第四节 办公用品与设备的使用和管理
本节重点
本节主要介绍了办公用品的发放程序以及打印机、传真机、复印机、碎纸机的使用与维护方法.通过对本节的学习，学生应能掌握办公用品的发放以及常用办公设备的使用与管理方法。
一、发放办公用品
发放办公用品是秘书经常做的一件事务性工作，秘书在发放物品时要做到既能保证供应又要防止浪费。办公设备和耗材出货时，秘书应实时地办好出赁手续，对发放什么物品，发放给谁了，哪些物品还存储在库里等做好记录。
(一)相关知识
1.常用办公用品介绍
办公室中的常用办公用品主要有5类：
(1)纸薄类。纸簿类用品主要有：A4、B5等各种类型的办公用复印纸;带单位抬头的信纸;普通白纸;复写纸;便条纸;留言条;标签纸;牛皮纸;专用复写纸;大、中、小及开窗信封;笔记本;速记本;专用本册(如现金收据本)等。
(2)笔尺类。笔尺类用品主要有：铅笔、圆珠笔、钢笔、彩色笔、白板笔、橡皮、尺子、修正液等。
(3)装订类。装订类用品主要有大头针、曲别针、剪刀、打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋、胶带、起钉器等。
(4)归档用品。主要有各种文件夹、档案袋、收件日期戳等。
(5)办公设备专用易耗品。主要包括打印机色带、墨盒等;复印机用墨盒等;计算机用磁盘、磁盘盒等。
这些办公用品，有些是要保证充分供应的，如铅笔、圆珠笔、复印纸等;有些有保质期的产品则不应大量购买，如打印机墨盒等。秘书人员应该明确办公用品的易耗品的范围、分类和管理方法。
2.办公用品领用申请表
办公用品领用申请表应包括领用部门、申请领用物品的名
称与数量、领用人签名、主管签名、发放人签名、日期以及备注等内容。这样能使领用人与发放人都心中有数，也可以作为发放物品的原始参照数字。
(二)示例分析
销售部的小李来到秘书初萌的办公室，要求领几本复印纸。初萌给了他一张物品领用申请表，要求他填好后再来领。“不就点儿纸吗!”小李没能领到复印纸，嘟囔着离开了。下午，小李又过来，将物品领用申请表交给了初萌，初萌仔细审核了销售部主管的签字，让小李在“领用人”处签了字，自己在“发放人”处签了字，才把复印纸交给小李。然后将物品领用申请表归档了。
点评：初萌的做法是完全正确的，发放办公用品必须要遵循一定的程序，既保证物品供应又要防止浪费。
(三)工作程序
秘书发放办公用品的工作程序主要包括3部分：
1.审核物品领用申请表
无论何人领取办公用品，都必须填写物品领用申请表，务必要填清楚领用物品的名称与数量。申请表必须要有部栩领导的签字才能生效，秘书必须对此进行把关。另外，领用人与发放人都应签字以备查。
2.发放物品
依据物品领用申请表中注明的名称与数量发放办公用品，发放的物品名称与数量必须与申请表中一致，不得任意增加或减少。
3.更新库存记录，备案清单
物品发放后，秘书必须及时更新库存记录，记下新的余数，以便能够及时掌握物品的供应状况。另外，分发了什么办公用品，发给了谁，秘书都要留一张清单。备案清单包括领用物品的时间、物品名称、数量、领用人姓名等内容，在发放时应要求领用人签字。这样，即使在一两个月甚至更长时间之后，也能清楚地知道谁领走了什么东西，什么时候可能会用完。
(四)注意事项
在发放办公用品时，以下事项是必须要注意的：
(1)由专人发放。办公用品不能让员工随意取用，如果秘书不亲自发放，也应由指定的人员负责发放。
(2)发放时间应遵循单位的有关制度规定。
(3)发放物品时，必须依据需要物品的部门事先填写的物品需求单，而且这份需求单要有该部门的领导签字才能生效。
(4)紧急需要物品时必须有相应的程序处理。
(5)制作备案清单，清点核实发放办公用品。
(6)物品的发放要对重要部门实行倾斜政策，要优先改善这些部门的工作环境和工作条件，让他们把精力集中在完成好工作任务上。对办公用品消耗大的部门也要给予支持。
(五)相关链接
办公用品的节约使用
在满足工作要求的前提下，要对工作人员进行节约的教育，监视办公用品的使用情况，定期检查，控制办公用品的发放数量，严格办公用品的管理，防止办公用品流失或用于非办公项目。下面是一些节约使用办公用品的措施：
(1)复印机。申请复印时应填写有细节要求的申请表，并由主管人员签字批准。也可以给各部门发复印卡以限制使用。较昂贵的复印如彩色复印，一般不能自由使用，应规定使用的程序，由各个部门独立核算成本。
(2)传真机。指定专人使用传真机，做登记并保留所有发送记录，其中包括日期、发送信息人的姓名和信息接收者的细节。
(3)电脑、打印机、因特网。这类昂贵的资源要限制使用，彩色打印要集中管理并由各部门独立核算成本，对因特网的访问要有监督。
(4)电话。尽量减少打私人电话，控制国内和国际长途的使用，移动电话要按单位有关规定使用，定期检查并核对电话账单以控制开销。
二、打印机的使用
打印机是计算机常用的输出设备。打印机通过接口与打印机控制器相连，计算机中的CPU通过打印机控制器控制打印机的工作。
(一)相关知识
1.针式打印机
针式打印机已有很长的历史，针式打印机通过打印头中的钢针打击色带，在打印纸-上以点阵形式构成字符。针式打印机的优点是耐用，耗材(包括打印色带和打印纸)便宜，可以打印多种类型的纸张，如穿孔纸、多层纸、蜡纸等。它的缺点是打印速度慢、精度不高并且噪音大。一般适合于打印报表、程序清单等。
2.喷墨打印机
喷墨打印机是在针式打印机之后发展起来的，采用非击打的工作方式，将墨水直接喷到纸上实现印刷。它的优点是价格低，打印效果优于针式打印机，噪音小。喷墨打印机有宽行和窄行之分，还可以打印彩色图像。缺点是打印速度较慢，耗材较贵。喷墨打印机适合打印单页纸，其打印质量很大程度上取决于纸张的质量。由于其可输出彩色图案，常用于广告和美术设计。
3.激光打印机
激光打印机是激光技术与电子照相技术相结合的产物，主要是利用电子成像技术进行打印。当调制激光束在硒鼓上沿轴向进行扫描时，根据点阵组字的原理，使鼓面感光，构成负电荷阴影，当鼓面经过带正电的墨粉时，感光部分就吸附上墨粉，然后将墨粉转印到纸上，纸上的墨粉经加热熔化形成永久性的字符和图形。激光打印机的优点是噪声低、分辨率高、打印速度陕，在各种打印机中打印效果是最好的。激光打印机也有宽行、窄行、彩色、黑白之分。其缺点是价格高。激光打印机分页输出，所以常用于文档的打印，也可以产生高质量的图像及复杂的图形输出。目前广泛应用于办公系统和桌上印刷系统。
(二)示例分析
秘书初萌的电脑由于不小心感染了病毒被迫重装了系统。经理指示她马上打印一份劳动合同出来。初萌连接好打印机后开机，进行打印操作，但系统提示未安装打印机，初萌仔细检查了数据线与电源线，都连接好了，但就是打印不出来，难道是打印机坏了?初萌急出了一身汗。后经同事指点，初萌才弄明白，原来没有安装打印机的驱动程序。
点评：要想正确使用打印机必须先进行安装，安装打印机时既要进行硬件连接，也要进行软件安装。这两个步骤缺一不可。
