(6)签订书面合同
合同应包括的细节：
① 确定全部会议场地，包括每个房间的名称及可供使用的时间。
② 确定保证的客房间数。 ③ 确定有旅馆提供的免费商品和服务。
④ 说明特殊设备安装活改装,是否需要增加特别人员,服务或设施,并明确开支怎样负担。
⑤ 确定预定和开票手续,包括组织方为宾客承担财务责任的限度。
⑥ 列明应向参加者个人直接收取的费用。
⑦ 指定可以取消预定而不向参会单位收费的一段时间或作后期限。
4、广泛收集会议地点的信息
(1) 会见能作决策的人,有利于以后解决可能出现的问题。
(2) 只要可能,一定要在酒店建议的日期去参观。 (3) 不要出于个人原因再次参观酒店。
(4) 不要带家属同行参观。 (5) 要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至。
(6) 要考虑另外一两家酒店作为备选。
5、实地考察会议地点的注意事项
