机关在划定归档范围时，要特别注意以下情况的处理：
（1）联合办理的公文的处理，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
（2）兼职公文的处理，本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职权职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。
（3）内部公文的处理，内部公文尽管没有正式公文的格式，如工作计划、总结、会议记录、调查报告等，但它们真实地的记载了机关的工作活动，应划入立卷范围。
（4）常用资料的处理，机关业务工作接收和收集的有关资料，如重要的公文汇集、资料汇编、统计数字、大事记、刊物和有关书籍等，是日常机关工作的重要工具，其本身并不反映本机关职能活动，因此不属于归档范围。但为方便利用，可将其单独整理，保存备查。
二、不予归档的范围
根据国家档案局的有关规定，不予归档的公文材料包括：
（1）重份公文；即同一公文有几份甚至许多份，包括一式多份的收文或发文副本，为办理而制发的复印件。
（2）无查考利用价值的事务性、临时性的公文。
（3）未经领导审阅、签发的未生效公文，一般公文的多次修改稿（只有非常重要的有查考价值的法规性公文、重要的方针政策公文、长远规划等的历次修改稿可以保存，以反映整个公文讨论、修改的全过程）。
（4）公文起草人为撰写公文而收集的素材公文。
（5）与本机关工作活动无关的抄送类公文、无价值的会议公文等。
（6）一般的人民来信及无特殊保存价值的信封。
以上公文归档和不归档的范围，只是一个通用的范围，具体到各机关的归档范围的制定时，应结合自身职能和业务活动的实际情况，制定明确具体的范围，便于文书人员或档案人员实际操作，保证归档案卷质量。
公文立卷就是按照公文的特征和联系将若干具有共同点和联系密切的公文组合成有机联系的集合体的活动。从公文的组成结构中概括出来的为所有公文都共有的共同点，如作者、内容、地区等，是立卷工作的依据。
立卷工作主要包括两项工作：分类和组卷。
分类是将机关产生的公文按照一定的特点分成若干部分，组合则是把每一小类的局部的公文，按照共同特点组成保管单位。但二者又有相似之处：分类的方法主要是分析，分中有合，其分类结果是将具有不同特点的公文分别集合为不同类别；组卷的方法主要是综合，合中有分；其结果是将具有共同特征的单份公文集合为一个集合体（案卷）。
