超级整理术:工作效率是整理出来的(泉正人著)(1)

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		超级整理术:工作效率是整理出来的(泉正人著)
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编辑推荐

《超级整理术:工作效率是整理出来的》编辑推荐：上班族最需要的工作技能，史上最超值的整理术，能够解决85%的工作失误！日本“杠杆系列”畅销书作者本田直之大力推荐！如果您经常有这些烦恼：办公桌上总是乱成一团；电子邮箱内堆满邮件却不知所措；经常把文件和资料弄丢；面对重要工作却无法集中精力；工作上总是喜欢拖拉；明明在拼命工作，却得不到老板认可；工作太忙，没有太多的时间花在学习和兴趣爱好上；那么推荐您阅读《超级整理术:工作效率是整理出来的》。所有问题将迎刃而解！

作者简介

作者：(日本)泉正人 译者：孙曼

泉正人，他同时经营不动产门户网站、咖啡店等5家企业；每年读书300本以上；经常去听讲座、上英语口语班、打高尔夫；每个月都去海外视察旅行，演讲；经常在世界各国举办公益性讲座和研讨会；写出了多本畅销书。他1974年出生于日本横滨，获得麻省理工大学斯隆商学院行政管理硕士学位设立了日本最大的独立金融教育机关——日本金融学习株式会社，与朋友共同创建了海外日本人商业网（JBN）。他著有《理财素养》《超级工作法》《金钱的大脑训练》《成功投资力的磨练方法》等畅销书。在日本广受欢迎。今天，他西渡中国，专为你我提高工作效率而来。他叫泉正人。

目录

前言
第一章 为什么我们需要整理
第一节 整理的目的是为了提高工作效率
以“高效工作”为目的并且实践性很强的整理术
第二节 不擅长整理，会拖事业的后腿
不擅长整理人群的常见倾向
整理不需要能力
哪些人适合读此书呢？
只要进行整理，就不会白做功
整理的效果
多出来的时间该如何利用
整理时尝试引进“设计规则”理念
第三节 “超级整理术”的内容
整理的对象是什么
只要设计了规则，不需要记忆力
规则越简单越好
赶紧开始整理吧
第二章 关于文件和办公桌的整理
第一节 如何利用整理术创造出最好的工作环境
把时间花在找东西上很可惜
不要花费时间去记“东西放在哪里了”
学会扔东西吧
用后归还原位很重要
尽量不打印纸质文件
第二节 及时整理资料是为了有效利用信息
文件分为“正在办理状态”和“保存状态”
“正在办理文件”和“需保存文件”的整理方法
统一大小和形状
把正在操作中的文件放进透明文件夹中
托盘的使用方法
重要的已办文件用大文件夹保管
需要暂时保管的东西
第三节 使办公桌成为舒适的工作场所
合理配置办公桌上的空间
有时可以不收拾
第四节 关于书籍、杂志与名片的整理
已读完的书，做好摘录
把有用的内容剪下来后杂志就可以扔了
定期整理名片
第五节 再次弄清楚整理的目的
仔细想想整理的目的
第三章 关于电脑与电子邮件的整理
第一节 充分使用电脑的功能
这个时代，IT知识很重要
把电脑当作自己的“外脑”
把信息集中在一台电脑内
笔记本电脑里该存些什么
用“谷歌桌面”搜索信息
第二节 管理电脑内信息时也用“超级整理术”
文件夹要大致分类
文件的命名很重要
桌面要整理清爽
为正在办理的文件设一个文件夹放在桌面上
备份资料也要整理好以降低风险
第三节 输入信息时也要制定规则
信息靠量取胜，应大量吸收
博客的最新信息用“RSS订阅”收集
定期阅读杂志收集信息
阅览电子杂志时用别的软件
收集信息时要确定主题
用E Memo Pad摘录信息
用TO DO记录需要定期回顾的信息
会议记录的整理也应制定规则，使之更有使用价值
用“日经Telcom 21”收集报纸上的信息
第四节 邮件也用“超级整理术”迅速处理
邮件只读一遍，然后立即回复
早回复，对方也会尽快处理
已读邮件用分类项目进行整理
第四章 关于大脑信息的整理
第一节 忙碌时脑中一片混乱
不确定的事项太多的话，大脑容易混乱
把头脑清空吧
第二节 把将要做的事全部记录在TO DO上
事无大小，尽量多记录在TO DO上
用OUTLOOK管理TO DO
第三节 争取把工作委托给他人
将工作委托他人时的参考基准是“小时工资”
第四节 用检查目录进行整理会更高效
无论谁都适用的规则
第五节 开会也要设定规则
全体参会人员都应知晓会议议题
当场做好会议记录并发送给参会人员
第六节 用规则来判断开展一项新事业的可能性
用检查目录来整理新创意
第七节 规则要彻底执行并持续遵守
如何才能彻底执行并持续遵守
第八节 提高积极性的措施
第五章 关于时间的整理
第一节 用“超级整理术”改变时间的性质
时间的性质发生了变化
第二节 利用TO DO整理时间
设定定期工作任务
创意也要保存进TO DO
规则也要保存进TO DO
根据TO DO不慌不忙地开展工作
有效利用空暇时间
第三节 创造可以集中注意力的环境
一定要有“能够努力工作”的时间段
第四节 打电话也要提高效率
第五节 不要把工作日与休息日分开考虑
后记

序言

前言
要做的工作太多，脑中乱成一团，无法集中精力干好眼前的工作。
虽然制定了工作计划，但从没能按计划完成过工作。
办公桌上乱成一团，经常找不到重要文件。
以为保存在电脑里的资料找不到了，只好重做一份。
上述这些因为一些细节而引起工作不顺、浪费时间和精力的现象，估计我们谁都遇到过吧。
前些年，我也曾为这些现象苦恼过。
当时，我同时经营着三个公司，工作多得忙不过来，感觉很崩溃，有时从早上6点干到深夜12点，仍然无法完成工作任务。
其实我事先已经按照轻重缓急把要干的事情排了序，但是后来不断有其他工作插进来，我的脑中也乱成一团。
明明制定了工作计划，但却从来没能按计划完成过工作。
办公桌和周围到处都是文件，总之，脑中和身边的环境都无法称为“有序”。
这样工作，我的身体很快就受不了了。因为经常硬撑着，有好几次我甚至昏倒在办公室里。
被工作压得喘不过气来的我禁不住想：
“为什么我的工作效率这么低呢？”
“工作没做完的原因，也许是没有及时进行整理吧？”
然后，我给自己定了几个目标：
严格执行事先制定好的工作计划，并且一定要完成。
把自己的工作安排给部下，并且让他们达到和自己做一样的效果。
不把时间浪费在找东西上。
争取安排出工作以外的自由时间。
要想实现上述目标，就要对工作进行更好的“规划设计”。
我就是因为没有把自己的工作和时间安排好、整理好，所以总觉得被工作追赶着，被时间追赶着，最后疲惫不堪。等我有意识地对工作进行“规划设计”后，我发现很多工作都能按计划完成了。
现在，我同时经营着五个公司，每天的工作都很忙，可我还能同时做到每年读书300本以上，经常去听讲座，上英语口语会话班，打高尔夫，每个月还能去海外视察旅行、演讲，这些都算是为自己充电吧。总之，我有了更多的自由时间可以做自己想做的事。
经营企业也是这样，我使用了“超级整理术”后，我的员工工作变得更有效率了，我们的营业额也不断上升。
用最小的努力得到最大的成果
我认为所谓“规划设计”，就是无论是谁，不管实践多少次，都会取得同样成果的系统方法。
卓越的才能与坚强的意志
高学历与性别
超强记忆力
也就是说，不依赖上述能力，用最小的努力获得最大的成果，这就是我的“超级整理术”。当然，这需要制定一些规则，然后只要按规则行事，谁都可能取得同样的成果。
现在，我自己每天就是按照这些规则行事的，我的员工们开展业务也都是按照这些规则行事的。
超级整理术的优点
为自己或公司导入“超级整理术”的最大好处就是：可以获得最适合自己的工作环境。其结果就是：无论是谁，都可以减少时间与精力的浪费，更有效率地开展工作。
当今社会，如果一个公司没有有效的规则，那是无法想象的。那样的话，管理者和员工都会效率低下，即使每天加班到很晚，健康受损，积极性受挫，公司的业绩也无法提高。这样的后果是很可怕的。
也许有些人感觉自己的状态就是这样的，正有些不知所措呢，那么就请读一读这本书吧。
本书的最大目的就是：
教您学会制定高效的整理规则和整理方法，使您获得更充裕的时间，从而提高您的工作能力和工作效率。
第一章， 强调不整理的危险性，明确整理的重要性。
第二章， 介绍办公桌以及文件的整理方法，这是工作的基础。
第三章， 介绍现代人必须掌握的技能--关于电脑与电子邮件的整理方法，教您如何整理并活用那些日益庞大的信息。
第四章， 教您如何整理混乱的大脑，使之不断产生新的创意。
第五章， 时间就是金钱，教您学会整理与金钱同样重要的“时间”，学会相关的理念与方法。
总之，本书中介绍的“超级整理术”并不难，是每个人都可以掌握并通过实践就能够看到效果的。您看，就连以前很不擅长整理的我，在繁忙的工作之余还能挤出时间与精力著书为大家介绍它，可见它是多么有效！
衷心祝愿您能掌握 “超级整理术”，把工作与学习安排得更有效率，让人生取得更加丰硕的成果。如果此书能助您实现自己的事业目标，那么没有什么比这更令人欣慰的了。

后记

估计有不少人因为时间不够用而会发出这样的感慨：如果再有点时间就好了！
但是，除非您认真思考过“如果有了可支配的时间，我将去做什么”这个问题，否则，就算有了自由时间也不知道该做什么的大有人在。
所以说，关键的是要确立目标，明确自己想要做什么。然后再考虑该怎样挤出时间，做自己想做的事情。
关于挤出时间的方法，建议您参考一下本书中的“超级整理术”。
如按照“超级整理术”去做的话，一开始可能会感觉相当困难。
俗话说“万事开头难”。一旦制定好“规则”并执行以后，渐渐地您会发现，您周边的环境和您的思维，会自动地保持在一种被整理得很有序的状态中。
哪怕是从一件小事着手，建议您立即开始参考本书中的方法，进行整理吧。