秘书论文：简论古代公文及其写作特色
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“公文”，是在人类社会长期发展中产生的，统治阶级用以记叙和传递、保存管理国家政治、经济事务的公务信息的重要工具。我国古代公文，既是古代社会的一面镜子，也是古代文化的一个组成部分，其中不少优秀篇章，至今具有学习借鉴、批判继承的价值，就是那些“糟粕”部分，也是古代社会存在的客观反映，可以考订载籍之得失，补充史传之缺漏。古代公文中包括了大量知识，诸如天文、地理、职官、科举、宗法、宫室、什物、丧葬，以及政治、经济、军事制度与重大活动等，是一笔重要的历史财富，有待进一步发掘。
公文的产生，是随着文字的出现，社会生产的发展与国家(部落)的出现而逐步产生的，是人类由个体信息阶段进入社会信息阶段，出现了“官方”信息的需要后的产物。斯大林说“生产往前发展，出现了阶级，出现了文字，出现了国家的萌芽，更需要有条理的来往书信”，这个说法大体上是正确的。我国素以历史悠久、典籍丰富著称，周恩来同志说过，“中国的档案的历史是世界上最早的，也是最丰富的”。我国的古代公文，从公文信息记述传递和保存的方式方法去划分，大致可分为八个有所交叉的阶段：一、结绳、刻契记事与象形文字公文，约在公元前十七世纪夏代以前，其时中国社会还属于原始公社（仰韶文化）社会前后，还未出现甲骨文，社会需要与产生的"公文"信息量还不很多，而且没有文物确证，只能算一种推测。二、甲骨公文，甲骨文是距今三千多年前殷王室后期利用龟甲、兽骨进行占卜的记事文字，目前出土已在十五万片以上，甲骨文中有不少围绕王室活动为中心的官方文书，诸如战争、祭祖、气象、财产分配等，其结构完整，有事由、情况、办法及占卜时间、“起草”的贞人姓名，已具备公文雏形。三、金文公文，我国石器时代结束，便进入“青铜时代”，约跨夏、商、西周、春秋几个不同时期，到了战国又进入"铁器时代"。这漫长时期中的金文，如西周著名的《毛公鼎》，铭文四百九十七字，记载了周宣王诰戒和褒赏臣下毛公碚事。1975年在陕西歧山还发现了西周后期的四件金文器，有一件铸有两个奴隶主打官司判决词的“朕”(音镇)、“匜”(音仪)，记载下了西周的司法公文。四、简册公文，简牍指竹、木片，集一束简牍用麻绳、丝绳或牛皮筋联串起来叫“简编成册”，可以记载较多的信息。孔子读《易经》曾“韦编三绝”，以及近年来发掘的《云梦秦简》等，均说明从春秋至秦汉都曾用简册以记载大量文字信息，在纸张未普遍流行前，简册是公文记述传递的一种主要形式。五、缣帛公文，即丝织品公文，春秋战国时已有，秦汉时更大量使用，这时的公文已经是用笔书写，并能舒卷，保存及传递都较方便，逐步取代了简册，据《文献通考》记，东汉末董卓破洛阳，曾放纵部下大肆抢掠宫中缣帛公文档案，作成帷帐包囊使用，可见其数量之丰。六、石刻公文，已知最早的石鼓文，据郭沫若考是公元前770年，秦襄公送周平王东迁后的纪功石刻，唐人称“文王之鼓”，分列在十个鼓形石墩上，举世闻名。秦始皇很喜欢到处“立石刻，颂秦德”。朱元璋也把一些制度、规定刻于石上。石刻比较笨重，不利传递，但保存较久，多用于“周知性”公文，后逐步向墓碑方面发展了。七、纸质公文，据考古发掘，我国在西汉末已能造纸，新疆及西安灞桥均曾发掘出汉纸，但当时还不普遍，及东晋末太尉桓玄下令：“古者无纸故用简，今诸用简者，宜以黄纸代之”，公文就都用纸书写了。纸质公文的出现，是一大进步，纸既方便、低廉，又可写较长文章，还产生了公文的折叠、卷轴、骑缝、修改等制度。到印刷术普及后，就更加显示了它的优点，从而延传至今。八、未来公文，包括图片、录音带、录像带，以及使用电脑计算、记载、书写、传递、保存的公文，这个时代正在到来，将会带来公文制度的重大变革。但今天还难以总结，故统称之为未来公文。
古代公文数量浩繁，究竟有多少篇章，无从统计，宋人编撰的《文苑英华》，篇帙达千卷之多。上自肖梁，下迄晚唐五代，选了2200人作品近两万篇，其中除诗赋外，公文为主要部分，选入了不少制诰、策问、判、表、牍、状、疏、露布（即布告）、移文、启、檄、议颂、铭、箴等公文或公务应用文。清人严可均编《全上古三代秦汉三国六朝文》统计到六朝止，共统计了三千四百九十七个作家写的七百四十六卷文章，其中约二分之一以上是应用文；应用文不全等于公文，但大部分是公文或接近公文的“准公文”。到了明清以来，由于时代较近，典籍保存较多，各种中枢及地方档案汗牛充栋，许多档案存放库中，几乎没有人翻阅过，可见古代公文卷帙浩繁，远超过文学作品若干倍。
古代公文的种类、文体，由于历朝体制不同，变化频繁，难以简要地准确概述。大体上周王朝时国家机关较前强化，典章制度也较完备，出现了“典”、“漠”、“誓”、“命”、“训”、“诰”等下行文。春秋战国时又出现了反映时代变革与各国兼并斗争的一些新文种，如“檄移”、“盟书”等。秦汉时代中央集权的封建王朝巩固，对公文名称、种类、用途、体式、行文手续均有严格规定，下行文主要有“制书”、“诏书”、“策书”、“戒书”等；上行文主要有“章”、“表”、“奏”、“议”等。刘勰《文心雕龙》称“章以谢恩，奏以按劾，表以陈情，议以执异”。实际上“章”多为没有多大价值的公式化文章，“表”与“奏”的用途极广，“下言于上曰表”，凡臣下向皇帝陈述事情，诸如论陈、劝请、进献、推荐、庆贺、慰安、讼理、弹劾，几乎都可用。“表”与“奏”实际用途难以区分。“议”则是规划政治，陈述不同意见时用，逐渐向政论文的方向发展。
此后历代还有“启”、“笺”、“牒”、“符”、“贴”、“咨”、“呈”等等上行文，反映了地方机构日益庞大，上行文的应用频率大大超过了下行文。至于专用的财经文书，从战国时期的“木券”到明代的“赋役黄册”，清代的“会计册”，以及专用的政法、军事、外交公文，品种越来越多。清末光绪二十四年(1899年)开始承认了电报文书。农民起义政权太平天国的《天朝田亩制度》、义和团的“传单”等，也属于古代公文中的特殊分支。
公文从本质上讲，并不是文学作品，优秀的公文名篇，诸如秦代李斯的《谏逐客书》、西晋李密的《陈情表》、唐初骆宾王《为徐敬业讨武曌檄》等，固然有着很高的文学价值与卓越的艺术特色。但它们毕竟是为了达到一定的政治目的而写出的实用时文。从公文角度去检验这些文章的优劣，主要应根据它们所达到的最后实践效果，而不仅在于主题意义是否正确，谋篇布局是否谨严，辞章文采是否华丽。一篇公文“文”与“道”再好，却不能实现它的政治目的，达到一定的公文意图，像胡诠《戊午上高宗封事》或岳飞《南京上高宗书》那样落得悲剧的下场，恐怕是不足为秘书写公文时效法的。当然，历史情况是复杂的，我们也不能简单地就事论文，一篇公文的正反作用都还决定于若干社会政治因素，文章价值不能完全看立竿见影的效果。我们也不必把一纸公文的作用估计过高。所谓“一言兴邦”或“半部论语治天下”，正与一部电影可以卖国，几篇杂文可以复辟一样，都是唯心主义的无稽之谈。这里主要是借以说明，研究公文首先要从公文的角度去研究，而不能仅从文学角度去研究罢了。刘勰早就认识到这一点，他说过：“章表奏议，经国之枢机，然阙而不篡者，乃各有故事而在职司也。”像刘勰的《文心雕龙》，实际上已选入了大量公文，也论及了公文的写作要求，然而他却说公文乃“艺文之末途，政事之首要”，不大愿意从政治角度去研究公文，这正是他的高明之处。因为公文学乃是一门科学，这门“科学”的入口，正如马克思讲过的，实际上也是“地狱的入口”，岂止“末途”，实为“险途”，你去赞扬魏征的谏疏，势必要剥掉一点唐太宗的灵光圈，尽管还是肯定了唐太宗，却是朱元璋以至雍正、康熙皇帝都不大喜欢的，又哪有研究几篇小品飘洒自如，悠悠自在。
至于公文写作，既是写作学的一个分支，同时又有相对的独立性，或者说有其自身的特定写作要求和理论体系。首先，公文是公对公的官文书，它与其他文体不同，不是作家个人自由创作的产物。即便某些公文署了作者个人的姓名，或体现了作者的写作风格，例如诸葛亮的《出师表》，然而它仍然是官文书，它首先是下级对上级的上行文，它谈论的是国家公事，诸葛亮不能超越自己的地位身份与职责权限去写《出师表》，也不能违背蜀汉的基本政治纲领去乱提建议、发表政治主张，否则哪怕是诸葛亮，也会碰得头破血流，这是与一般文学作品、学术论文大不相同的。其次，公文的实质是一种工具，它是为了达到一定社会政治经济目的而对客体施加影响的手段。公文主体对客体施加影响的方式不尽相同。下行文主要是靠发文机关的权力，因而常带有强制性。即所谓令出如山，令行禁止。汉武帝颁发《求茂材异等诏》，你下级赞不赞成都得执行，充其量阳奉阴违，而不能公开反对。但也不能单纯以势压人，搞瞎指挥，那并不利于政策的贯彻，所以，也有一套写作学问。古代的上行文则由于所企图施加影响的客体对象是上级，甚至是封建暴君或昏君，这就复杂难写得多，魏征如何进谏于唐太宗，林则徐如何说服道光皇帝下决心禁烟，以及李斯如何谏逐客，李密如何辞官不就，写法是各自不同的，这就产生了很大的学问。而这些学问，主要地并不在于写作技巧，而属于一种"文外"的功夫。这种文外功夫，大致包括形势分析、对象心理分析、利害策略分析与文章内容的可行性分析等四个方面，说到底就是要紧紧围绕行文的目的意图，讲究政策性和有针对性，使之"可行"，才有利于达到目的。在这里，政策性与针对性是比思想性和艺术性更重要的东西，这也是公文与其他文体大不相同之点。第三，前已述及，检验公文写得好不好的标准，主要应看它的实践效果。亦即它是否达到了制订、起草时的创作意图，对读者产生了一定的实际影响。而且这种效果的时效性很强，凡是短期内达不到目的意图，不起作用的公文，应当认为是失败之作，这也是与其他文章不同的(当然，"实际效果"不是简单地指公文所提出的政策措施都能实现，如骆宾王不管怎样写檄文，也不可能推翻武则天，但它的檄文能煽动民心并使武则天看后震动，也属于达到了檄文的效果。)同样，"短期"也是一个相对的概念，不要完全等同于“立竿见影”。相对而言，其他文章的目的性不一定很明确具体，时效性不一定很强。《红楼梦》可以在若千年后引起重视，而且有的把它当成***，有的研究它的佛学、服装、月饼，而公文则不能写得这样模糊、含蓄，否则就是“一纸空文”，时机一错过，就只能进档案库变成“文物”了。
如上所述，政策策略性、针对可行性、时效性这三性再加上思想性与艺术性，或统称为“五性”。构成了公文写作学的主要内容。怎样才能写好公文(当然，这不是指一般事务性短小公文)，就必须把这五个方面当作一个有机“系统”去研究，而不能仅仅说什么“奏议宜雅，书论宜理，铭诔尚实，诗赋欲丽”，只强调文章形式与文人写作个性，或像肖统所说的“事出于沉思，义归乎翰藻”那样，只讲构思、讲文笔，就能提高公文写作水平的。明确了上述公文写作的特殊个性，有助于从整体出发，进一步探讨古代公文在表现手法、写作技巧上的特色，下面仅就四点作一简述。
第一，公文的政策性与针对性
古代优秀公文，在内容上多体现了强烈的政策策略思想，在写作上有明确的针对性，从而能较好地达到它的创作意图，实现它的政治目的。我们试以林则徐《宜重禁吃烟以杜弊源片》分析。在这篇著名的奏稿中，林则徐是怎样向道光皇帝陈述自己禁烟的视点主张的呢?他着重指出鸦片“迨流毒于天下，则为害甚巨，法当从严，若犹泄泄视之，是便数十年后，中原几无可以御敌之兵，且无可以充饷之银。”这是奏稿的核心部分，“几无可以御敌之兵，且无可以充饷之银”这两句话，点出了清王朝如再不禁烟，将会出现的“军队瓦解，财源枯竭”两大问题，而这两点恰好是涉及封建政权生死存亡的关键。正由于击中了要害，道光皇帝不能不多次召见，反复权衡，最后下了“禁烟”的决心。这样简单的几句话，包含了对鸦片战争前夕国际形势的分析，对朝廷内部禁烟与弛禁两派政略的反复探讨，对鸦片危害的充分调查研究与对道光皇帝心理的深入剖析。这样的几句话，既反映了中国人民的正义要求，又是从维护封建统治集团的利益的角度去讲的，策略思想水平也是很高的。不妨设想，林则徐如果只从道义上、理沦上去阐述鸦片之危害，或仅从人民群众受烟毒摧残的角度去提出倡议，哪怕存屈原贾谊之才，文童写得再好，也只能落得屈贾遭遇，不见得有这几句话顶事。这种公文的构思与写法，在现代公文中其实是常用的。我们说:如不进行城市经济体制改革，不但农村经济体制改革难以巩固，而且还可能倒退……；如不制止不正之风，就可能……等等，不都是同一思路、写法吗。 来源:读书人-秘书资格考试
