所谓智能是指集知识与能力于一体的综合体，它可分为科学智能素质和社会智能素质。从根本上说，秘书智能素质是其内才外才的凝聚，它体现出秘书人员知识构成及办事能力。
一、科学智能素质的表现与培养
(一)科学智能素质的表现形式
科学智能素质包括两方面的素质，即专业智能素质和非专业智能素质。其中专业智能素质是运用性、务实性等操作方面的能力，它是秘书取得成效的基础和保证;而非专业智能素质是智力、创造力等具有开创性方面的能力，它在变幻多样的秘书工作中起承上启下的支配地位。
1、专业智能素质方面。专业智能素质包括非机械性操作和机械性操作两方面。非机械性操作是学习理论的过程，简言之即掌握知识，它是从事秘书工作的前提和基础。秘书知识结构除应有本专业紧密结合的基础知识、专业知识外，还应在边缘学科上加以完善，只有涉及了科技、地理、法律、艺术、文学和各地风俗礼仪等方面，个体结构才有自成体系的可能，为成为一个“通才”打下基础，提高非机械性操作能力，多方位地为领导服务。而这方面正是秘书从业人员忽略的一个问题。机械性操作是指运用理论知识操作行动的活动，即应用知识。它与非机械性操作不同在于一个是学习知识，一个是应用知识。可以说，机械性操作是非机械性操作的深化，例如利用所掌握的科技知识进行多媒体操作等等。
2、非专业智能素质方面。非专业智能素质是观察力、注意力、思维力、想象力等智力和创造力方面的能力。它夹于专业智能和社会智能素质之间，是专业智能素质，特别是机械性操作能力在理性思维指导下的上升，它注重于实践但又未运用于实践，即未达到社会智能素质要求的能力。结合秘书工作的特点，秘书要保持高度的观察力、注意力，并对事物进行分析判断，捕捉到与工作相关的信息，领会领导意图;保持敏捷的思维力和丰富的想象力，对所得结果进行研究，注重其实效。
由此可见，非专业智能素质不等同于机械性操作，它不仅强调“操作”，更重要的是它在单纯“操作”的同时具备了更高层次的主动性，即思维力、想象力等智力方面的指导，把总结出的经验为社会智能素质服务。这一素质有利于树立秘书自身成熟、稳重、精干的形象。
