一、控制纸质档案的使用
档案柜一般都上锁，秘书不在时，要锁住档案柜以保护纸质文件。到档案室取送资料时，要有专人负责。
把资料从档案室中取出时，在原来放资料的地方做一个标记，可以记录借出日期、材料名称、借者姓名及归还日期等。
二、控制缩微品档案的使用
缩微品档案的载体和信息是合二为一的，对缩微品信息安全的控制，实际上就是对缩微胶片的安全保管。因此，要保证缩微品档案的信息安全，必须注意：
(1)将存放有缩微品档案的柜子上锁，以防丢失或外人的随便使用。
(2)不能将缩微品原件外借，以防损坏或丢失。
(3)缩微品的存取借用要和纸质档案一样有相应的记录。
(4)存取胶片时戴上手套，或者拿取胶片的两边，避免造成污染、擦痕或留下指纹等。
(5)阅览室最好装有空调设备，保证室内有适当的温度和湿度。
三、控制电子档案的使用
秘书使用的计算机很可能不是一人“独占”，如果是这样，别的使用者就可能会看见他不希望别人看见的资料，甚至被另存盘或打印出来。他们就更容易把它带出办公室了;如果他发了一封电子邮件，这封邮件的内容可能会被发到电子信箱或者告示板上，和他使用同一系统的人都能看到这些信息。因此，电子档案让人没有安全感，容易被人非法使用。
1、必须采取各种措施控制电子档案的使用
1.请上司规定清楚哪些人可以打开这个电子档案。
