第三章文书拟写与处理
本章重点
本章阐述有关文书拟写的内容.主要是公务文书、事务文书的拟写。公务文书包括事项性通知、商洽函;事务文书包括传真稿、备忘录、启事、请柬、邀请信、贺信、感谢信。另外还介绍了收发文和文档管理的相关知识。
第一节 文书拟写
本节重点
了解事项性通知、商洽函、传真、启事、请柬、邀请信、贺信、感谢信等的知识，掌握它们的写法。学习者的学习步骤是:首先了解相关知识;其次分析案例;最后掌握拟写要点。通过学习达到能够拟写各类文书的目的。
一、事项性通知
(一)相关知识
1.事项性通知的概念
事项性通知是指传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行事项的通知。事项性通知是通知的一种，它鲜明地表现了通知的传达性与告晓性的性质。
事项性通知的应用范围很广，凡向下级告知事项、布置工作、安排活动、设置机构、召开会议等，均可使用事项性通知。
2.事项性通知的类型
事项性通知分为事务通知与会议通知两种。
(1)事务通知
事务通知是向下级机关和有关单位传达要求周知或者执行事项的通知。所谓要求“周知”，就是要求通知对象知道具体事项，并不需要其执行;而要求“执行事项”，则往往需要交代具体任务、做法，使其具体办理、执行。
(2)会议通知
会议通知是向下级机关和有关单位传达召开会议的通知，可分为复杂会议通知与单一会议通知。
(二)示例分析
例文：
金石公司关于编制2 0 0 5年度财务决算报表的通知各核算单位：
根据市财政局关于上报2005年度财务决算报表的通知(X财发[2005]1 42号)精神，公司要求各核算单位认真编制2005年度决算报表，现将有关事项通知如下：
一、各核算单位编制报表时间：2006年1月5日至2006年1月31日。
二、各核算单位上报本部门决算报表时问：2006年2月1日。
三、各核算单位上报部门：公司资金管理中心。
四、编制办法及报表格式：见附件。
希望各核算单位本着实事求是、精细准确的原则，认真做好编制2005年度决算报表的工作。
附件：1.2005年度决算报表编制办法
2.2005年度决算报表格式
金石公司
二00五年十二月二十七日
点评：本通知用于交代“编制2005年度决算报表”的“任务”。请注意主送机关(即受文对象)的书写格式是顶格书写，那种空两格书写的做法是错误的;注意第一段末尾运用了“现将有关事项通知如下”的承启语;注意正文部分运用了条款式结构;注意附件的位置与写法。
(三)拟写要点
事务通知与会议通知的内容不同，但结构相同。事项性通知的结构是：
标题+主送机关+正文(+附件)+落款+成文日期
1.标题
事项性通知的标题有两种形式：
(1)发文机关+事由+文种
这种三元素标题，往往用于内容较重要的通知。如《金石公司关于编制2005年度财务决算报表的通知》。
(2)事由+文种
这种两元素标题，常常用于一般性通知和内容单一的通知。
如《关于召开业务检查工作会议的通知》，它所通知的事项内容单一，在实际操作中，常常被省略发文机关。
有的单位发文采用“通知”作标题，应该说明的是，这种单元素标题形式只适用于内部张贴传递，正式发文的通知不应采用这种不确切的标题。
2.主送机关
事项性通知的发送指向很明确，不能像公告或通告那样免写主送机关。主送机关单一时，可直接书写;主送机关较多时，应采用抽象概括的文字，标明主送机关的规范化简称或同类型
机关的统称，并将主送机关依次排序，如例文3的“各分公司、中心、部”。
3.正文
事项性通知正文的结构是：发文缘由+通知事项+执行要求(希望)。
(1)发文缘由
(2)通知事项
(3)执行要求(希望)
4.附件
如有附件的话，附件名称位于正文下空1行书写。请注意例文l附件的写法，附件名称后不可加标点，附件原文应位于落款之下(如果没有附注、版记的话)。
内容复杂的会议通知常备有附件，比如交通路线图与回执等。回执是与会人员填写并返回会议主办方的表格，表格中应有姓名、性别、年龄、职称、民族、能否赴会等内容。有的秘书不大重视附件。其实，附件不仅可以表现出写作者的辞章修养水平，还能检验出该人的逻辑思维能力与管理经验。比如，回执中的性别、年龄、职称、民族等项目可以成为会议主办方安排与会者食宿的依据，而正确的交通路线图则可以使与会者省却寻找会址之苦。
5.落款
落款即发文机关，位于正文右下方、成文日期上方。具体写法参见《秘书国家职业资格培训教程基础知识》第一章第二节。
6.成文日期
写于落款下，汉字书写。
(四)注意事项
在当前公文的使用过程中，滥用通知的现象较严重。事项性通知是传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行事项时发布的通知，学习者应该把握通知是“下行文”这一基本属性。
常见的错误是：超越职权范围，向不相隶属机关或个人行文。如某出版社向“有关高等学校”寄发通知，要求受文单位参加编写教材工作。这里的问题是，出版社与有关高等学校各自具有自己的上下级系统，它们之间构不成“上下级”关系。出版社的行为属于越权行文。正确的做法是，出版社与学校均采用“函”的形式行文，函所体现的关系是平等的。
如果下发通知时，涉及到不相隶属机关及个人，又需要不相隶属机关及个人知晓的，可采用“抄送”形式。
(五)相关链接
关于公文标题的写法
(1)《国家行政机关公文处理办法))第三章指出：
(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
(2)《国家行政机关公文格式条文释义))指出：
红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。本标准规定公文标题在红色反线之下空2行标识，居中排布。应该说，在目前普遍使用电子设备打印公文的情况下，居中排列不难做到，按“居中”键即可。但要做到排列对称美观并且在回行时不把完整的词拆开，则需要动些脑筋。在特殊情况下可以在不违背标准规定原则的前提下适当变通。例如，标准规定公文首页必须显示正文，这就是原则，任何情况下不能违反。在不违反这个原则的情况下，必要时可作适当变通，如前所述发文机关多、签发人或会签人多，标题长以及主送机关多，都可以采取变通的方法。但在变通中还要遵守基本规定，如发文机关多但主办机关排列在前是基本规定，签发人或会签人多，但最后一个签发人或会签人要与发文字号同处最后一行是基本规定;标题再长但排列美观、回行不断开词意是基本规定。
这样，在执行本标准时便不会出现机械执行而不顾公文实际的做法，因为格式毕竟是为公文的内容服务的，是为公文的办理服务的。
二、商洽函
(一)相关知识
按照行文方向，函可分为去函和复函;按照文面规格，函可分为公函和便函;按照内容和功用，函可分为商洽函，询问函、答复函，请批函、批答函。本节只讲授商洽函。
1.商洽函的概念
商洽函是不相隶属机关之问商洽、沟通、协调某一问题的函。
不相隶属机关是指在行政组织系统中没有上下级关系的机关，因此，函是平行文。商洽函常常要求对方协助办事;或洽谈公务;或就某问题进行沟通联络;或向对方提出处理某事的意见等。
2.商洽函的类型
按照文面规格看，商洽函也可分为公函和便函。这就是说，学习者应掌握商洽函的公函、便函格式。
公函，是机关间就某些重要事情进行交流的正式公文，它必须采用公文信函式格式(见《秘书国家职业资格培训教程基础知识》第一章第二节)。这种函内容重要，行文要求规范。便函，是机关内部用来处理一般事务或解决某些具体问题的函，这种函形式简便，不采用红头文件格式，没有发文机关标识、发文字号，不必存档，甚至可以手书传递。便函除公文格式外，就文章结构而言，与公函并无严格区别，如果说有区别的话，也只是行文语气略微随便而已。
(二)示例分析
例文1：
广东省商业储运公司关于日野F c l 6 SA大卡车
存在严重质量问题要求赔偿损失的函
广东省汽车贸易中心：
我公司于本年6月6日向贵公司原业务一科购买附有商检合格证的日野FCl 6SA六吨卡车l 5辆，发票两张，号码为0671 01 2，0671 022，于本年6月23日交货，9月中旬正式投入营运使用。
该批车使用后，陆续发现前、后内侧胎不规则锯齿形磨损，以内侧内边缘为甚。经有关技术专家及广州市公安局第七检测站检验，认定此批车存在着严重质量问题，与原供货资料标准不符。我公司已于1 1月初暂停止使用。为此，特与贵单位协商：
一、于本月30日前，派员前来检验质量鉴定等问题;
二、重新按质论价，赔偿经济损失，或退货。
希贵公司讲求信用，按国家有关法律、规定，与我公司共同协商解决上述商品的质量问题。
附件l.购车发票两张(复印件)
2.广州市公安局检测站检验书
广东省商业储运公司
X X X X年十一月十二日
点评：这是不相隶属机构之间发送的商洽函。该文开头首先交代了去函缘由，即：购车——所购车出了问题一质检证明属于车本身质量问题;之后，提出商洽事项，即文中“一、二”
部分，这里，发文机关并非采用将矛盾推给对方的办法，而是主动提出解决问题的两点措施，以表明自己的立场;最后提出希望。
请注意发文机关尽管占理，但仍在正文中运用了“贵单位”、“协商”的字样，以利于心平气和地解决问题。
例文2：
关于开办收银员培训班的商洽函
东方经济学院：
我超市因扩大经营规模，急需培训收银员。欣悉贵院设有财经系，培训收银员素有经验，故请贵院特设培训班，以代培30名收银员。代培费用由我超市按贵院规定拨付。
请研究函复。
家家乐超市教育培训部
二o0六年一月十四日
点评：这是家家乐超市教育培训部写给东方经济学院的商洽函。标题采用了两元素，事由很明确，使东方经济学院在见到标题的同时，就知晓了文件是什么事、什么文种，要求东方经济学院干什么。正文部分内容完整，特别是行文中谈到的“代培费用”问题很重要。如果忽略了这一点，就有可能得不到对方的复函。
(三)拟写要点
商洽函的结构是：标题+主送机关+正文+落款+成文日期。
下面具体介绍标题与正文的写法，主送机关、落款与成文日期的写法同于通知。
1.标题
商洽函标题的组成有两种形式：
(1)发文机关+事由+文种。如《广东省商业储运公司关于日野FCl0SA大卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的函》。
(2)事由+文种。如《关于开办收银员培训班的商洽函》。
2.正文
正文的构成是：发文缘由+函事项+尾语。
(1)发文缘由
发文缘由一般说明发函的意义、根据或背景等，如例文2的开头是：“我超市因扩大经营规模，急需培训收银员”，这就说明了发送商洽函的背景，否则很容易让人生疑：一个超市培训30名收银员干什么呢?必要的说明，往往有利于对方愉快的配合。
(2)事项
商洽函应说明所商洽的具体事项，或要求对方协办的事项，或通报的信息，或要求解决的问题等。书写事项时，如事情单一，就不必另行列段，如例文2事项与发文缘由连写，采用了
一段式结梅;如事项复杂或要求较多，就需提行、自成一段或几段、分条列项书写。
(3)尾语
尾语的写法有两种：
①采用礼节性用语。不同类型的函往往采用不同的礼节性用语。商洽函的尾语常用：“恳请协助”，“不知贵方意见如何，请函告”，“望协助办理，并请尽快见复”，“望大力协助，盼复”等。如例文2的尾语是“请研究函复”。
②提出希望或要求。例文l的尾语直接提出了希望。
(四)注意事项
函是平行文，写作商洽函要注意以下两点：
l.用语平和，措词得体
既然与对方商洽事宜，就要讲究用语。写作者既不必谦卑恭顺，又不能盛气凌人。用语平和，可使人感其平等;措词得体，可使人感其诚恳。
2.直陈事项，言简意赅
函最忌拉杂繁冗、客套铺排。最好的办法就是开门见山，有什么事说什么事，以便突出主旨，利于对方处理答复。
(五)相关链接
关于行文规则的要求
《国家行政机关公文处理办法》第四章指出：
第十五条政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。
三、传真
(一)相关知识
1.传真的概念
传真是各级机关、企事业单位与社会团体通过有线电、无线电或国际互联网络传送的一种文书。
2.传真的特点
(1)真实，即传送的是文书原件的真迹。
(2)便捷，即操作简单，传递迅速。
(3)可靠，即所传递的是图像信息，不会出现文字的改动和错漏。
(二)示例分析
(三)拟写要点
传真的首页非常重要。如例文，标题是“公司名称+文种”。正文的首页写明收件人姓名、单位、抄送人姓名、传真号及发件人的姓名、发件日期、总页数、传真号、电话、主题及回复要求等选项。传真的语言要简洁，格式规范。通常公司的传真信纸是统一印刷的，在传真信纸的上方印有公司名称、地址及公司的标志图案。
(四)注意事项
操作程序应规范，内容书写简洁、清晰。
