从总体上，迎接来宾的礼仪大体上分为两个主要部分。其一，是迎宾前的礼仪准备。其二，是迎宾时的礼仪操作。迎接外国来宾这 的礼仪准备，大致包括以下五个具体方面。
第一，需要确定邀请规格。在正式对外方发出邀请之前，必须首先明确邀请的规格。它的确定，按惯例，主要要兼顾来宾的具体身份与来访的主要目的。在一般情况下，发出正式邀请时，要讲究规格对等。其基本含意是：在正式向外国来宾发出邀请时，我方出面进行邀请的人士的职务、地位、身份、应当大体上与被邀请者的职务、地位、身份相仿。我方出面进行邀请的人士职务、地位、身份既不必较被邀请者为高，但也不应低于被邀请者。例如，邀请外国政府首脑来华进行访问，一般应由我国国务院总理正式向对方发出邀请。邀请外国部长级官员来华进行访问，则须由我国国务院对口部的部长出面向对方发出邀请。
第二，需要排定礼宾序列。又称礼宾次序，它所指的是，在同时接待来自不同国家、不同地区、不同单位的外国团体或个人之时，必须按照国际惯例和本国的常规做法，来排定其尊卑先后的具体顺序，并且据此给予对方以相应的礼遇。目前，我国在排列礼宾序列时一般采用下列做法。一是依照来宾的具体地位的高低来排列其次序。在正式的政务、商务、科技、学术、军事交往中均可采用此种方法。若外国来宾系组团前来，则应按照团长的具体地位来排列其先后次序。二是依照来宾所在国家或地区的名称的拉丁字母的先后来排列其次序。在举行大型的国际会议或体育比赛时，通常可以采用此种排列方法。三是依照来宾抵达现场的具体时间的早晚来排列其先后次序。当各国大使同时参加派驻国的某项活动时，一般采用此方式。四是依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后来排列其次序。在举办较大规模的国际性的招商会、展示会、博览会时大都可以采用这一排列方法。五是不排列。所谓不排列，其实也是一种特殊的排列方法。当上述几种方法难以应用时，便可采用这种排列方法。在礼宾实践中，上述五种方法可以交叉采用。但是，不论采用何种排列方法，均事先向外国来宾进行通报。
第三，必须慎重悬挂国旗。为了维护本国的国家尊严，任何主权国家均不允许在本国国境这内随意悬挂或摆放外国国旗。除国际法的有关规定之外，我国目前仅允许下列五种场合悬挂或摆放外国国旗。其一，是外国国家元首、政府首脑正式到访。其二，是外国贵宾访问期间我国举行重要的礼仪活动。其三，是国际会议在我国举行。其四，是重大的国际活动在我国举行。其五，为在我国进行的国际经济的重要项目而举行的庆典或仪式。在我国境内悬挂外国国旗，是我国给予对方的一项礼遇。依照国际惯例，我国规定：在中国境内悬挂外国国旗时，必须同时升挂中国国旗。在同时悬挂时，其高度要相等，其面积要大致相似，以示彼此平等。悬挂或摆放中、外国旗的常规是：如并排升挂两国国旗，应以国旗自身向为准，以右为上，以左为下。例如，我国举行国宴时，一般将外国国旗悬挂在右侧，而将我国国旗悬挂在左侧。并排升挂三面或三面以上国旗时，依然讲究以右为上。应当按照序列，自右而左，依次升挂。通常，东道国国旗往往居于末尾，即左侧。不过在举行国际会议时，按惯例并无宾主之分，因此东道国国旗不必居后。应当强调的是，因为国旗象征着国家，因此在涉外交往中升挂国旗，绝不容许将任何一方的国旗弄错或挂错。此外，按惯例不允许使用污损的国旗，不准倒挂国旗，不准在墙壁上交叉悬挂或竖挂国旗。
第四，需要拟定接待计划。在接待外国来宾这前，应当认真草拟一份周详的接待计划，以便使接待工作减少周折，可以更好地按部就班地进行。在拟定之前，要充分了解来访者有无特殊的要求。本互助互利、交往对等的原则，在力所能及的情况之下，应当尽可能地满足来访者一切正当合理的要求，并将其列入接待计划之中。在一般情况下，一份外事接待活动的计划，就是指南和行动纲领。这体上包括膳宿安排、交通工具、会见会谈，参观访问，文娱活动，异地浏览，新闻报道、记者招待会、安全保卫、突发事件、礼品准备、人员配备、经费预算等基本内容。正式的接待计划一拟定，应尽快报请上级主管部门批准。此后，应立即报送与接待工作有关的外事、公安、安全、新闻、接待等具体工作部门。在必要时，还须告之我驻外机构。与此同时，亦应将我方接待计划主要内容通报给外方，并听取建议、意见或要求。
第五， 需要掌握人员状况。详而 论之，接待方必须尽可能地对其中主要人物的基本情况有所了解。对于对方的姓名、性别、年龄、婚否、籍贯、民族、宗教信仰、政治倾向、所属党派、职务级别、学历学问、业务能力、专长爱好、主要禁忌等。若来访者以前曾经来华进行过访问，则最好对当时我方的接待规格、接待方案进行必要的借鉴。另一方面，则应当对我方负责接待工作的人员进行精心的选择。在准备接待工作时，必须确定专门负责此事的工作人员。如有必要，还须组成专门的接待班子，专司此事，专负其责。在挑选接待人员时，尤其是那些直接面对外国来访者的迎送人员、翻译人员、陪同人员、安全保卫人员以及司机时，要优中选优，切勿滥竽充数。除了仪表堂堂、身体健康、政治可靠、业务上乘之外，还应将反应敏捷、善于交际、责任心强列入用人的基本条件之。
接待人员一经确定后，要进行专门的业务培训，并要对其进行必要的外事纪律和国际礼俗等方面的教育。迎接外国来宾之时的礼仪操作，通常会涉及到以下三个主要方面。
其一，是举行欢迎仪式。
其二，是举办专门宴会。
其三，是认真话别送行。
