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宴请是一种社交、礼宾活动，为获得成功，秘书人员必须事先做出周密的筹划与安排，其工作主要有：
1、确定宴请的对象、范围和规格
确定宴请对象、范围和规格的依据是宴请的性质、目的及经费筹措等因素，即要把需要和可能结合起来。秘书设计初步方案，经领导审批后确定。
（1）根据宴请的目的，与上司确认被邀请的宾客名单；
（2）根据宴请的目的和宾客的社会地位、职务身份，确定宴会的规格；
（3）发出正式请柬：
2．确定宴请的时间
时间的安排应充分考虑主、宾双方都较为合适这一因素，有时若实在难以兼顾，理所当然的应从宾客的方便着想，一般不宜安排在对方的重大节日、重要活动之际或有禁忌的时间。
①根据上司的提议；
②根据其他因素而确定。
③一般不选择在重大节日、假日，涉外宴请还要注意避开对方的禁忌日。
3．确定宴请的地点
如果是官方的、隆重的宴请活动，一般安排在政府、议会大厦或宾客下榻的宾馆内举行。其他组织的宴请，有条件的可在本单位的宾馆或附近的饭店、宾馆内进行。
①要考虑规格，规格高的安排在高级饭店或酒店；一般规格的，则根据情况安排在适当的饭店进行。
②要考虑宴请对象，对文化素质高、有一定身份的宾客，宴请的卫生和环境尤其要讲究。
4．印制分发请柬
邀请宾客参加宴请的请柬可用红色或粉红色卡片印制，写清参加宴会的时间、地点，宴会名称，以及受邀人姓名，如需对方给予回复，应写清“恭候佳复”等字样。请柬要提前送达，以表诚意，也可给对方准备的时间。非正式的便宴可不发请柬，直接打电话做口头邀请亦可。
5．布置宴会厅
宴会厅和休息厅的布置，取决于活动的性质和形式。官方正式活动场所的布置，应该严肃、庄重、大方，不宜用霓虹灯作装饰，可用鲜花、盆景，常青树等作点缀。如配有乐队演奏国歌或席间乐，乐队不要离得太近，乐声宜轻，最好能安排几位主宾都喜欢的乐曲。
宴会休息厅通常放小茶几或小圆桌，与酒会布置相同。
6．菜谱安排原则
宴请时的菜谱要根据宴请的性质，目的，形式与规格，在经费预算标准内合理确定，菜谱的安排一般有四条原则：
（1）主随客好。选菜的依据主要是宾客的口味喜好，选主方的地方特色菜亦可。
（2）搭配合理。包括荤素搭配，营养构成搭配、时令菜与传统菜肴的搭配以及菜点与酒品饮料的搭配，力求合理。
（3）营养平衡。西餐要讲究主菜配菜、海味肉食的协调，中餐应荤素搭配，南北口味搭配。
（4）量力而行。按照经费的预算，合理确定菜肴的品种、数量与价位等。
补充参考：
（1）莱肴的精致可口、赏心悦目、特色突出；
（2）客人的饮食习惯、禁忌；
（3）冷热、甜咸、色香味搭配。
7．合理安排座位和席次
宴请时的座次，尤其是正式宴请的座次，是表达主方对宾客的礼遇和尊重，因此秘书要注意恰当安排赴宴人员座次。总的原则，既要按礼宾次序的原则作安排，又要有灵活性，使席位安排有利于宾主席间的交谈进而增进宾主友谊。
（1）排定座次
宴会一般都要事先安排好桌次和座次，使参加宴会的人都能各就其位。席位的安排也能体现出对客人的尊重。
（2）排定桌次
桌次地位的高低，以距主桌位置的远近而定。以主人的桌为基准，右高左低，近高远
低。
（3）排定座位
①以主人的座位为中心，如果女主人参加时，则以主人和女主人为基准低高远低，右上左下，依次排列。
②把主宾安排在最尊贵的位置，即主人的右手位置；主宾夫人安排在女主人右手位置。
③主人方面的陪同人员，尽可能与客人相互交插，便于交谈，更可避免自己人坐在一起，冷落客人。
④译员安排在主宾右侧。
⑤席次确定后，座位卡和桌次卡放在桌前方、桌中间。
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