协会秘书长经常接触上级、下级和相关单位的领导及工作人员，需要处理为数甚多的公文及参加各种活动，因此要求其有较强的语言和文字表达能力，否则难以应付出席一定规模会议或联谊活动时必须讲话的场面，也保证不了送出的报告、通知之类文件的质量
三、当好秘书长的基础是要争取各个方面的支持
应当承认，我国的行业协会正在逐步受到重视，得到较快的发展。但是由于处在新旧体制交替时期，市场经济体制的建立和完善，在很短时间内很难完成，而是要经历一个较长的过程。在此期间，计划经济的影响还会时明时暗地反映到社会的某些方面，就协会而言，当前还很难广泛地介入社会经济活动，做不到“企业离不开，政府离不了”，工作中遇到的阻力和困难较多。面对如此状况，我们就不能脱离现实，自我感觉良好，不注意处理好各种关系，而应努力营造和谐内外环境，争取各方面的大力支持，为开展工作创造更好的条件。
第一，政府方面。此方面主要指协会挂靠的主管机关和业务相关的政府部门，当前即为国家发展改革委和铁道部、交通部、民航总局，中国石油天然气集团公司管道局、信息产业部、总后军交部以及省、地、市的相应机构，取得这些单位的支持非常必要，往往要摆在十分重要的位置。众所周知，在社会结构中，政府组织是权力机构，其社会地位和权威性远远高于企事业单位和中介组织，可以左右社会的各种活动。在我国虽然已宣布进入法制社会，但距真正的实现尚有一个不短的过程，当前一个时期，“人治”还在不时地发挥着作用，政府机构对社会的影响随时会显示出来。社团组织在这一方面如果处理不好关系，则可能产生一定的不良后果。作为交协同样如此，应从有利于工作出发，多向主管机关及相关部门请示汇报，主动为政府做好一些社会广为关注的工作，为当地的经济发展服好务。例如当前要认真研究发展物流业的问题，促进国民经济进一步发展，就交通系统而言，要使运输企业有效地切入物流，提高社会效益和经济效益。协会做了实事和好事政府自然会重视和支持，存在的一些困难也就不难解决。事实上，一些协会由于得到政府给予的职能、经费、项目，使工作更具实质性内容，越搞越活，声势越来越大。反之，困难多，工作不易开展，影响面不大。
第二，会员方面。会员是协会的细胞，是协会存在的组织基础，离开会员，协会就失去了存在的价值。关注会员单位的发展，掌握会员单位的脉搏是每一个协会应尽的基本职责。具体到交协，首先要高度关注大量的企业会员，在理事会、常务理事会及协会领导层中逐渐增大企业单位代表的比例，工作中要急他们所急，想他们所想，注意倾听他们的呼声和意见。除企业会员外，对副业单位和其它方面的会员也不可忽视，要注意充分发挥他们的积极作用。协会及秘书长要把发展会员工作列入议事日程，经常了解会员单位的想法和要求，及时改进工作。切不可高高在上，对会员的意见置若罔闻，把服务意识抛在脑后。
第三，理事会、常务理事会、会长办公会方面。这几方面与协会的发展及秘书长的工作密切相关，要认真对待。按照交协《章程》的规定，许多重大的事项需要经理事会或常务理事会讨论通过。要想推动工作的开展，得到理事会、常务理事会的支持十分必要。目前，各级交协还普遍实行会长办公会制度，以便在理事会、常务理事会闭会期间对协会日常工作中的重大问题进行讨论做出决定。鉴于上述情况，秘书长有必要对拟开展的工作理清思路，形成有参考价值的建议，经过认真准备，提交相应的会议讨论，通过后再组织实施。如得不到理解和支持，建议被否定，不仅自己会感到遗憾，而且可能造成被动的局面。
第四，会长方面。会长是协会的最高负责人，全面负责一个协会的工作，对协会的发展和人员进出等重大事项有很大的决策权力。秘书长对会长要尊重，除秘书处正常工作外，对关系协会发展的重大事项不可擅自处理或以先斩后奏的方式进行，应请示汇报后再办。总之，既要敢于负责，又要善于负责。
第五，内部单位。包括两个方面，一部分是协会的工作机构，即秘书处的各个部、室；另一方面是协会的分支机构和实体机构。分支机构指协会的各个分会、专业委员会、工作委员会，实体机构指协会直属的经营性公司和非经营性的有关单位。协会的各项日常工作要靠他们去进行，创收任务要靠他们去努力完成，服务宗旨也要靠他们去体现。秘书长要根据协会实际情况，主动地或按照协会领导的要求关心和支持这些机构开展工作，组织或督促各单位经常进行思想教育，提高职工思想认识，增强服务观念，认真完成好职责内的各项任务。作为秘书长在工作中要努力做到两手抓，既要抓物质文明建设，也要抓精神文明建设；既要抓改革，也要抓管理；既要抓服务，也要抓创收，统筹兼顾、协调发展。除工作外，在生活上要多关心职工，促进团结，保持稳定。总之，秘书长要竭尽全力营造协会这个大家庭中的祥和氛围和融洽的工作环境，使大家互相支持，为协会的发展共同做出贡献。
第六，其它方面。指协会主管机关和相关部门以外的有关单位。这些单位虽非协会的“顶头上司”，也非业务密切的交通运输部门。但由于是某一方面的行业主管机构，有时也要与之发生关系。例如：工商、税务、审计、教育、出版、公安等。平时与这些部门交流虽然不多，但有时也会因某个问题需要协商，求得解决。所以，应当与之进行一定的联系，以便使他们理解和支持协会工作。“平时不烧香，临时抱佛脚”，就有可能出现事倍功半的局面。
四、当好秘书长的标志是要履行好各项职责
怎样才算当好协会的秘书长，或者说如何衡量交协的秘书长是否称职呢？据我所知，迄今为止尚没有一个以定性分析加定量评定为主要内容的考核标准。事实上根据协会的特点和实际情况，也无须达到十分严格的程度。我的看法是，只要全身心地投入到工作中，履行好应尽的各项职责，做出颇为可观的成绩，就应当给予充分的肯定。那么，交协的秘书长有那些主要的职责呢？
第一，主持秘书处全面工作。如同其他协会一样，交协现行的体制也是以秘书处作为工作机构，负责协会的日常工作。秘书处根据工作需要内设一定数量的部、室，具体进行某一方面的业务。秘书处由秘书长主持，副秘书长协助秘书长工作。秘书长可在副秘书长协助下对秘书处的部、室进行管理、指导、监督，督促各部门负责人积极有效地开展工作；也可通过由副秘书长分管某一方面工作的形式去抓秘书处的各项工作，使协会正常地运转，为政府、企业等搞好服务。由于多年的实践，各级交协秘书处的工作已经呈现出一定的规律性，突然变化和大起大落的情况不多。秘书长在主持工作过程中，要关注全局，关心大事，掌握动态，把握进程，以与时俱进的观点处理问题。
第二，负责处理日常事务。协会理事会、常务理事会或会长办公会对重大问题做出决定后，组织实施工作就落到秘书长头上。这些工作有些属于协会章程范围内的正常业务，有些属于临时交协的任务。有的比较明确，易于去做，有的要去开拓，需要想办法，研究方案。协会的日常工作中，有些需要秘书长提出要求或拍板决定某个事项。鉴于协会人员不多等实际情况，在很多时候，秘书长还要身体力行，起草、修改文件，做一些具体事情，至于接待来访人员，商谈有关事宜，阅批往来文件，审核财务支出更是家常便饭。大量的日常性的具体工作，要求秘书长必须立足于“实”字，即要想实际、说实话、办实事、做实干家，树立实事求是作风，养成脚踏实地的风气。
第三，协助会长对某些重大的问题做出决策。秘书长无论是否兼任副会长，都是会长办公会的正式成员，有责任和义务关心协会的发展，辅佐会长做好工作。对某些重大问题，秘书长要事先考虑意见，并进行必要的沟通，以便能达成共识。有的秘书长担心和协会领导意见相佐，而不愿发表看法，甚至袖手旁观，采取不介入的态度，这是错误和有害的。当然，如果所在交协的会长胸有成竹，对秘书长提出的意见或方案另有看法而搁置，此时，秘书长可再次表明看法。如仍不考虑，就不要勉强，可“冷”一段时间后再议。当然最后还是要按民主集中制原则办，会长表态后秘书长就不要再固执己见，否则既违反组织原则，也会影响团结。
第四，协调分支机构、实体机构开展工作。一个协会能否搞好，工作机构固然重要，然而发挥分支机构、实体机构的作用也不可忽视。分支机构是隶属于协会的分科性组织，专业性强，工作有一定特点，能联系不少业务相同或相近的会员单位；实体机构则是协会独资或合资兴办的经营性经济组织以及虽非盈利性但实行企业化管理的内部核算单位，其经营利润或有偿服务净收入是协会赖以弥补经费不足的重要来源。各级交协向实体机构（分支机构）收取一定数额的管理费，以维持收支的基本平衡，很有必要，否则无米下锅，只有“关门谢客”了。不言而喻，协会的发展离不开分支机构和实体机构的支持；反之，分支机构和实体机构在从建立到开展工作的全过程中也必须以协会的品牌和扶持为后盾。秘书长要关心这些单位，根据协会章程和领导意图进行必要的监督、管理，协助协调关系、化解矛盾，尽力帮助解决存在的一些实际困难。
第五，对人事安排或调整提出意见。按照中国交协《章程》规定，秘书长可以“提名副秘书长以及各办事机构、分支机构、代表机构和实体机构主要负责人，交常务理事会（或会长办公会议）决定”。至于秘书处部、室一般负责人（副职）和工作人员如何确定未加明确。各级交协实际上怎样运作姑且不论，在此我想强调的是，讨论时秘书长一定要坚持以下原则：一是贯彻《党政领导干部选拔任用工作条例》精神，高度重视，不敷衍了事；二是坚持条件，任人为贤，不徇私舞3COME文档频道弊，搞不正之风；三是集体研究，多方征求意见，坚持民主作风；四是按规定程序办理，对呈报、审批（通过）等有关环节提出正确的实施意见。总之工作要规范，透明度要高。
综上所述，不妨作如下比喻，秘书长在协会内既是参谋长，又是政治部主任，还是后勤部长，其所从事的工作比较具体繁杂，与国家机关司局长工作比较专一、单纯相比，有许多不同之处。为此，秘书长要站在协会这座山上，念有关协会的经，唱有关协会的歌。在“实”和“协”字上多做文章，做好文章。前者指想实际，说实话，做实事，迈实步，后者指协助、协调、协作、协力，此外，还要考虑与兄弟协会和有关单位的联合、联谊、联络、联手方面的问题。一言以蔽之，承上启下，内协外联，少说空话，多做实事。做到这些，也就必然会尽到应尽的职责，至于责、权、利是否能够体现一致的原则，在现阶段很难有公正的说法。
