第三节 办公室日常事务管理
本节重点
通过对本节中有关知识和技能的学习，使五级秘书掌握预订会议室、预订用车的工作技巧，理解掌握处理邮件的基本方法和步骤，从而为上司做好一般性服务工作。
一、登记使用会议室和进行用车预订
(一)相关知识
1.内部会议室登记的要求
(1)要责任到人，负责预订工作的秘书要认真核对有关信息。
(2)要打出提前量，在时间上留有余地。
(3)如使用时间上出现矛盾要善于协调。
2.用车登记的要求
用车预订工作同会议室预订工作要求一样，一是要注意在时间上留有余地，确保用车人能及时用到所需车辆;二是要善于协调用车矛盾。
(二)示例分析
初萌是天地公司新来的秘书，上班刚刚一个月，许多工作在同事的指导下才摸点儿门儿。某天一大早，总经理秘书施林打来电话，询问下午2：00的部门经理会议会址问题是否有变化，初萌忙告知已订好了在5楼会议室召开，不会有问题的。初萌放下电话后，为防万一，又与前台联系确认会议室使用情况，当得知会议室使用确无变化后，她才放了心。
下午1：30，电话再次响起，初萌迅速拿起电话，电话是行政部经理方平打来的：“初秘书，今天下午部门经理会议的地点有变动吗?”初萌疑惑地说：“没有啊?!”方平经理问：“没有?我怎么听说公共部下午1：O0要在5楼会议室开会。”初萌一听于是解释说：“噢，这事我知道，他们说一会儿就完。”方平经理说：“是这样啊，不会影响我们的会吧?”初萌肯定地说：“不会的，您放心吧!”
下午1：50。公共部的人员纷纷走出会议室，初萌抱着一摞文件推门走进5楼会议室，会议室里桌椅凌乱，桌上有许多堆满烟头的烟灰缸和一次性口杯。眼看参加部门经理会的经理们就要来了，初萌有点着急了，她手忙脚乱地收拾，把口杯、烟灰缸往门外清理。又发现没有足够的一次性口杯，空调的按钮也坏了。这时施林走进会议室。一顿批评看来是不可少了。
点评：会议室预订工作属于简单的事务性工作，其重要性容易让人忽视，如果处理不好会对企业的时效带来影响。因此，秘书人员一定要认识到“平凡工作有伟大”，要认真做好每一项看似微小的日常事务性工作。本案例中的初萌的错误主要体现在两点：一是内部会议的时问安排不妥，两个会议之问问隔太短，使得无法为下一个会议做好相关的准备，发现问题也不能解决;二是没有提前到会议地点进行准备，并及时做好会议室的清洁整理工作。
(三)工作程序
1.预订会议室
2.预订用车
二、正确处理邮件
(一)相关知识
1.传阅邮件的要求
秘书要及时分送需传阅的邮件，要明确传阅的范围，只传阅给需要阅读的人看，还要做好登记工作。
2.寄发邮件的要求
秘书寄发邮件前，要仔细检查寄发的邮件是否完整，要了解邮政部门的相关规定，还要确认所发邮件的准确性。
3.企业保密工作的内容和范围
企业的保密工作就是要保守企业的秘密。防止由于失密、泄密和窃密现象的发生而给企业带来损失和消极影响，这是企业每个员工的义务和责任。凡是丢失涉及保密内容的物品，无论是否找到，均视为失密;凡是把秘密事项透漏给不应知密的人员，称为泄密;凡是采取非法手段窃取、搜集、刺探、收买、出卖企业秘密的叫窃密。
企业保密物品的秘密等级，应按照《中华人民共和国保密法》的原则，根据其一旦泄密将给企业造成损失的程度自主确定。
任何秘密物品的保密都是有期限的。对已经超过保密期限的，要及时进行解密，使其成为公共信息。
企业保密工作的具体内容应包括：
(1)上级下发和本单位形成的具有机密内容的文件、电报、资料、图纸、图片、内部刊物、录音带、录像带等。
(2)董事会会议、党委会议和经理办公会议记录，具有机密内容的各种会议文件。
(3)组织人事部门对人员的考核材料。
(4)专利技术、工艺和配方、技术诀窍、发明创造和科研成果。
(5)机构设立、变更、产权流动、资产重组的相关资料。
(6)人事档案、科技档案和涉及机密的文书档案。
(7)各种公章、印信、证件等。
(8)重要的客户资料、产品研发和市场开发计划以及重要的财务数据等。
4.保密工作的制度内容
企业秘密是企业的生命，直接关系到企业的经济效益，关系到企业的盛衰兴亡。随着市场竞争的不断加剧，企业之间的信息战、情报战也在不断升级。有的企业由于不注意保密工作，被竞争对手挖走关键人才和核心机密，而导致在竞争中失利乃至破产。这样的事例比比皆是。我国的著名传统产品景泰蓝和宣纸的制造工艺被外国人窃走，就给国家带来了巨大的经济损失。因此，加强保密工作，防止失密、泄密和被窃密事件的发生，是办公室和秘书人员的一项时刻不可粗心大意的重要工作。
《中华人民共和国保密法》把国家秘密分为绝密、机密、秘密3个等级。
“绝密”是最重要的国家机密，一旦泄露出去会使国家安全和利益受到特别严重的损害;“机密”是重要的国家机密，一旦泄露出去会使国家安全和利益遭受到严重的损害;“秘密”是指一般的国家机密，一旦泄露出去会使国家安全和利益遭受到损害。
5.保密工作的方针和原则
《中华人民共和国保密法》规定：“保守国家秘密的工作，实行积极防范，突出重点，既确保国家秘密又便利各项工作的方针。”根据这一指导思想，商务秘书的保密工作要坚持以下原则：
(1)积极防范
要把保密工作的落脚点放在预防上，全方位、全过程地做好预防工作，做到以防为主，防患于未然。要把保密工作列入员工的培训计划之中，加强对全员的保密教育，克服无密可保的麻痹思想，增强保密意识，树立“保守秘密就是维护企业的权益”、“保守秘密，人人有责”的思想。建立健全保密工作的规章制度，落实保密工作责任制和失泄密责任追究制。
(2)突出重点
要根据企业的实际情况，确定保密工作的重点环节、重点部位和重点人员，加强经常性的教育和监督检查。一般说来，企业的秘书人员、技术人员、财务人员和销售人员都是保密工作的重点。
(3)有保有放
企业要正确划定保密工作的范围，确定秘密与非密、核心秘密与一般秘密的界限。划密范围过大，不利于信息的交流;划密范围过小，又容易造成泄密。因此，要做到宽严有度，保放结合，该保的秘密一定要保好，不该保密的信息一定要公开。在过去计划经济条件下，保密是常例，开放是特例;而在现代市场经济条件下，开放是常例，而保密是特例。
(4)内外有别
内外有别是指保密工作应因人而异，做到国内与国外有别，在涉外活动中，友好归友好，保密归保密;上级与下级有别，即严格按照保密规定，逐级发布秘密信息。
(二)、示例分析
天地公司管文书收发的初萌，一贯严格执行交接手续。一天，经过清点、对号、查看封口，发现无问题后，她签收了一批外来公文。但是，在启封、登记过程中，她发现有一份属某某单位的机密文件，混装在普通文件中。这是她多年工作中遇到的第一次，她不知该如何处理。退回去怕节外生枝，说自己看了机密文件，惹出麻烦来;不退也不妥。后来她将此事报告了办公室主任，通过正常方式将文件退给了发文单位。
点评：机密文件不能按普发文件的发文渠道发送，更不能混装在普通文件中。上述出现的情况，更是不允许的。一些办文人员，不熟悉文书处理有关规定，或以为这项工作属简单劳动，往往在一些具体环节上出差错，结果酿成事故，甚至产生严重后果。如果初萌将机密文件的内容看后透露出去，或将机密文件不归还，就会酿成更严重的后果。秘书人员应按规定办事，严谨工作，严格把关。
(三)工作程序
秘书每天可能收到一大堆邮件、报纸、杂志、印刷品、包裹等，也可能每天要寄出一大堆信函或包裹。这些事看来容易，但要做得干净利落，不出差错，除细心与熟练外，还需掌握一定程序和方法。
1.签收邮件
办公室来信的基本程序是：初步分拣、及时拆封、如实登记、分发和传阅、负责复信。
(1)初步分拣
①把私入邮件和商业邮件分开。
②后把办公室内部和外部邮件分开。
③把有限考虑的材料放在一起，包括邮局投递、专人投递和电子信息。
④如果你所在的公司还有其他种类的邮件(如订单或者收据等)，你应该使用一些分类工具，如分类架和分类盘等。
(2)及时拆封
邮件的拆封在许多人看来是非常简单的事情，可是，如果你在拆封时没有注意到邮件的安全和没有注意邮件拆封的权限，可能会引起不必要的麻烦，因此，哪些可以开封，应事先和上司达成协议。除此之外，以下几点应注意：
①不能拆开有“亲启”、“保密”等记号魄邮件，除非上司授予你这样的权力。
②如果无意中拆开了不应该拆的邮件，应该立即在邮件上注明“误拆”字样，并封好。
③如果所接收的邮件是报刊、小册子等印刷材料，拆封时要注意整洁，把邮件上的所有包装纸除去，并要把来件理齐摊平。
④拆邮件时，要在邮件底部轻轻敲击几下，使邮件内的物件落到下部。
⑤要使用开封刀或者用自动拆封机，切勿用手撕，并仔细检查里面的物件是否全部取出。
⑥邮件上注明的附件，必须核对清楚。如果缺少附件，你应该在邮件上注明，最好将附件用环形针或订书钉固定在邮件上。
(3)如实登记
最好为邮件建立一个登记簿，建立登记簿进行登记的目的有两个：收发邮件有误的可以作为核对依据;可以作为回复邮件的提示条。
(4)分送
上司亲收件应立即呈送;应归不同部门办理的文件、信函要及时送交各相关部门，需由多人阅办的文件可按常规程序传阅或分送复印件;同事的私人信件可放人指定信袋或顺便送交;报刊杂志则分别上夹或上架。
(5)阅办
秘书阅看文件、信函应仔细、认真。重点部分可用红笔画出，以提醒上司注意。如注意参阅某日来信、某某文件等;内容复杂的长信应做摘要，甚至提出拟办意见置于信前。
每份信笺、信封及附件等应平整装订在一起，然后分送上司或有关部门处理，以便于办理完毕后保管备查。
2.分发传阅邮件
(1)邮件的分发
邮件经过分拣后，基本上可以分成两大类：需要呈交上司的邮件;需要交给他人的邮件。
1)把邮件呈送给上司时应注意的事项：
①秘书应尽量赶在上司进办公室之前把收到的邮件和电子信件准备好。
②如果以前保存在档案中的邮件与手头上的邮件有很大关系，要把两者放在一起。
③要询问你的上司是否要你把收到的亲笔信打印几份。
④根据重要程度整理上司的邮件，最重要的放在最上面。
由于广告商也经常使用快速传递手段，因此必须把广告商的这些材料与特别紧急的信件分开。
⑤征询上司的意见是否使用不同颜色的文件夹存放不同种类的邮件。
⑥征询上司的意见是否需要你对邮件进行评述。
2)交给他人的邮件。秘书人员应该把办公室因没有得到通知或没有别人帮忙而无法处理的邮件以及应该转交给其他人的邮件分开放好。你可以用标准型自动粘贴、可移动的提示条写上你希望某人采取什么样的行动，如：
①为你提供信息。
②征求你的意见。
③请交回。
④请存档。
⑤要你采取措施。
⑥请提意见。
⑦请你和我一起审核。
检查你要采取的行动，把提示条贴在收到的邮件上，把邮件交给应该转交的人。
(2)邮件的传阅
如果邮件要给几个人看，使用标准传阅顺序提示条或者按下表方法设计一个传阅顺序提示条。
3.寄发邮件
寄发邮件的程序：邮件的签字、查对地址、查对邮件标记、查对附件、邮件的折叠和装封、汇总邮件、选择寄发方式。
(1)邮件的签字
请上司在邮件上签字时应该注意以下几点：
①在邮件发出之前请上司签字时，要把你或者其他人撰写的所有邮件和需要上司签字的邮件区分开来，以提高工作效率。
②送邮件给上司签字时，要根据上司的喜好决定是否将邮件和附件一起给他，这样可省去不必要的麻烦。
③在原邮件写好而没有修改和签字之前一般不要复印，这样就不会在修改原信件的同时还要修改复印件。
(2)查对地址
收信人姓名、地址必须与邮件所寄的收信人姓名、地址一致，以减少发生误差的几率，加快邮递过程。
(3)查对邮件标记
有两类邮件标记需要打印在邮件上：邮件性质标记，如“私人”或“保密”;邮寄方式标记，如“挂号信”或“特件”。
(4)查对附件
作为秘书，一定要注意查对邮件后面所注明的全部附件是否齐全，这是非常重要的;可以用醒目的标记标在邮件的附件说明上，提醒阅信者参阅附件;一定要注意把所有的附件和原、件附在一起，因为对收件人来说，没有收到附件和收到错误的附件的信都是无益的。查对附件时应注意以下几点：
①如果附件比邮件小得多，可以把它订在邮件的左上角;如果附件不能订，则可以用胶带粘在一张卡片上，或者放在一个有标记的小信封里，然后把卡片或小信封和信订在一起;如果有两个以上的附件，则把最小的放在最上面。
②如果附件比邮件大，比如说小册子、说明书等其他印刷材料或其他物品，则不能使用一般的商业信封，而应使用较大的信封。
(5)汇总邮件
在传统邮件的邮寄或电子信息发送前的一道工序是汇总工作，检查每封信是否备齐以下内容：
①通过传统方式或电传邮寄的邮件是否已签字。
②是否所有附件都已放进邮局或者经专人投递的邮件中。
③邮局或专人投递的邮件中信封上的地址或邮寄标签是否与收件人的地址一致。
④上司进一步修改后是否需要你加进原件或复印件。
(6)邮件的折叠和装封
纸笺及附件折叠时应小于信封周边各lcm左右，不可撑满，以免对方拆封时损坏。
(7)发送方式的选择要考虑一些因素
如果时间充裕，一般通过所在地的邮政服务机构邮寄;如果时间紧迫，而你所在的公司的内部又有其他的通信方式，你可以根据需要选择一种既能满足时间要求又能节省开支的发送方式。
