1)确定查找内容
确定查找内容就是将利用者的需要转化为各种检索标识的过程。通过对利用者的需要进行分析，把他们的需要转化成概念，这种概念可以借助于检索语言转化为规范化的检索标识，形成各种可以查找的检索表达式。
2)查找操作
档案工作人员采用各种手段，根据检索标识或检索表达式，从检索工具中找出利用者所需档案的工作。
3.档案著录
档案著录是以单份文件或案卷为单位进行的，是对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。档案著录的结果是编制出档案条目，条目是编制档案目录的基础，许多条目按照一定的次序编排组合，就形成档案目录。
