一、情况报告的概念界定
《中国共产党机关公文处理条例》(1996年发布，以下简称《条例》)和《国家行政机关公文处理办法》(2000年发布，以下简称《办法》)对报告的“功用”(即适用范围)分别作出如下规定：
用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。(《条例》)
适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。(《办法》)
依据这一功用，我们很容易将“工作报告”与“情况报告”区分开来：用于向上级机关汇报工作的即为“工作报告”，反映情况的即为“情况报告”。——这本来不应该出现任何歧义。但是问题在于：这里的“情况”是指的什么?芽在谈及“报告”的功用这一特定场合下，“工作情况”是否还应属于“情况”的范畴?
所谓“情况”，即“情势状况”(《辞源》)。从普泛意义上说，任何方面的情势状况都叫“情况”;但《条例》与《办法》对报告的表述，无论是从逻辑形式还是表达内容上看，“工作情况”都是被排斥于“情况”之外的：从逻辑形式看，“汇报工作”与“反映情况”一次性平行摆列，形成互不相容的并列式逻辑关系;从表达内容看，所谓“汇报工作”，就是汇报工作情况，报告既已有了“汇报工作”的功用，那么“反映情况”的功用中就不应再包含对“工作情况”的反映。情况报告中所反映的“情况”，应是一种“非常性”情况，即正常工作秩序之外的某些新生现象、突发问题、偶发事件或意外事故等。
情况报告，应该是体现“情、因、策”的报告，其写作目的在于，要向上级机关汇报以下几个问题：出现了什么情况(“情”)?芽为什么会出现这种情况(“因”)?芽怎样应对这种情况(“策”)?这便自然地构成了情况报告所特有的行文思路：陈述情况——分析原因——提出对策(措施或建议)。《××省人民政府关于××市第三棉花加工厂特大火灾事故检查处理情况的报告》，可以视为情况报告的范例。(原文附后)
二、范文结构与内容分析
范文全篇凡10个自然段，除末段作“结语”以外，其余9段可分三个部分：1、2两段“陈述情况”;3、4两段“分析原因”;5-9段“提出对策(措施)”。具体分析如下：
1.陈述情况
第1段交待损失情况。文章一开篇便点明了时间、地点和事件，作为全文的总起;接着，以一连串数字说明了损失之惨重，突出了事故的严重性。
第2段交待了抢救情况与善后工作，以省府机关组织实施的“调查处理”点题，并以此作为“分析原因”和“提出对策”的依据，为下文张本。
2.分析原因
对于事故发生的原因，作者从主观、客观两个角度作出了全面深入的分析。
第3段为“主观”原因分析，这是分析的重点。作者首先以“调查核实”为依据，认定这是一起“重大责任事故”;然后，从“直接责任”和“领导责任”两个方面作出分析：“直接责任”在于临时工李××违反劳动纪律所致;而“领导责任”则涉及到厂领导、市领导、省领导三个层次，按照责任“由重到轻”、级别“由低到高”的逻辑顺序一路写来，显示了十分明晰的条理。
第4段为“客观”原因分析，它虽然处于次要位置，但在整个原因分析中也是必不可少的一项内容，有了它才能保证分析的全面、客观与公正性。
3.提出对策
所谓“对策”，是指应对某种情况的策略与方法。在情况报告写作中，“对策”的表现形态有两种：有些是已经、正在或将要实施的，这时的“对策”便以“措施”的形态出现;另有一些属于发文机关职权范围以外的“对策”，这时作者只能以“建议”形式提出，供上级机关作为决策的参考。不过，无论采用哪种形态，都必须有明确的针对性，应针对具体的“情况”以及产生这种情况的“原因”拿出切实可行的对策，这就是所谓“因‘情’陈‘策’，据‘因’陈‘策’”的原则。
范文的“对策”部分，是以“措施”的形式表述的，作者针对这一责任事故以及安全生产的某些薄弱环节，说明了已经采取的三项措施：其一，建立健全安全生产规章制度;其二，进行安全生产大检查;其三，善后工作及惩处决定。
文章最后一个小段，以“惯用结语”作结。
全文内容充实，结构严谨，显示了章法的完整性与条理性。
三、范文的表达特点
范文的表达也颇具特色。主要表现在以下几个方面：
1.三种表达方式有机结合
人们常说“报告是一种陈述性公文”，“行文一般采用叙述的表达方式，围绕所要汇报的工作或情况，告而少论，甚至告而不论。”其实，并非尽然。所谓“陈述”，是指“有条有理地叙述说明”(商务版《四角号码新词典》);对于工作报告、答复报告、报送报告等几个文种来说，以“陈述性”来标志其表达特征，还是可以的，但它却不能涵盖情况报告的表达方式。情况报告是“情、因、策”的报告，其中，“分析原因”是“陈述情况”的必然延伸与深化，同时又是“提出对策”的基础与依据，因此它处于全文的核心与重点位置，而这种“分析”恰恰是运用“议论”方式，倘若“少论”或“不论”，将何以写出全面而深刻的情况报告呢?
范文“陈述情况”部分，主要运用了“叙述”方式，其中谈“损失”的一段文字，又兼用了“数字说明”法。
“分析原因”部分，主要运用了“议论”方式，同时又兼用了“叙述”手法：其中对于各种“责任”的分析，往往采用事实在前、论断在后的“据事说理”法，形成“叙—议—叙—议”反复交叠的形式。
“提出对策”部分，则以“说明”为主，其中对有关事实的交待，又兼用了“叙述”手法。
如此，叙述、议论、说明三种表达方式各司其职，又相互穿插、有机配合，从而让报告的内容得到全面、深入、充分、准确的表达。
2.两种分析角度纵横交*
本文对事故原因的分析，包含着三个逻辑层次：
在总体上，首先从主观原因、客观原因两个角度，展开第一个逻辑层面上的“横向”分析。在对主观原因的分析中，作者又从直接原因、领导责任(即间接原因)两个角度，展开第二层次的“横向”分析。而在间接原因的分析中，则由“厂”到“市”到“省”步步深入地展开了第三个层次的“纵向”分析。而三个逻辑层次之间，则又形成逐层推进的“纵向”结构。横向分析，保证了分析的全面性;纵向分析，保证了分析的深刻性。纵横配合并相互交*，便将事故原因分析得非常到位、精辟。
