对现代公文的理解与把握

　　现代公文作为一种应用文，在日常工作和生活中，特别是对于在党委、政府部门从事文秘工作的人员来说，具有举足轻重的作用，了解、掌握、使用好现代公文，可以说是每个机关工作人员的基本功、必修课。那么，现代公文有哪些特点？如何把握？笔者结合实际工作，谈一些更具可操作性的认识，以期与大家共同探讨。至于公文的格式、结构等，教科书上写得很清楚，此不赘言。
　　一、 关于公文的语言
　　概括地讲，可以用庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范这六个词描述，至于何为庄重、如何准确等，书上都有具体的解释。笔者想说的是实际运用中的一些其他东西。
　　在词语的运用方面，多用规范的现代书面语言，不用或者很少有口语词、方言词、土俗俚语及生造语词等。这是由公文的性质决定的，用口语词、方言词、土俗俚语及生造语词等既不够庄重，更容易发生歧义，特别是一些法规性的公文，更注重词语意义的唯一性、准确性，否则就降低了公文的权威和作用。譬如，某领导讲话中的一段：“同志们（诸位），2009（牛）年的工作任务（要干的事）十分繁重。让我们（咱们要）更加紧密地团结在以胡锦涛同志为总书记的党中央周围，认真贯彻落实党的十七大精神，坚持以科学发展观统领档案事业发展全局，推动全省档案事业又好又快（又快又好）发展，为实现中原崛起（河南崛起）做出新的更大的贡献！”在这里，括号内的词语，在正式公文中使用就不恰当。
　　公文词语的音节也有讲究。一般情况下，多使用双音节词，显得明快、有力、节奏感强。同时，还常用一些单音节词、多音节的公文专用词和介宾词组、“的”字结构等。单音节词和多音节词如果用得好，能起到更好的作用。譬如，某单位在总结学习实践科学发展观活动的收获时，有这么四个标题：一是把学习实践活动作为提高理论素质的“加油站”，全面掌握了科学发展观的内涵本质；二是把科学发展观作为检验具体工作好坏的“试金石”，找到了档案工作存在的各种问题；三是把不适合学习实践活动的传统教育模式“格式化”，采取了符合本身实际的有效教育方法；四是把科学发展观作为促进档案事业发展的“航海灯”，看清了档案工作科学发展的前进方向。在这里，加油站、试金石、格式化、航海灯就用得比较好，有使人耳目一新之感。
　　在语句的运用方面，句子含义完整确切，具有较强的独立性，关键句脱离上下文不生歧义；过渡句比较少，一般都是直奔主题，直截了当；大多数都有表达公文主题的主题句，这种句子，一般都以标题或者黑体字的形式出现；句子中带有较多的限定性修饰词，特别是在讲到成绩或者缺点的时候，这些限定性的修饰词是不可或缺的。譬如，某单位在总结先进性教育活动存在的问题时是这样讲的：一是理论学习上，党委重视程度比较高、抓得比较紧、要求比较严。但是还存在着个别党员学习时间抓得不够紧、工学偶尔矛盾的问题。二是通过先进性教育活动，收到了良好效果，大多数党员干部纯洁了思想、改变了作风、提高了认识、促进了工作。但是还存在着发展不够平衡的问题。这里的“比较”、“不够”是不能少的，之所以要限制，目的是确保说出的话既不过头，又显得到位。此外，现代公文中泛指性无主句较多，对于这一点，不能严格地按现代汉语的语法要求对待，这种无主句效果更好，如果加上主语，那就有画蛇添足之嫌，可谓此时无“主”胜有“主”，这一点大家要切记；还有就是“是……的……”形式的判断句较多，用以表达作者的见解、态度和解释。
　　在修辞方面，追求准确鲜明、质朴平匀、精炼顺达，反对含糊暧昧，繁冗堆砌，重内在美；修辞以消极修辞为主，重在选词炼句，慎用修辞格。从实际工作中不难发现，现代公文中，使用较多的是排比、对偶、借代等，比喻、拟人、夸张等使用较少。

　　二、关于文内的标题
　　绝大部分公文，尤其是比较大的材料，比如年终总结、工作安排等，每一部分内部都有不同的标题，有的在大标题下还有小标题。可以说，好的标题，对材料的作用是非常大的，能够起到提纲挈领、突出主题、层次清晰、立意新颖的作用。因此，制定好标题势在必行。标题的制定，要注意以下三点。首先，围绕主题定标题。标题是为主题服务的，主题的需要是确定标题的根本原则，主题不需要，再好的标题也不能要。一般来说，一个材料有一个总的主题，而每一部分，都要表达一个相对独立的意思。那么，每一部分的小标题，都要为这一部分的需要服务。其次，简洁明快定标题。标题一般比较简短明了，意蕴集中，以四字组合的比较多，比如，“领导重视”、“重点突出”、“组织严密”等。当然，根据需要，有的材料的标题也比较长，比如，最近有位领导在总结2008年统战工作成绩时使用了“坚持学用结合、突出实践特色，深入学习实践科学发展观活动取得新成果”、“坚持锁定中心、围绕大局，服务科学发展取得新成效”、“坚持以人为本、改善民生，统一战线十件实事取得新进展”等六个标题，这样的标题就比较长，但并不显得多余。第三，工整对仗定标题。一般情况下，材料中的某一部分的标题，其格式、字数、结构都要一致，这样更富于表现主题，显得张力十足。比如，有位省领导在某厅局工作会议上的讲话中有这样几个标题：“头脑清醒，在把握特殊形势上着力”、“围绕中心，在推动科学发展上发力”、“牢记责任，在促进和谐稳定上助力”、“关注民生，在维护群众利益上出力”、“改进方法，在协调各方关系上尽力”，这五个标题的组成结构、具体字数等都一样，很有特色，极具感染力。
　　三、观点的提炼
　　要想成为一个材料高手，关键就在于观点的提炼上。高手提炼观点，同样的事情，总能写出和别人不一样的东西，要么是有新意，别人没有挖掘到；要么是比别人写得更深刻、更细致。从实际工作中笔者感受到，提炼观点要注意以下四点。一是要善于寻找最佳角度。观察问题、思考问题的角度非常重要，如果找到了最适合表达、最能够揭示事物本质的角度，那么你的观点就不存在文不对题的问题。二是要努力发现独特角度。从别人没有发现的角度去挖掘、去揭示、去描述，你的观点一定是新颖的、独特的，这就需要充分利用求异思维。三是要对旧材料、旧事物进行新发掘，横向上多联系，纵向上再深入，就可能找到一些以前没有发现的东西。四是在文字的组合上多思考，总结出一些有规律的东西。下面这段文字是某单位在先进性教育活动中对分析评议阶段主要做法的总结：一是抓好载体，广泛征求意见。努力在求深、求真、求实上下功夫，做到“四个延伸”、抓好“六个载体”、突出“五个重点”。“四个延伸”即征求意见向市、区档案局（馆）延伸；向省直部分厅局、企事业单位档案部门延伸；向离退休老干部延伸；向群众代表和服务对象延伸。“六个载体”即开通热线电话、设立意见箱、发放征求意见表、组织谈心、召开座谈会、开展专项调查，并做到六个载体联合驱动。“五个重点”即突出征求学习贯彻“三个代表”重要思想、加强执政能力建设、创新意识和精神状态、党性观念和组织纪律、艰苦奋斗和廉洁自律等五个方面的意见，使征求意见工作横到边、纵到底。经汇总整理，共征求不同意见58条。二是敞开心扉，开展谈心活动。把握谈心具有个别性、随时性和双向性的特点，做到“三个充分”，即谈心之前，工作准备充分。要清楚跟谁谈、谈什么、怎么谈，以及谈话的时间、地点；谈心之中，思想准备充分。强调要具备“五心”，即要有诚心、真心、关心、爱心、虚心；谈心之后，彼此了解充分。通过谈心活动，同志之间敞开心扉，畅所欲言，化解了矛盾，增进了团结，彼此融洽了，同志之间和谐了。整个过程中，按照规定谈心范围，做到领导带头，坦诚相见，特别是局级领导谈心都在20人以上。三是找准原因，认真撰写党性分析材料。每名党员都在“三查”（自我对照查、党员互相查、群众帮助查）的基础上，写出问题准确、剖析深刻、态度鲜明的党性分析材料。强调分析材料要有“四度”，即有高度、有深度、有力度、有端正的态度。提出“七个重来”：格式不规范的、问题找不准的、原因分析不深刻的、努力方向不明确的、只讲成绩不讲问题的、只强调客观原因不分析主观原因的、只谈表面想象不深挖思想根源的一律推倒重来，确保了党性分析材料的质量。省委副秘书长、局党委书记刘伟同志专门把自己的党性分析材料印发给各支部，广泛征求意见。四是认真召开专题组织生活会和民主生活会。对待专题组织生活会和民主生活会，我们紧密联系自身的思想和工作实际，查问题要做到“三从三找”：从思想作风中找不足、从工作实践中找差距、从存在问题中找教训。自我批评要做到“三讲三不讲”：讲问题、讲原因、讲努力方向；不讲成绩、不讲优点、不讲功劳。批评同志要做到“三诚三无”：心诚、话诚、帮得诚；无私心、无偏心、无害心。从这段文字中我们可以体会到，提炼观点之必要。归根结底，要想出思路、出观点，那就要有学识、多思考、善总结。
　　四、写作的程序
　　这个问题似乎不是那么重要，但对于写材料的人来说，又必须非常熟悉。从实践中可以看出，公文写作的程序，大致有三个阶段。一是准备阶段。从接受任务到开始起草就是准备阶段，这个阶段中，有三件事必须要做。第一，在确实弄清任务（什么任务、什么用途、什么要求）的前提下，征求主要负责领导的意见，了解领导的思路和要求，做到符合领导的口味，以免走弯路。这一点是初学者容易忽视的问题。初学者往往一受领任务就动笔起草，想早点完成任务，辛辛苦苦写完了不合领导意图，被枪毙了，还得重写，欲速不达。有一种情况也会遇到，那就是去问领导有什么思路要求时，领导什么也没说，或者说“你先弄吧”。这种情况下，要主动把自己的思路向领导讲一下，征得同意再写更好。第二，最大限度地搜集素材，把可能用到的东西尽可能的搜集到、占有了，以备所需。现在都是电脑办公，很多东西都在电脑里，可以把可能用到的东西临时打包放在一起，用的时候也很方便。第三，列出一个理想的写作提纲。提纲越详细，起草的时候就越省事，提纲就像盖楼的框架，“框架”竖起来了，其他的就是填“砖头”。二是起草阶段。前期的准备工作就绪后，关键的就是起草了。起草是个苦差事，经常写材料的都深有体会。起草的过程中一定要处在一个安静的环境中，不受干扰，全心投入。一般来说，起草有两种方式，一种是一气呵成式。这种方式好处是比较连贯，思路的连续性较强，适合于起草中小型的材料。另一种方式是间断式，写一部分停一停，思考一下再写。这种方式的好处是目的性更强，不易跑题，适合于起草大型的材料。三是修改审稿阶段。这一阶段，要对成型的材料初稿进行认真的修改，修改内容包括语言文字、主要内容、篇章结构三个方面，修改方式包括自己修改、请人修改、领导审改。最后定稿打印，签发文件。
　　当然，一般来说，大型的材料，都要成立一个写作班子，思路、提纲等都是集体研究确定的，每人负责一部分，最后由一个人统筹。