四级秘书文书拟写案例分析复习指导。
案例六
天地公司办公室主任交给钟苗一份文件，让她尽快缮印发出。钟苗立即拿着文件到打字室缮印。缮印人员问钟苗印多少份，钟苗说：“我忘了问主任了，就印50份吧。”文件印好后，钟苗拿着印好的文件去盖章，印章管理人员看着钟苗手中厚厚的文件说：“我只能按照批准的份数盖印，多余的文件不能盖章。”结果，多余的文件都没有用了。
点评：文件的缮印应该以定稿为依据，以签发批准的份数为准，不能随意增减。钟苗自作主张缮印50份文件，违反了规定，也浪费了纸张。
案例七
钟苗有一份公司年度总结要校对。她觉得两个人读校能更快一些，于是请办公室新来的小王与她一起校对，钟苗读原稿，小王看校样，很快他们就把文稿校对完了。钟苗高兴地拿着校对好的文稿给办公室主任再看看，只见主任看着看着眉头便皱了起来，钟苗连忙问：“主任，有什么问题吗？”主任说：“怎么有两个人名，音对字不对，这不是闹笑话吗？”钟苗探过头去一看，果然是错的。
点评：校对时，一定要精力集中，逐行逐字，甚至每个标点也不能马虎，特别要注意容易出差错的同音异体、字形相近的字，人名、数字、地名要反复校准。
案例八
天地公司办公室收到上级主管部门的一份“关于加强安全保卫工作的通知”，行政经理批示，由保卫部牵头，办公室、宣传部协助开展安全保卫工作。钟苗先将文件交宣传部负责人传阅，并让其阅毕后转交保卫部负责人。保卫部负责人阅毕后，将文件转交办公室负责人时，由于其到湖北参加会议，便由该部门的小张暂时保管并代为转交。隔了几天，当钟苗过问文件的传阅情况时，文件却找不到了。
点评：进行传阅要根据文件的内容，缓急程度，遵循先主办，后协办的原则，分清主次。钟苗先将文件送保卫部，然后再将文件传递给办公室、宣传部。在传阅的过程中，钟苗应加强对传阅文件的控制，履行必要的传阅手续，不能让文件在阅文人之间自由流动。
案例九
新成立的天地公司是一家小型企业，秘书钟苗兼管档案工作，她采用组织机构—年度—保管期限分类法进行档案的分类。公司成立5年多来，总经理换了两任，内部组织机构变动频繁，部门的调整大，而钟苗采用的档案分类方法一直没有变化。一天，总经理要查一份4年前的文件，由于部门的变动，钟苗已经记不清这份文件的形成部门了。结果翻遍了柜子，才找到这份文件。
点评：档案的分类要有一个统一的分类标准和原则。秘书应该根据本单位的规模、部门设置等选择合适的分类方法，机构变动频繁的单位不宜采用组织机构—年度—保管期限分类法。该公司要提高档案整理和利用效率。应该改用年度—组织机构—保管期限分类法。
案例十
天地公司成立之初，形成的档案材料不多，将归档的案卷分类放入档案柜。每次查阅档案，都是直接到档案柜中去翻找。随着时间的推移，公司发展壮大，形成的档案数量越来越多，查找档案时经常出现找寻速度慢甚至找不到多需档案的情况。于是，公司任用专人编制检索工具，解决查找档案难的问题；同时培训秘书学习检索工具的使用方法，这大大提高了查找档案的效率。
点评：档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具。是档案管理者和利用者之间交流的工具。借助档案检索工具可以了解存储档案的内容、形式、数量及存放情况。
案例十一
随着天地公司业务的不断发展，公司每年形成的档案越来越多，一些定期和长期保管的档案保管期满。为了使真正有保存价值的文件材料保存下来，避免有价值的档案淹没在大量无保存价值的档案中，天地公司决定进行一次档案鉴定。钟苗参与了这次鉴定工作，事后，她专门去感谢经理说让她又进修了一回。她从中学到了什么？
点评：档案鉴定工作至关重要，关系到档案的存毁，秘书要综合考虑各方面因素，全面把握档案的价值。考试大编辑整理
案例十二
天地公司利用办公用房作为档案库房，库房内没有配备通风及调节库房温湿度的必要设备。档案人员在档案保管中，满足于做好档案的移近和移出工作，认为只要把档案存放好就可以了，没有对档案保存环境和保存的档案进行检查，没有实施应有的保管措施。由于库房潮湿，保存的档案出现受潮、发霉甚至被虫蛀的情况。
点评：为了防止档案的损坏，延长档案的寿命，档案库房中要放置档案保管的技术设备。
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