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(2010-09-03)
诚洽业务
有些来访者所谈属某些工作业务，对这些来访者，秘书人员的接待礼仪应是：
(1)妥善接待
无论是事先有约的还是不速之客，秘书人员都必须向来访者作自我介绍，并同时打招呼问候。倘秘书人员的办公桌在办公室门口，就不一定非站起身来说话，尤其对年轻人或对与自己年龄相仿的人，此时不必太拘礼。但当对方伸出手来则应起身伸手与之相握。假如来访者在打完招呼后没有马上提供自己的信息，秘书人员可以问： “我能帮你什么吗?”如果是原本约见的客人。秘书人员的表现要更热情些，应立刻向领导通报客人的到来，并引导客人去见领导或替客人安排好恰当的地方等候领导。
(2)弄清来意
有些不速之客只是某公司的推销员，只要礼貌地回答几句就可以了，但不妨通知门房或传达室，以后不要让这些人进入办公区域。有些来访者愿意说出自己来访目的，秘书人员弄明白后，可相机处理。倘来访者一心认准了要见领导，却不说什么事，秘书人员应明确告诉对方，“领导每见一个人都要求事先了解情况，你不说明你的情况，我就没法为你安排，你能不能告诉我一个大概的情况呢?” “你可以不告诉我具体内容，但你是否应该将主题告诉我呢? 这样我才能转告领导，为你安排呀。” 对那些执意不肯吐露真情的造访者，秘书人员应予挡驾而不可无奈地为他引见领导，这样做往往将领导推向一个没有意义或没有准备的话题前，不利领导工作。
(3)营造气氛
冬天，来访者帽子围巾一大堆，雨天，来访者雨衣雨伞湿淋淋，进入办公室后，来访者可能会觉得尴尬。这时，秘书人员应主动告诉对方把东西放在哪里合适，使对方感到放松。假如领导不在或有别的事需要来访者稍等，秘书人员不能将来访者，晾在一边，而应主动与之交谈，或问一下客人有无要办的其他事，如打个电话等等，并主动为其提供方便。也可准备一些书报杂志，让客人随便翻阅，以使其情绪稳定。但与客人谈话时，注意不能将工作中具体的内容、领导个人的最新信息告知对方，只能笼统地谈一些客套类的话，以防交谈中不慎泻密，引起麻烦，或使领导在与来访者交谈时陷于被动。
(4)热情送客
客人谈完事情告辞，领导会让秘书送客，有时秘书人员可根据具体情况提醒领导准备另一个约见或出席某一个会议——也是委婉提醒来访者离开——有时领导会与秘书人员事先约好怎样结束与来访者的交谈，客人此时总会知趣地告辞。秘书人员应帮助客人收拾东西，但不要动客人的包。应将客人送到电梯口或大楼门口，对不熟悉此地的客人，要为他们指点行走或乘车路线，并微笑地向客人道“再见”，等客人转身走开或上车，远离双方视线后，秘书人员才离开回办公室。
