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古代秘书的官职
贞人这一称呼出现于“甲古文”里，是位首领身边参谋议事制作公文的人，与今天的文书人员有些相似。内史也称“右史”，西周设的秘书官，也称“作册内史”、“作命内史”，主要是记录大事，掌管著作简册。太史是春秋时的秘市人员，掌起草文书、记载史事、编写史书，也兼管图书典籍、天文历法、祭祖等。博士，最早见于战国时期，原指博学通达之士，用来称呼学者。战国后期齐、魏、秦等国先后设博士官，从此博士成了官职名。秦统一中国后，置博士掌古今史事，保管书籍，应对皇帝的咨询，相当于皇帝的顾问和秘书。御史在春秋、战国时期为秘书之职，随王活动，专掌记事。
中国自秦汉以来，历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折，宣布皇帝的诏书等。尚书的设置在秦朝时就已经有了，《宋书·百官上》说：“秦世，少府遣吏四人在殿中主发书，故为之尚书。”又说：“秦时有尚书令、尚书仆射、尚书承。”所谓的“发书”，有两种解释：一说是启发文书，即臣下进呈的奏章，皆由尚书开启审读，向皇帝报告；一说是发布诏制，即皇帝下达的命令文告，都经尚书抄写登记，然后颁发。不管那种说法，都可以看出：“尚书”是皇帝身边亲近的司秘书之职的官员，或者说是皇帝的私人秘书。
秘书丞为秘书省中的秘书长。魏时设立，随唐时协助秘书监及秘书少监管理秘书省具体事物的官吏。秘书郎为魏晋始设，属秘书省，或称秘书郎中，专掌图书收藏及抄写事物。秘书令是三国时曹操设置的秘书人员。东汉末年，曹操封魏王，在自己封国内置秘书令，以区别于朝廷的尚书令。秘书令掌管章奏上书，也兼管图书秘记之事。
长史是秦时为丞相属官，如李斯曾任长史，相当于丞相的秘书长。两汉以后成为将军属官，是幕僚之长。《出师表》：“侍中、尚书、长史、参军，此悉贞良死节之臣。”“长史”指张裔。《赤壁之战》“子输者，亮兄谨也，避乱江东，为孙权长史。”
汉武帝强化君主集权，侵夺“二府”的权力，尚书的职权大大扩张，越来越多的相权转移到尚书的手中。见于两汉史书最早的一例是霍光“领尚书事”，武帝去世后，霍光主持朝政，“领尚书事”成为实际上的宰相。此后，辅政大臣凡有权处理机密政务者，常常兼有此买衔。这就发展成为“领尚书事”制度。“领”，即“治理”之意。“领尚书事”之外，又有“平尚书事”。“平”即“评议、讨论”之意，地位在“领尚书事”之下，对尚书事务具有参议、评议权。西汉的“领尚书事”，除霍光作为特例外，基本上仍然是皇帝的私人秘书。
学士是魏晋时是掌管典礼、编撰诸事的官职。唐以后指翰林学士，成为皇帝的机要秘书，掌管由皇帝直接发出的机密文件，如任免宰相、宣布讨伐令等。唐玄宗时由文学侍从官选充任，北宋始设专职，明代翰林学士为翰林院长。明清时承旨、侍读、侍讲、编修、庶吉士等虽亦为翰林学士，但与唐宋时翰林学士的地位和职掌都不同。如《（指南录）后序》“以资政殿学士行”，这是文天祥辞掉丞相后授予的官职；《谭嗣同》“君以学士徐公致靖荐”，徐致靖当时任翰林院侍读学士，这是专给帝王讲学的官职。白居易、欧阳修、苏轼、司马光、沈括、宋濂等都曾是翰林学士。
辅臣就是皇帝的秘书和顾问。辅臣必须具备两个条件:一是“不得平章国事”，即只“参预机务”，不得侵犯皇权；二是必须听命和顺从皇帝，办事要得力、敏捷、保密。所以明朝开国皇帝朱元障为了自己更好地处理政务，曾置四辅官。以后，他又仿宋制，设殿阁大学，执掌草拟诏谕，并备皇帝顾问，但“不得平章国事”。到了明成祖时，命翰林院编修、检讨等官员进大内在文渊阁值班，并参预机务，帮助皇帝处理大臣的题奏文书。
古代的秘书机构
我国最早的中央秘书机构产生于商朝末年，称太史寮。其职掌为拟写册命、组织祭祀典礼等事务，它仅为秘书机构雏型。太史寮的长官是太史，主管册命、制禄、祭祀、时令、图籍等，既是文职官员的领袖，又是神职官员的首领，其地位仅次于卿事寮。西周初年，政务目繁，太史寮被扩展，有了太史、小吏、内史、外史、御史等不同等级不同职责的秘书官员，承担着拟制、处理文书，保管档案。
东汉末年，曾设秘书监，掌图书档案。曹操受封魏王，在王府设秘书监，改用“文学通识”之士人任秘书令，增加了“典尚书奏事”的职责，负责起草机要命令，已掌管了部分秘书职责。曹不代汉建魏，遂改秘书监为中书，另置秘书监，仍专掌图书秘记。也就是说，此时的中书，是将皇帝机要秘书的职责独立出来。
在古代，“秘阁”指的是内府的一个图书档案机构，汉代以后都由秘书监掌管。“秘阁”一名后来又成为尚书省的别称，尚书省在汉魏时是皇帝的秘书机关。大概在纸张发明以前皇家所藏的图书秘笈大都只是一些刻写有文字的竹木片，而这种藏在秘阁中的竹木片后来也被代称为“秘阁”。
内阁的设立，是宰相制度废除的必然产物。因为中书省及丞相废除后，皇帝政务繁多，不可无辅臣，明太祖于是又设殿阁大学士，作为侍从顾问。不过，他仍事必躬亲，大学士很少能参决政务。到明成祖时，阁臣获得参决机务的权力，内阁制度正式确立。至明宣宗时，阁臣又获得票拟权。此后，内阁权力不断扩大，有些首辅甚至权压六部，俨然是个丞相。关于内阁的性质，历来存在争议。一种意见认为，内阁是皇帝的辅政机构；另有一种意见认为，内阁是皇帝的秘书机构；还有一种意见认为，内阁是兼具秘书型、顾问型和学术型等职能特点的辅助皇帝决策的机构。一般历史书认为明代内阁是为皇帝提供顾问的内侍机构，即秘书机构。阁臣的升降和职权的大小，完全取决于皇帝的旨意。
明清时期，在所有的进士中，一甲三人可直接进入翰林院，二甲和三甲中挑选精英考试才可成为庶吉士，他们的职责是给皇帝讲解经史书籍，并帮皇帝起草诏书，是皇帝的秘书，权力很大，到了明朝中期，更形成了不是庶吉士不能当大学士的惯例。
军机处始设于雍正七年（1729）。因与准葛尔部作战，军报往返频繁，而内阁又距内廷过远，且办事效率不高，为了紧急处理西北军务，“始设军需房于隆宗门内”。军需房是军机处的最早叫法，以后又改为军机房、军机处。
军机处设有军机大臣，雍正帝从大学士、尚书、侍郎以及亲贵中指定充任。还有军机章京，由内阁、翰林院、六部、理藩院等衙门官员中选充。所有这些人都是兼职，他们的升转仍在原衙门进行。军机处没有正式衙署，只有值班房，在隆宗门内，靠近雍正帝寝宫养心殿，以便于军机大臣被召见议事。军机大臣对皇帝负责，他的下属军机章京因系其他部门的官员兼任，他们之间没有隶属关系，很难结成同党。军机处不过是皇帝的秘书班子。
拟缮谕旨是军机处的主要工作。雍正帝每天召见军机大臣，有时一天召见数次，召见时，雍正帝指示各项事件应如何办理，有时向军机大臣询问情况，听取他们的意见，以作出裁决。军机大臣面聆皇帝旨意，草拟文书。上谕形成后，不经过内阁，由军机处直接发给有关官员。
在清代，皇帝的诏令有数种。雍正以后，由内阁传抄发送的诏令，叫做“明发上谕”；由军机处撰拟、抄写、密封发出的诏令，叫做“寄信上谕”。“寄信上谕”因是由朝廷直接寄出，故又称“廷寄”。所寄对象为高级官员，用“军机大臣字寄”的形式寄送；其余则用“军机大臣传谕”的形式寄送。字寄、传谕封函的表面都注明“某处某官开拆”，封口处盖有军机处印信，保密程度非常高。很显然，军机处承办的“寄信上谕”最重要，内阁所办理的“明发上谕”只是一般性事务文书。
归军机处办的事情，不问大小，“悉以本日完结”，绝不积压。这样的办事作风，效率自然较高。寄信方法也是快捷的。军机处根据函件内容，决定递送速度，写于函面，凡标“马上飞递”字样的，日行三百里，紧急事，另写日行里数，或四、五百里，或六百里，并有六百里加快的。这就和内阁发出的“明发上谕”不同了。内阁的“明发上谕”，或由六科抄发，或由有关部门行文，多一个衙门周转，就费时日，保密也不容易，往往被地方官员探到消息，雇人先行投递，在正式公文到来之前，他们已悉内情，作了准备，加以应付。
古代秘书出身的能人
东汉末文学家杨修为曹操主簿，博学能文，非常聪明，悟性高。曹操在许都建造府第，曹操看后在门上写了一个“活”字便走了，众人不知何意，杨修说是府门修得太阔气了。曹操过蓝田到蔡邕旧宅，见墙上有一幅画，上有“黄绢幼妇，外孙臼”八字，手下皆无人能解，唯杨修说是“绝妙好辞”。塞北送了一盒酥来，曹操在盒上写了“一合酥”三个字，置之案头，同样又是杨修猜出谜底是“一人一口酥”。后曹操与诸葛亮大战，接连失利，夏侯问今夜口令时，曹操正在喝鸡汤，随口说了“鸡肋”二字，杨修便知曹操意欲撤军。后被曹操以扰乱军心的罪名斩首。
大书法家虞世南和褚遂良都做过秘书郎。虞世南生于南朝陈武帝永定二年。隋炀帝为晋王时就听到虞世南的名声，打算聘为书记，世南以母老固辞。炀帝即位后，大业（605-618）中累授秘书郎，迁起居舍人。隋炀帝虽然爱虞世南的才气，却并不欣赏他的刚正性格，实际上并不重用他。虞世南入唐时已是花甲之年，先为秦王府参军，不久转为记室，授弘文馆学士，与房玄龄共掌文翰。一次，李世民命他把《列女传》书写在屏风上。当时没有底本，虞世南就默写出来，竟然一字不差。李世民立为太子，虞世南为太子中舍人。公元627年，李世民即位，虞世南被任命为员外散骑侍郎，兼弘文馆学士，当时，虞世南年近古稀，他请求告老还乡，太宗不许，迁太子右庶子，虞世南固辞不受，仍被任命为秘书少监。贞观六年（633）升秘书监，掌管图书著作等事，世称“虞监”。
褚遂良，其父与虞世南并为秦王府十八学士，他是欧、虞的晚辈。贞观初年出仕为秘书郎，史载贞观十二年（638）太宗感叹虞世南去世、无人可与论书，魏徵举荐他说:“褚遂良下笔遒劲，甚得王逸少体。”太宗即日诏遂良侍书，以后备受重视。褚遂良现存楷书作品可分为两个时期，前期有《伊阀佛龛碑》、《孟法师碑》，后期则以《房玄龄碑》、《雁塔圣教序》为代表。此外有传为他所书的墨迹《大字阴符经》等作品。《伊阂佛龛碑》与《孟法师碑》先后书于贞观十五年和贞观十六年，正是其艺术成长的时期。技巧大体来源于北朝楷法，存有隶意，字势端正宽博，用笔劲健多力。
作为一代女皇武则天的心腹笔杆，上官婉儿长期生活在武则天的身边。她一面精心侍奉武则天，一面在宫中执掌制定命令，为武则天代笔草拟敕诏，活跃在政治舞台上。朝中文武大臣、宫内外官宦人等，无不对她另眼相看。据史书记载，尤其到万岁通天年（696）之后，上官婉儿“内掌诏命”，“群臣奏议及天下事皆与之”――政制、诏书、祭拜祝词、官员任免令等等，皆出自她的手笔，百官上奏的表章她也都加以批阅参议。天下大事虽由武则天决断，背后却都有她的一份参与。武则天对她的信任和倚靠程度，远非一般大臣乃至亲生儿女所能相比。上官婉儿几乎终其一生地生活在武则天的身边，从一个罪臣孤女到称量天下才子的女皇秘书，她的成长得自于天赋，得自于环境，更得自于武则天。上官婉儿的女皇秘书生涯，在政治斗争的血雨腥风中一直持续到公元705年。来源:读书人-秘书资格考试
