一、会计岗位设置中的不相容职务 按照1996年6月17日财政部发布实施的《会计基础工作规范》的规定,企业设置的会计工作岗位一般可分为:会计机构负责人或者会计主管人员,出纳,财产物资核算,工资核算,成本费用核算,财务成果核算,资金核算,往来结算,总账报表,稽核,档案管理等。上述会计工作岗位可以一人一岗、一人多岗或者一岗多人,但应符合不相容职务相互分离的要求,具体包括:
(1)出纳职务与收入、支出、费用的核算职务,与债权债务的核算职务,与稽核职务,与会计档案的保管职务等均属于不相容职务,应当予以分离。
(2)会计核算职务与相应的稽核检查职务属于不相容职务,应予分离。
(3)总分类账的登记职务与相关明细分类账的登记职务属于不相容职务,应当分离。
(4)开展会计电算化的企业,电算化会计岗位中的软件操作职务、审核记账职务、电算审查职务、档案保管职务等互为不相容职务,均应当予以分离。
二、货币资金业务中的不相容职务
(1)钱账分管,即出纳专职负责货币资金的收支业务,除现金和银行存款日记账外,不兼记总账和债权债务等明细账,不负责汇总记账凭证,不抄寄各种往来结算账户对账单。另一方面,除了出纳外,其他任何人,包括会计人员、单位领导、各种业务人员等,均不得办理货币资金收支业务,包括收付现金和接收、开出银行支票。
(2)出纳与核对职务应分离,即库存现金要由专人进行定期或不定期地进行盘点;银行存款应指定专人及时对账,每月收受银行对账单、编制银行存款余额调节表,应当由出纳、管现金账和银行存款账以外的人员负责。
(3)支票的签发除有专用公章外,还要有会计机构负责人或企业负责人的私章同时盖印才有效。上述支票印签章不能由出纳一人保管。
(4)一切付款均须得到恰当批准,即付款经办人与审批人应当分离。
三、购货与付款业务中的不相容职务 购货与付款业务通常要经过提出申请——订货采购——验收入库——结算付款这样四个业务环节,涉及使用部门、供应部门、仓储部门和会计部门四个职能部门。因此,在购货与付款业务中,商品存货的请购、订货、验收和结算职务互为不相容职务,必须由不同的人员担任。按照财政部2002年12月23日发布的财会[2002]21号《内部会计控制规范——采购与付款(试行)》的规定,单位应当建立采购与付款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。采购与付款业务不相容职责至少包括:请购与审批;询价与确定供应商;采购合同的订立与审批;采购与验收;采购、验收与相关会计记录;付款审批与付款执行。这些都是对单位提出的、有关采购与付款业务相关职责适当分离的基本要求,以确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约与监督。
四、存货与仓储业务中的不相容职务 (1)商品存货的保管、收发必须由专人负责,并建立账卡进行数量核算,不得兼任采购或销售,也不能担任会计部门有关存货总账、明细账的登记职务;同时,非实物保管人员应限制接近资产,不得办理物资收发。(2)商品存货的请领、审批、发放与记账须相互独立,不能由一人包办。(3)财产物资的保管与清查职务应分离,即应由
会计部门组织,定期或不定期的查对账证、抽点实物,以保证账证相符、账账相符、账实相符。
五、工资业务中的不相容职务
在工资业务中,起薪止薪决定、考勤记录、工薪发放、工资记录等职务应相互分离,一般涉及企业的劳动工资部门或人事部门、车间或班组、会计部门等职能部门。劳动工资管理部门与会计部门的职责分工如下。
劳动工资管理部门的主要职责:
(1)根据在册职工和工资标准开列工资单。
(2)根据考勤记录和扣款记录计算工资额。
会计部门的主要职责:
(1)根据工资结算单编制工资费用分配表;
(2)根据工资费用分配表编制记账凭证入账。