第一,日常事务协调。日常事务协调主要是指各级办公室在日常工作运转中处理具体事务的协调。如处置突发性事件、接待上访群众、接待上级领导和外地来客等方面的协调。处置突发性事件的协调工作是办公室一项重要的协调工作。当办公室人员接到发生突发性事件的情报后,应立即按程序报告有关领导,然后根据领导的批示,与有关部门或有关的区县 (市)及时进行衔接协调。像前几年发生的9·1大案、学生群体中毒事件等,办公室主要是围绕领导的决策做好衔接联络工作。处置突发性事件协调工作要注意把握三个重点:一是时效性。协调工作应快捷及时,切勿贻误时机。二是程序性。办公室人员接到突发性事件的情况报告后,不能自作主张,应逐级向有关领导报告,主管领导不在或一时找不到的,可以直接向机关主要领导报告。三是及时了解和掌握事态发展情况,为领导决策提供参谋意见。如接待上级领导等重大接待活动的协调工作,包括拟定接待方案报领导审批、落实分解任务,即食宿、考察点及路线、安全保卫等。一次重大接待活动要涉及到中央、省委办公厅和警卫部门,市本级的公安、接待、信访、交通、卫生、供电、供水等部门,以及相关的区县 (市)等,做好这些相关部门和单位的协调工作,是确保顺利完成接待任务的关键。接待活动协调工作要注意把握两个重点:一是周到细致;二是及时准确。接待活动协调工作有很多细微末节,也有很多艺术技巧,搞得好可以让领导满意;搞不好,可能使客人不高兴。
第二,会议协调。承办会议是一个系统工程,它包括会前准备、会中服务、会后服务等工作。近年来,我们根据会议服务工作经验,总结制定了大型会议服务规范,还创新地制定完善了会议服务规范40项。办一个大型会议,不是一个部门或单位能够完成的,需要几个或若干个部门的协作与配合,这就有一个协调的问题。会议协调主要有哪些?我想应该包括以下几点:一是会前准备工作的协调。包括对会议议题、会议规模、会议地点、会议资料、会议餐宿、会议交通等方面与有关部门的协调。如会议议题的协调,以市委常委会议议题协调为例,通常有两种情况,一种是根据书记或秘书长的意见收集议题,对议题进行综合归纳,拿出初审意见报领导审定;第二种是对市委常委会研究时会议议题顺序的协调,主要是根据领导的工作中心和工作部署,按照工作的轻重缓急排列顺序,报请主持会议的领导审定。二是会议期间的协调。包括协调会议发言的安排、参观点和参观路线、安全保卫、医疗保健、供水供电、音响空调等。比如市委召开的全市推进工业化城镇化工作会议、全市推进社会主义新农村建设会议等。在日程安排中,会议前2天要进行参观。会议参观就涉及到各区县(市)、市城区参观点的选点、参观路线、参观车辆、参观人员及乘车安排等事项。这些事项的安排落实涉及很多单位,就需要做很多的协调衔接工作。三是会后事项的协调。包括协调会议议定事项的落实、会议经费的申报和结算以及会务工作的总结。比如市委常委会议议定事项的落实,往往以纪要形式下发,市委督查室进行跟踪督查,督查的过程实际上就是一个协调落实的过程。