奥运村空间规划和物资信息管理系统已经不是所谓传统意义上的信息管理系统，它可以让非专业人员非常直观、可视化地看到所服务目标的各种变化带来的影响和要求。
北京奥运村管理的挑战在于，各方面参与项目的人很多，工作人员构成比较庞杂，所以需要一个非常直观、非常简单的信息交流系统
对于任何一届奥运会，奥运物流对于成功举办奥运会有着举足轻重的作用，但奥运村客户群体比较复杂，物资需求品种多、数量大，奥运村内的空间单元多、物资进出频繁、作业集中程度高、运行周期长等诸多因素使得该项工作变得并不是那么轻松。 ;
从第25届巴塞罗那奥运会开始，历届奥运会的主办者就在不断加大对物流的管理力度。但是，单纯地增加管理人数并不能从本质上简化这一繁琐的任务，因此在这次北京奥运会上，为保证奥运村物流项目的高效有序运行，做到物资进入、移动、运出的准确、高效、有序，库存的合理控制和管理。
北京奥组委采用一种全新的数字化的方式来对奥运村的物流和空间规划进行管理，帮助奥组委后勤保障部门能够最快速的响应，满足来自各个国家运动员、官员，来自入住方面的要求和需求，并且提供更好的服务体验。
奥运村管理更具挑战性
奥运村共有42栋公寓楼、1万多间客房，它要在奥运会期间接待来自于204个国家接近16000名运动员和官员，而这204个国家的16000名运动员和官员，因为他们宗教信仰、生活习惯的不同，对很多房间具体的布置都有一些特定的要求。
残奥会运动员代表是7000多名。奥运会结束之后，整个奥运村要从奥运会居住环境转移到适合残奥会使用的环境，而残奥会运动员因为不同的身体情况，他们的要求更加复杂。这就意味着整个奥运会后勤保障部门要在规定的时间内对几千多间客房实现快速的转换，进行物资的移入和移出。
运动员整个入住的时间其实是非常短，在这个过程中，他们的需求是实时的变化。他们一旦提出更改需求之后，后勤保障部门要能够根据他们的要求快速地响应。比如说房屋内设备的变更，移入移出，这后面将产生大量的人力物力的投入，大量物资变更的要求。
另外，各个职能部门在奥运村里面的空间需求 不一样，布局、物资需求也不一样。各代表团和运动员的需求是多种多样的，这些信息怎么把握？这是一个难题，要把它记录下来，如果需要修改也可以修改更新，并且能够实时的反映到数据库资料里，就节省了大量的人力物力做录入工作和统计工作。原北京奥组委奥运村部物流副经理吴绍连告诉记者，这些情况在每届奥运会都能够遇到，无论悉尼也好，雅典也好，他们的转换期都不低于一周，而我们却只用了26个小时。
北京东经天元软件科技有限公司总经理汪逸告诉记者，北京奥运村管理的挑战还在于，参与各方面的项目的人很多，工作人员的构成来自各行各业，所以需要一个非常直观、非常简单的信息交流系统。
全新的数字化体验
整个奥运村有12个居民服务中心，各个代表团和运动员有了需求就到居民服务中心去提。村里设有一个后勤客户服务中心，负责收集由各居民服务中心上传到客户服务中心的需求信息并向后勤各运行团队下达工作单指令。
当某个运动员发现房间的桌子坏了需要维修时，到居民服务中心告诉工作人员，居民服务中心的工作人员再电话通知后勤客户服务中心；接到电话后，后勤客户服务中心工作人员录入一个工作单，并自动的发送到相关的职能部门，职能部门会派人做服务，服务完之后在工作单里会消掉。
这一看似简单的过程，但是奥运会这种环境下，要确保“零投诉”背后却有很多复杂的工作要做。“而这一切在以往的历史上实现起来是有困难的，而且难度非常大，中间不可避免的造成一些需求的不能满足，或者一些物资错误的部署。”欧特克中国区工程建设行业总监李邵建如是说。
面对复杂的奥运村物业管理的需要，奥运村空间规划和物资信息管理系统采用了Autodesk最新的3D设计及数据库技术和协同作业技术，将奥运村空间规划及设施以3D图形方式创建BIM（建筑信息模型技术）数据，实现了在虚拟的世界中进行现实的奥运村的物流管理，显著提升了庞大物流管理的直观性、降低了操作难度，得以让奥运村物流管理在物资品种多、数量大、空间单元复杂、空间单元及资产归属要求绝对准确、物资进出频繁、作业集中度高的情况下高效、有序和安全地运行。
吴绍连介绍说，这个系统的核心功能是图形与数据库同步联接，自动生成数据表。比如前期的移入工作，一万多个空间单元、几十万件家具电器，这些物件需要一个完备的信息和方案，这就是通过这个系统完成的。每个空间单元一图一表，每一张图都是三维立体图，对应一张数据单，然后安排人贴在相应的空间单元上，家具供应商据此做移入的工作，后面的核查也按照这个查，统计数据自然生成。
李邵建告诉记者，这些工作单不是简单示意图，而是根据真实环境模拟的三维模型图。三维信息模型核心点是，所有的数据都是数字化导入的，比如说房间的格局，房间的模型，所有物资器材信息都是数字化导入进去。如A厂商生产的办公桌和B厂商生产的写字台在这里面体现是不一样的，所有的物资都被数字化的导入到真实的基于真正奥运村房间布局和楼宇布局的三维模型中去。这里有一个协同的平台，他们是需要协同完成，不同的管理方，比如水电的，设备的，其他后勤部门，不同的管理方必须通过这个平台交换数据，通过各个部门的协作，最终让这房间无论从各个方面都符合代表团官员和运动员的要求。
奥运“遗产”可以复制
奥运村空间规划和物资信息管理系统已经不是所谓传统意义上的信息管理系统，它可以让非专业人员非常直观、可视化地看到所服务目标的各种变化带来的影响和要求。
由于数据中心、建筑规划信息、建筑模型的信息都数字化在这个系统当中整合在一起，可以根据对这个活动或者整个物业的要求去模拟它，模拟动态情况。例如，运动员大概会提什么样的要求，如果提出这样的要求能否应对，怎样调整后面物资的配比，如何安排物资的分布、物资的配送，等等。奥运村服务人员在可视化的界面下，根据模拟出来的结果做实时的分析，大大提高了判断的能力和响应的速度。
奥运村可视化物流管理是一次性项目，但是这种需求应该是一个普遍性和广泛性的，特别是在城市化越来越多的时候，有大量的商业活动、居民的活动都会与此相关，其运用面是非常广泛，其成功的经验可以复制到目前面临的各种相关需求中。
李邵建介绍说，欧特克跟中国非常有标志性意义的大型商用综合性的项目有过接触，例如有大型的会展中心、餐饮、商铺还有大量的写字楼，经常需要面临奥组委这样的物业管理的挑战，从维修到公司里面的进出、展会人员的进出，疏散、安全的考虑，都需要这样的数据信息模型帮助他们模拟分析，帮助进行单位最大化的降低成本，保证效果。
