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秘书常识:自我管理

2011-07-08 
秘书的感情管理就是不感情用事。秘书在日常工作中要与各种各样的人打交道,不能因为对方是自己的朋友或熟人,你就改变自己的接待方式或者公司的原则,比如向他透露公司机密
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自我管理
  由于秘书处于一个关键而又敏感的位置,所以,秘书必须在工作中随时约束自己的行为,自觉地进行自我管理。
  1、学习管理
  随着企业的发展和市场竞争越来越激烈,企业领导人面临的各种压力也越来越大,所以,他们对自己的助手----秘书的要求自然也就越来越高,因此,秘书必须提高自我学习能力,在工作中学习,在实践中总结,注意随时给自己充电。
  秘书一般都工作繁忙,用来学习的时间有限,所以,秘书不能只凭兴趣读书,读书应该有一定的目的性。特别是在工作一段时间之后,知道自己哪些方面知识欠缺,自己在哪些方面应该“充电”。如果有针对性地读书,学习的效果往往事半功倍。
  2、时间管理
  秘书工作不仅繁琐,而且工作的内容变化快,经常同时要做几项工作,但每一项具体工作都有时间上的要求,必须在规定的时间内按质按量地完成工作,上司不会允许秘书工作总是拖拖拉拉。因此,秘书对自己的每一项工作都要清楚它需要花多少时间才能完成。为了保证工作的顺利和效率,在工作开始之前,就要对工作的步骤和程序确定好,做好工作计划。
  3、健康管理
  上司对秘书的要求首先是头脑敏捷,秘书工作可以说既是脑力工作也是体力工作,因此,身心健康是从事秘书工作的先决条件。作为秘书,不仅要保持身体健康,而且还要保持心理健康。只有保持身心健康,才能够在工作中保持相当的耐力和爆发力,出色地完成自己的工作,这是作为秘书最基本的条件。如果你今天头痛上医院,明天发烧在家休息,那你不仅不能完成自己的本职工作,你还会影响你的上司和整个部门的工作。因此,从平时起就要注意运动,每天保持充足的睡眠有规律的生活,按时定量用餐等。
  对于年轻的秘书来说,由于收入有限,应该根据自己的实际情况来选择锻炼的方式,比如,打羽毛球或篮球,这类运动不仅实惠;而且很容易出汗,锻炼效果很好。如果工作繁忙,抽不出专门的时间进行锻炼,那就要见缝插针进行锻炼,比如在上下班的路上,少坐一两站公共汽车,用走路代替锻炼;为了增加运动量,尽量走得快些;平时一般不乘电梯和滚梯。
  4、感情管理
  秘书的感情管理就是不感情用事。秘书在日常工作中要与各种各样的人打交道,不能因为对方是自己的朋友或熟人,你就改变自己的接待方式或者公司的原则,比如向他透露公司机密;在另一方面,对于你眼中的“小人”或跟自己闹过矛盾的人,你就利用自己手中的“权力”故意刁难他。
  感情管理的另一方面是控制办公室恋情的发生。同一公司员工之间不允许谈恋爱,这是现代职场一条潜规则。的确,喜欢一个人或讨厌一个人,都是与工作无关的个人隐私,但是办公室恋情是发生在工作场合,它不可能对秘书的工作没有一点影响。感情往往是在无意之中产生,如你讨厌某个人,你就有可能利用自己的职务之便,在有意或无意之中刁难他;如果对自己喜欢的人,则完全相反。而且,恋爱不成反成仇是难免的,一旦发生那种情况,工作更受影响。
  5、金钱管理
  在工作中无论是对外打交道,还是对内的管理,作为秘书,都要有成本意识。一些秘书要负责公司办公用品的采购、招待客人;为了提高资金使用效率,就要从自己的日常开销中保持一种节俭的习惯。
  金钱管理的另一方面就是要有个人的“理财计划”,开始积累个人的“财产”。学会理财,也并不是处处节省,而是花同样的钱做更多的事。实现人生梦想的最重要也是最基本的工具就是金钱,没有金钱做基础,人生的任务理想都是空想。世道艰难,竞争激烈,说不定哪天你所在的公司因经营不善而倒闭,所以,秘书必须对自己的收入进行管理,以便工作无后顾之忧。

 


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