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一、秘书新人的工作特点
秘书工作在现代企业管理中的作用是不言而喻的，但对于一些秘书新人来说，她们的工作往往又“简单”、繁重和待遇不高；对于另外一些秘书来说，她们的工作很“清闲”，整天无所事是，因此，在从事秘书工作之前，必须做好相应的思想准备。
1、工作“简单”
由于在各种秘书教科书和岗位说明书中，对于秘书这种职业到底是做什么的，几乎从来都没有具体说明过，因此，秘书工作长期以来给人的印象就是“打杂”，如前台值班、转接电话、给客人泡茶、清洁和整理办公室等。这些工作在那些踌躇满志的秘书新人的眼里可能都显得非常“简单”，没有什么含金量，所以，一秘书要不了多久就会失去工作激情，工作得过且过，应付了事。
2、工作繁重
秘书工作繁重主要表现在工作时间长，上班要比上司早到，下班要比上司晚走，而企业领导人加班是常事，所以，加班对于秘书来说也就成了家常便饭；由于秘书新人资历浅，部门内部一些粗活重活或没人愿意干的活也多是秘书新人来承担。因此，许多秘书感到工作繁重。
3、待遇较“低”
秘书的工作主要是“打杂”，难以量化，所以尽管秘书工作属于企业的高层管理，但许多秘书的身份只是一般的办事员，并没有什么特别的待遇，在奖金等方面，至少不如一般的业务人员多。
4、工作“清闲”
由于刚刚参加工作，缺乏工作经验、不熟悉公司业务流程、不了解上司的工作内容及工作习惯等，一些上司图省事只让秘书接接电话或给客人泡泡茶，因此，让一些秘书感到自己工作很“清闲”；她们空叹青春年华的流逝，上班只好靠上网聊天等方式来打发时间。
二、自我提升
由于秘书新人的工作存在上述特点，所以，刚进入秘书行业或即将进入秘书行业工作的人必须做好相应的思想准备，注意在工作中发挥主观能动性，努力提高自己工作的含金量，充分利用自己的职位优势，在“打杂”过程中给自己创造机会，从而使自己尽快成长。
1、充分发挥主观能动性
这天下午上班不久，市工商银行的李行长打电话来找张总。张总正在市政府汇报工作，作为张总的秘书，于雪知道李行长是张总研究生班的同学，他与张总的私交不错。见于雪一时联系不上张总，李行长就对于雪说，他们导师的夫人昨晚突然去世了，他想约张总明早一起去看看老师。
“你们老板回来后，请你马上告诉他，让他给我回个话。”因为关系很熟，所以李行长说话也比较随便：“另外，看老师的时候，多少得送点钱，表示一下心意。我俩最好送一样多，所以，你问一问你们老板，看他打算送多少，到时候告诉我。”
张总到下午7点多才回到办公室，于雪马上把李行长的意思向张总作了汇报。
“你说送多少钱比较合适？明天还要带些什么东西去？”不知是突如其来的噩耗让张总不知所措，还是张总对这种世态人情没有什么了解，他这样反问于雪。
“？”于雪只好摇头，她看到了张总眼里对自己的不满。
问题出在哪里？
的确，吊唁师母是张总的私事，送多少钱和带什么东西去看老师，作为秘书，于雪都可以不闻不问；但是，这种“私事”如果处理得不好，它必然会影响张总的工作，因此，作为助手，于雪必须将这种事情当作自己份内的工作来处理。既然是份内的工作，那么，于雪就应该充分发挥主观能动性，利用张总回来之前这一段时间做些相应的准确工作。比如，虽然吊唁的时候送多少钱没有一定的标准，但在社会上它有相应的潜规则，送多了人家可能认为你是摆谱，显示自己财大气粗，显得俗气；如果送少了，人家又可能认为你寡情少义。因此，如果于雪还不知道这种送礼的行情，那就应该向部门或公司其他的人请教；如果公司的人不了解，可以问自己的亲戚朋友……于雪没有及时去了解这方面的情况，让上司失望，说明她作为秘书对自己的职责范围缺乏真正的了解；由于不了解自己的职责，所以在工作中缺乏主动积极的精神。
秘书并不是算盘珠子，上司拨一下你才动一下；很多时候需要秘书充分发挥主观能动性，自己去找事做。一个秘书是否能充分发挥自己的主观能动性，实际上反映出他是否有强烈的上进心。作为秘书，必须有强烈的上进心，因为企业的生存环境越来越复杂，老板的压力越来越大，因而对秘书的期望值越来越高。如果没有上进心，注意自我积累和提升，那秘书的能力就会离上司的要求越来越远。当然，秘书在发挥?己主观能动性的同时，必须注意自己是否越位。
2、提高工作的含金量
于雪是天津某高科技公司总裁秘书。公司这几年从无到有，年营业额接近10亿元人民币。这天上午总裁正在召集各分公司负责人开营销会议，公司财务总监刘总给于雪来电话了：“于雪，你好！我是财务部的刘志。”
“刘总，您好！”
“大老板(指公司总裁)这几天能抽得出时间来吗？北京天地证券公司的马总想过来拜访他，一起吃顿饭。”
“老板开完会后，我问一下老板的意思，回头给你电话。你看可以吗？”
“谢谢！”对方放下电话。
总裁散会后，于雪马上把财务部刘总的意思告诉总裁。总裁想了一会后反问于雪：“你看我有必要见这个马总吗？”
“？”于雪不知如何回答是好，总裁也显得很失望。
问题出在哪里？
作为秘书，传递信息是她的一项主要工作；在传递这种信息过程中，她必须做到准确与及时。从这个意义上来说，于雪完全履行了自己的职责，工作中不存在任何暇疵。但是，秘书又不是一个简单的传声筒，当她在传递这种信息过程中，应尽可能地给它增加“附加值”。
由于天地证券公司是财务总监介绍过来的，所以于雪应该知道总裁对这个证券公司不熟悉，因此，于雪在将“马总要求见面”的信息传递给总裁之前，她就应该想到总裁在做“见不见马总”这个决策的时候缺乏足够的信息，所以，于雪在将这个信息传递给上司之前，她就应尽可能地收集有关天地证券公司的信息；将有关天地公司的信息连同“马总要求见面”这个信息一起传递给上司，以方便他决策。所以，于雪的问题就出在没有给老板提供“天地公司”的相关信息，也就是说，于雪在这里只是一个简单的传声筒，在传递这个信息过程中给它增加任何“附加值”。如果于雪在与刘总通话时，问清对方的意图和公司背景，并到网上去查“天地证券公司”的网站，了解有关情况；做好相应的准备，那么，一旦总裁问起来，她就能提供天地公司的相关背景资料和马总来访的意图，这样，总裁就能作出自己的决策。
其实，对于秘书来说，不只是接打电话能增加工作“附加值”，几乎所有的秘书工都可以增加“附加值”，比如给客人泡茶的时候，给客人一个微笑，让客人感到更温馨；在给上司起草文件的时候，多加几幅图表，让简单枯燥的数字更直观，更生动……虽然秘书的主要工作是做“杂务”，但你不能只是机械地做，你要有精益求精的态度，尽量给自己的每一份工作增加“附加值”；如果你给自己的每做的一件事都增加“附加值”，那么，你工作的含金量会大大地提高。如果你工作的“含金量”很高，那上司对你自然就会刮目相看。相反，如果你认为秘书工作只是“打杂”，那么，你的工作永远只能是“打杂”。
3、充分发挥职务优势
这是一家通讯辅助设备制造公司，这天老板终于得到了与本地移动通讯公司老总见面的机会，并约好晚上一起吃饭。下午，老板就晚上见面的事与秘书于雪商量。
“听朋友说，移动公司大老板的酒量很大，我原准备让研发部的刘奇今晚一起去，但他太书生气，不会喝酒。除开销售部的王涛，你看今晚还派谁去比较合适？”老板兴致盎然地征求于雪的意见。
“我怎么知道？你是老板你定吧！”于雪诚恳地回答。
听于雪这么一说，老板兴致陡降，只好转移话题。他指着移动公司的宣传样本说：“这个上面SP(编者注：指内容提供商)这两个英文字母，它是什么意思？”
“对不起，我是学中文的，我也不知道这SP是什么意思。”于雪实事求是地回答。
“好吧，你出去忙吧！”老板明显地不高兴。
问题出在哪里？
秘书只是秘书，要求秘书是个“百事通”并不现实，所以，于雪不知道公司谁会喝酒和不能完全看懂客户的样本完全可以谅解。
随着市场竞争越来越激烈，上司面临的压力越来越大，对自己的助手的期望值越来越高，因此，作为秘书，应尽可能地提高自己的能力，以满足上司的工作要求。如果从这个角度看，作为老板的助手，于雪连公司几个高层管理人员的酒量如何都不清楚，主要客户的样本也看不懂，那就不能不说是一种失职。如果说这种失职还可以谅解的话，那么，在老板征询自己的意见时，用“不知道”来应付，而不足积极采取措施“我去查一下”或“我去问一问”，则更不可原谅。
于雪的问题在于她安于现状，没有积极地利用自己的职务优势，充实和提高自己。作为秘书一定要学会利用自己的职位优势，突破自己本职工作的束缚，逐步开阔自己的视野，从整个公司运营的角度来观察问题，像上司一样思考问题。
一般的上司工作都非常忙，不可能将自己所有的工作和要求都向秘书“汇报”，所以，秘书必须学会利用自己的职务优势来收集自己工作的信息。那么，作为秘书，在日常工作中应如何利用自己的职位优势充实自己呢？第一，对从自己经手转发的各种文件和资料仔细阅读和琢磨。第二，留意上司的电话和上司与各部门经理的谈话。第三，留意网上和报刊杂志上有关本行业的新闻和动向，遇到不清楚的问题就向同事请教。只要做到了这几点，那你就能基本了解公司运营状况和上司的工作重心。通过这种日积月累，你的工作视野自然就会开阔，想上司所想，急上司所急，与上司在工作中形成默契，自然而然成为上司的得力助手。
4、在“打杂”中创造机会
于雪是名牌大学毕业的高材生，工作3年多了，虽然有“总经理秘书”的头衔，但一天到晚也没有多少事可做；很多朋友羡慕她工作轻松，但她却因为找不到机会、看不见希望而于心不甘。这天上午老总在开会，她又没什么事，只好像往常一样在网上浏览新闻和八卦消息，消磨时间。11点多，老总开完会出来，对于雪说自己下星期一去上海出差，让她把上海两个客户的合同找出来。
“您坐飞机去吗？”于雪问。
“是的，打算乘星期一下午3点多的飞机。”老总说。
“那我帮您去订机票吧？”于雪主动地说。
“不用了，我这里有订票处的电话，回头你帮我下楼去取一下就行了。”老总说。于是，于雪只好怏怏地回到自己的办公室帮老总找出那两份合同。老总在家她都感到无所事是，老总出差之后她会更无聊。想到这里，她暗叹一口气，把两份合同找出来之后，继续上网打发时间。
问题出在哪里？
当然，于雪完全可以把责任推给老总。实事求是地说，出现这种局面上司负有很大的责任。既然你习惯这样事无巨细，大包大揽，那就说明你不会用秘书，是你让秘书整天无所事是，更何况秘书还是积极主动的。但是，把责任推给了上司就能给于雪带来机会吗？于雪应该看到，上司这种大包大揽的工作方式，固然有他工作习惯的问题，但在更深层次上反映了上司对你能力或人品的不放心。所以，于雪的问题在她仅有主动积极的精神，她还缺乏勇气。
如果于雪大胆主动坚持帮上司订票，即使老总再“顽固”，他也不会拒绝你的“主动”；即使他再三拒绝你帮助他订票，那你还可以帮上司做出差的其他准备工作，比如，帮他查询上海的天气情况，把上海客户的其他资料一起找出来，把每个客户的资料分别用大信封装好……你主动坚持要求给上司“打杂”，一方面让上司看到你的能力，另一方面让上司从这种主动中看到你的上进心。只有这样，上司才会慢慢了解你和信赖你。
作为一个的秘书，你可以等待你的上司赐与你机会；但是，如果你主动去创造机会，那么，你就会进步得更快！