商务报告是指针对某种特殊的、有意义的商务目的，向一个人或多个人提供的公正、客观和有计划的事实陈述。报告中所陈述的事实必须与事件、条件、质量、进展、结果、问题或提议的解决方案有关，帮助当事人了解复杂的商业情况，计划进程，解决问题，使上级领导就一系列事件做出决策。
商务英语报告则是以英语语言撰写的商务报告。按种类划分，常见的有：事件调查报告(Investigative Reports)、意见调查报告(Survey Reports)、周报告(Weekly Reports)、月度报告(Monthly Reports)、进展报告(Progress Reports)、市场调查报告(Market Research Reports)、可行性研究报告(Feasibility Reports)等。尽管这些报告都有自身的特点，但它们都遵循商务英语报告总体写作原则。本文不仅详尽介绍了商务英语报告写作的总体原则，还就各种写作方法、写作语气和写作构成等做了阐述。
一、商务英语报告写作的总体原则
在撰写商务英语报告时，应确保报告内容准确无误(Accurate)、简明扼要(Brief)，结构清晰(Clear)，建议明确果断(Decisive)，故简称ABCD原则。具体内容如下：
·内容准确无误：报告的正确性不仅仅是指英语语法、标点符号和拼写，更重要的是其内容要叙述的正确。报告的事实陈述部分既不能因哗众取宠而夸大其词，也不能因其涉及的令人不愉快的消息而低调陈述。实事求是、准确无误是报告写作的重要原则。
·内容简明扼要：报告的长短一般取决于报告的内容及其正式程度。正式报告篇幅一般较长，而非正式报告则较短。不论何种报告，报告的语言必须简洁、流畅，切忌陈词滥调。一份拖沓冗长的报告不仅写时费力，对方阅读更浪费时间。撰写商务英语报告时要尽量避免罗嗦，用尽可能较少的文字，完整、清楚地表达需要表达的意。
·结构清晰明了：用数字、符号标明段落、层次、要点等，加强逻辑性，使读者一目了然。
·建议明确果断：多数报告都有结论和建议部分，是报告的核心。撰写时，应确保报告的结论和建议是经过充分论证而得出的，而且应明确果断，切忌模棱两可。
二、商务英语报告的四步写作法
在撰写报告之前，应做好充分的准备。因此，撰写者不妨应先回答以下几个问题：
· 报告的目的：为什么写这份报告?
· 报告的读者：谁是报告的读者?他(们)知道什么信息?他(们)需要什么信息?
· 报告的素材：撰写这份报告需要收集哪些信息?到哪里去收集这些信息?
· 报告的结构：如何构思报告?如何做到报告结构清晰，便于读者阅读?是否需要自己设计报告的格式还是公司有现成的格式可以参照?
· 报告的写作期限：报告何时须上交?
回答完以上问题后，可以按照以下四个步骤进行运作：
1.收集信息(Collecting Information)：收集信息可以采取口头或书面形式。口头形式包括面对面沟通或电话沟通获取信息等;书面形式指的是用办公室便函(Memos)、电子邮件(Emails)、问卷调查(Questionnaires)等手段向公司内部或外部索取信息。此外，查阅公司的相关材料(如产品目录、价格单等)也属于书面收集信息形式。
2.谋篇布局(Planning the structure)：确定报告写作的目的，对收集到的信息进行整理、分类，删除无关信息。然后按照信息的重要程度进行合理排列，列成提纲。若需要摆放插图或图表，也应在这一阶段确定其在报告中的位置。
3.撰写草稿(Writing the draft)：撰写报告的各个部分，各部分的具体内容在本文第四部分详细讲解。
4.校对编辑(Proofreading and editing)：校对编辑报告写作的最后一个过程也是极其重要的一个过程，很遗憾这一过程往往被人忽视。撰写人写完草稿后应对报告进行全面检查，检查的具体内容包括两方面：一是语言，包括语法、拼写、标点符号、语言风格等;二是信息，包括数据、图表、观点等。检查后，应对报告进行编辑，尽量做到报告便于读者阅读。
三、商务英语报告的写作语气
一般而言，报告大多由下属写给上司，使用的语言多为正式。此外，报告的内容和篇幅也决定了其写作语气比商务信函要正式的多。在撰写商务英语报告的过程中，可以适当多使用一些能提高语言正式度英语语法结构。具体而言如下：
· 使用被动语态，如：The e-Source message will be delivered to the target audience multiple times through multiple avenues.
· 使用复杂词汇，如：The training system incorporates (includes) many visual aids.
· 使用长句子，如：The content and message of the kit will be similar to that sent to conventional outlets, but will be tailored to electronic media and will either be e-mailed to the Webmaster or sent in hard copy and on a diskette.
· 使用名词短语，如：The rectification of this problem can be achieved by insertion of a wedge.
· 使用非人物主语，如：Putting a copy of this CD-ROM in the hands of editors of targeted publications will allow them to see for themselves the features of the State Computer Store.
· 使用分词短语，如：Armed with this information, our customers will be able to identify trends and make strategic decisions in accordance with their agency’s goals.
· 使用动词不定式，如：To streamline the internal approval process, we can e-mail our quote to our purchasing agent for budget approval.
· 使用介词短语，如：With convenient access to Web Services in our online Electronic Product and Pricing Catalog & Order Tracking and Status System, customers can generate sales and service reports upon demand.
