机
打印机的安装主要有两个步骤，一是进行硬件连接，二是进行软件安装。
(1)硬件连接
打印机有信号电缆线与电源线两条连接线。
信号电缆用于与计算机的连接。目前打印机的接口方式主要是Centronics并行口和USB接口两种，都可以很方便地与计算机连接。Centronics并行口的一端是36芯插头.应插在打印机的36芯插座上。另一端是25针插头，应插在计算机主机背板上的25孔插座上。连接之前要确认打印机和计算机的电源都已经关闭，否则容易造成设备的损坏。
接好信号电缆后，再把电源线连接到打印机上。
(2)软件安装
硬件连接好后，还必须在计算机上安装打印机驱动程序才能正常使用打印机。
2.设置打印机属性
安装打印机时，系统会按照默认状态进行设置，用户也可以改变打印机的属性。
3.在应用程序中执行“打印”命令
安装好打印机后，在各应用程序中就可执行“打印”命令打印文件。不同应用程序的“打印”选项有所不同，但都可以选择打印机、打印内容、打印份数以及进行页面设置等。
(四)注意事项
为了使打印机保持良好的工作状态，定期检查和清洁打印机是很重要的，虽然打印机不需要周期性维护，但为了打印机的使用寿命和保持在最佳工作状态，有几点是必须要注意的：
(1)打印机的安放要合适，周围空间充足。打印机要远离灰尘多、有液体的地方;灰尘和液体对打印机的寿命有很大影响。另外，打印机放置地应避免阳光直射，避免放置在有磁铁或能产生磁场的装置附近。
(2)经常保持打印机的清洁和环境清洁，不要在打印机上堆放重物，比如一摞书，这样会妨碍热的散发以及可能对打印的机械部分造成压力。
(3)较长时间不用打印机时，应把电源线拔下来。
(4)使用针式打印机时，为了防止对打印头的损害，没有纸或色带时，不要打开打印机;不要重复地使用同一根针打印;正在打印时，不要用手摸打印头。
(5)激光打印机的感光鼓在整个激光打印过程中起着重要作用，价钱也较高，因而要注意保养。感光鼓中的墨粉将用完时必须马上加粉或更换感光鼓，否则打印出来的文件将不清晰。
(五)相关链接
1.指定默认打印机
单击“开始”菜单中的“打印机和传真”命令，打开“打印机和传真”窗口。在该窗口中有多台打印机图标，右击要作为默认打印机的打印机，然后在出现的快捷菜单中单击“设为默认打印机”命令，一个复选标记出现在默认打印机文件夹的旁边。
2.打印任务管理
在使用打印机打印文件时，打印机有一个显示其打印状态的窗口。在这一窗口列出了等待打印的任务，其中有一个正处于打印状态。通过打印状态窗口可以对打印任务进行管理，如观察打印队列情况、暂停打印任务以及删除打印任务等。单击“开始”菜单中的“打印机和传真”命令，打开“打印机和传真”窗口。在该窗口中双击“打印机”图标，则显示打印状态的窗口。
3.删除打印机
打开“打印机和传真”窗口，选择要删除的打印机图标，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择删除，则删除该打印机。
4.故障排除：不打印
在软件中选择“打印”命令，有时打印机不响应，产生此问题的原因有多种：
(1)电源线未接到打印机上或没有电源。应检查电源线连接和电源。
(2)打印机和计算机之间的数据线连接不正确，断开并重新连接打印机和计算机之间的数据线。
(3)打印机可能处于手动送纸方式，按一下前面板按钮即可。
(4)打印机可能被暂停。从状态窗口或打印管理器恢复打印。将“打印机”菜单下的“暂停打印”选项前的对勾取消。
(5)打印机软件未配置正确的打印机端口。检查软件中的打印机选择菜单，确保它在访问正确的打印机端口。若计算机有多个并行端口，要确保并行电缆连在正确的端口上。
三、传真机的使用
传真机是现代图像通信的重要组成部分，它是目前采用公用电话网传送并记录图文真迹的唯一方法，因而获得了广泛的应用。伴随着微电脑技术和半导体集成电路的飞跃发展，传真通信日趋系统化、网络化和智能化。
(一)相关知识
传真机是结合光学影印技术与电话传输技术将一份文件传送到另一端的一种设备。它先是对送入的文件通过图像传感器逐行地扫描，利用光电转换原理，将黑白字迹变成数字脉冲，并将其调制后转换为音频信号，通过标准电话线路的传送，进入接收方的传真机。接收方的传真机再利用还原解调装置将信号恢复成数字脉冲，该数字编码信号被解码后就可以重新得到图像元素原始的形式，由记录部件记录在专用的记录纸上。当接收机收到全部数据并完成记录工作后，即可获得与发送机原稿相同的传真副本。
目前，用于传真机通信的设备主要是三类传真机，它采用了先进的平面扫描和光电转换技术以及数据传输技术。三类传真机的通信任务主要由传真发送机、传真接受机与电话线路(模拟信道)等3个部分共同完成。在传真通信过程中，要求每台机器既能发送图文信息，也能接收图文信息。对一台机器而言，不能同时发送和接收图文信息。所以，当两台传真机进行通信时，若其中一台传真机进行发送操作，则对方的传真机便进行接收操作。
(二)示例分析
秘书初萌需要把公司的一份机密文件传给销售部。于是她先打电话让销售部的主管等在传真机旁，然后再拨了传真号码，待对方拿起话筒，确定是销售部主管时，她才把传真发了出去。
点评：初萌的做法是完全正确的。秘书发传真时亦应有保密意识。重要的秘密文件一定要对方守在传真机旁。
