4. Addressee：on the left. If you are writing to another country, write the country in the address.
收信人情况: 在信纸的左边。如果收信人在国外，那么就应该将收信人所在的国家也写进地址中。
收信人情况包括：
1) 收信人姓名 (name of addressee)
2) 职衔 (title of addressee)
3) 公司名称(name of company)
收信人地址 (address of addressee)
5. (1)Salutation：Use the name of the reader if you know it, without the initial. If you do not, write Dear Sirs to a company, Dear sir to a man, Dear Madam to a woman or Dear Sir or Madam if you do not know the sex of the reader.
称呼: 如果你知道收信人姓名的话，就应该写出来，但是不要写他的首字母缩写。当这封信是写给公司时，应该用Dear Sirs, 当这封信是写给不知道姓名的人的时候，应该写成Dear sir, Dear Madam 或者是 Dear Sir or Madam。在美国英语中，通常用Gentlemen。
(2)Complimentary Close：Yours faithfully if you do not know the reader’s name. Yours sincerely if you do (US Yours truly or Sincerely yours )
结束语：如果不知道收信人是谁的情况下应该使用Yours faithfully美国英语是Faithfully yours或Faithfully，如果知道收信人是谁，就用 Yours sincerely。 美国英语是Yours truly 或 Sincerely yours或Sincerely。
当你知道收信人姓名时：
称呼可以写成：
Dear Mr Cox (收信人为男性时)
Dear Mrs Cox (收信人为已婚女性时)
Dear Miss Cox (收信人为未婚女性时)
Dear Ms Cox (收信人为女性，但你不清楚她的婚姻状况时)
结束语都应该是:
Yours sincerely
当你不知道收信人的姓名时：
称呼可以写成：
Dear Sir or Madam (当你不知道收信人的姓名以及性别时)
Dear Sir (to a man) (当你写给一位不知名的男性时)
Dear Madam (to a woman) (当你写给一位不知名的女性时)
结束语都应该是:
Yours faithfully
当你写信给一个公司或一个部门时：
称呼可以写成：
Dear Sirs
结束语应该是：
Yours faithfully
当你写给一个关系很近的人或这封信并不正式时:
称呼可以写成:
Dear Lucy [直接使用收信人的名(first name)]
结束语可以写成:
With best wishes / With kind regards / Best wishes
6. Subject：Sometimes we write a heading at the top of the letter. It tells us exactly what the letter is about.
主题: 主题行出现在一封信称呼和正文之间。它告诉我们这封信要说明的是什么。
从上面那封信的主题部分我们可以看出那封信是有关John Burrows出差去法国的事情。有的时候还可以使用Re：即单词regarding的缩写，它也表示信的主题，是“关于”的意思。
7.Body：start a new paragraph for each new idea or subject. Leave a line space between each paragraph. Do not break words at the end of a line.
正文: 每当讲到一个新的主题或意思的时候，就应该另起一段。当你使用齐头式的书写格式时你应该在段与段之间空一行。不要在一行的末尾将一个单词隔开。
但是在这里大家需要注意正文的书写格式。英文书信在书写时同样也有格式上的要求。我们可以从上面给出的那封信中发现，正文的三个段落与收信人情况、称呼、主题、结束语以及写信人姓名都位于一条竖线上，我们称这种格式为齐头式(Block Style)。我们在写信时可以用这种齐头式的格式来书写， 因为这种格式清楚易读，是现代书信中经常采用的格式。
8.Signature，Writer’s full name，Position / Title
签名、写信人姓名和写信人的职位 / 称呼
Punctuation: in modern business letters punctuation not used in the headings and endings of a letter. Normal punctuation is used in the body of the letter.
最后请大家注意：如果你很仔细地看上面那封信的话，你就会发现在写信人和收信人的地址中、称呼和结束语的后面都不使用任何的标点符号。所以大家在今后的书信写作中也可以将上述几处地方的标点符号省略。但是正文中还应使用标点符号。
Example letter 2
14D Fernleaf Road
Singapore 15
Tel 3699125
10 October 1999
The Personnel Manager
International Commercial Bank
Park Building
Singapore 10229
Dear Sir
I enclose my completed application form for the position of secretary.
Yours faithfully
Juliana Chu
Juliana Chu
Enc
Enc是英文单词enclosure的缩写形式，它的含义是在一封信中再另外寄去一件或几件物品。在上面那封信中，写信人Juliana Chu随信寄去了她已填好的申请表(completed application form)，所以她在信的最后写上Enc字样，表明她希望收信人能够注意查收。如果你也有物品希望对方在收信时查收的话，那么你也应该在信件的最后写上Enc的字样。
Layout of a business letter
Basic Business Letter Terminology书信写作的常用句型及表达方法
一封信能否发挥它的作用关键在于它的内容，即正文部分 (body of the letter)。那么，如何能写好一封信呢?这除了大家平时对语言的积累外，在书信写作时，这里面还是有一定规律可循的。所以我们专门就书信表达时经常会碰到的一些情况作一个归纳总结。
在我们写信时，我们经常会碰到以下一些情况：
l stating the reference at the beginning of the letter
l explaining the reason for writing
l requesting
l thanking
l enclosing documents
l apologising
l agreeing to requests
l confirming
l giving bad news
l expressing urgency
l ending the letter
下面我们就来看一下都有哪些句型可以用来表达上面的情况。
1. Stating the reference at the beginning of the letter
(介绍这封信的背景资料)
我们在一封信的开始不会很突兀地就展开正文，总是会给读信的人一个提
示。比如，在你看到一张报纸上的招聘广告后，如果你对其中的一个职位很感兴趣，这时你就会给这家公司写信。因此在这封信的开始，你为了能将事情的来龙去脉说清楚，你肯定会写上这样一句话，在看了贵公司在′月′日在′报纸上的刊登的招聘广告后，我对′′职位很感兴趣。这样的写法会让读信人在读信时一目了然，很快搞清这封信的意图。
我们在写英文信时也有同样的道理，在每封信的开始最好是将你的信件与某件事情有所联系。在英文中，你要想表达这样的含义可以使用以下的表达方法：
1) With reference to …
这个词组的含义是“关于，就…而言”，在介词to后面的内容应该就是你所指代的事情了。比如:
With reference to your advertisement in the Times of/dated12th December, ….. .
(关于贵公司12月12日在《泰晤士报》所刊登的广告，…。 )
With reference to your letter of/dated 11th March, …… .
(关于你在3月11日写来那封信，…。)
With reference to your phone call today, …… .
(关于你今天打来的电话，…。)
在大家使用这个句型时，一定要注意“with reference to”只是一个词组，所以在这个词组的最后用得是逗号。因为你要表达的重点还在后面，所以with reference to 这个词组只是一个完整句子中的一部分。
2) Further to …… , … .
“further to” 这个词组的含义是“继…之后”的意思。它的含义跟上面的with reference to 这个词组意义相近。在用法上也没有什么区别。这里也希望大家能够注意这个词组也只是一个短语，并不能当成一句话，所以在它的后面也要用逗号。我们下面举一个例子。
Further to our telephone conversation this afternoon, ….. .
上面这个短语的含义是“继我们今天下午通过电话之后， …。”
3) Thank you for … .
在上面这个例子中，“感谢…。”是一句完整的话。它的含义大家可能都清楚，就是“感谢….。”我们可以说感谢你在′月′日的来信、电话或询问等。我们可以写成：
Thank you for your letter of 1 May.
(Thank you for your letter of/dated 1 May concerning/about/regarding your broken tableware.)
Thank you for your letter of/dated 1 May, complaining about your broken tableware.)
Thank you for your enquiry of 2 June.
Thank you for your telephone call today.
2. Explaining the reason for writing
(解释写信原由)
我们说一封信的关键部分就在与此。你能否将自己所想要表达的思想和意图很清楚地写出来是很重要的。在我们将一封信的背景情况介绍清楚后，你就应该开门见山地说明此封来信的目的是什么。在我们表达这一想法时，我们可以采用以下这个句型：
I am writing to … .
我们说每封信的写作的目的都是不一样的。有的信是想要咨询某事;有的信是想要向某人表示歉意;有的信时想要向某个公司确认一件事，等等。为了能够区分开这些信件的不同写信的目的，我们可以在动词不定式to 的后面写上你的意图。比如：
I am writing to confirm …. .
(我写此信是要向您确认…。)
I am writing to enquire about ….. .
(我写此信是要向您咨询… 。)
I am writing to inform you of/ that…. .
(我写这封信是要通知您… 。)
I am writing to apologise for/that …. .
(我写此信是要向您就…表示道歉。)
I am writing to apply for … .
(我写此信是要向您申请…职位。)
I am writing to complain about ….
(我写此信是要抱怨/投诉…. 。)
通过上面六个例子，我们可以大致了解如何表达写信的意图。
