制作公文，是推行公务必要的工具，如何将处理公务的意思，表现出来，是初任公职者最头痛的问题；现职者可以翻阅档案，可以请教同僚；甚至于经由主管的修改，揣摩公文制作的道理，久而久之，自然成为「案牍老手」。
由于时代的进步，未来利用网络传递公文，乃必然的趋势。因此，凡在网络传送上，可能产生扞格之处，必须所有调整。身为现代的公务员，除了要掌握撰拟公文的原则及要领外，也要对网络传递、排版技巧、档案运用等相关计算机常识，所有认识，才能让公文成为提高行政效能的工具。
兹先将公文的基本概念，分述如下：
一、公文的意义：
公文程序条例第1条规定：「称公文者，谓处理公务之文书……。」由此得知，公文必须具备以下两个条件：
1、实质条件：须为处理公务所制作的文书，才能称之为「公文」
2、形式条件：处理公务所制作的文书，必须具备公文程序条例所规定的程序与格式。
二、公文的类别：
公文程序条例第2条规定，公文分为6类：
1、令：公布法律、任免、奖惩官员，总统、军事机关、部队发布命令时用之。
2、呈：对总统有所呈请或报告时用之。
3、咨：总统与国民大会、立法院、监察院公文往复时用之。
4、函：各机关间公文往复，或人民与机关间之申请与答复时用之。
5、公告：各机关对公众有所宣布时用之。
6、其它公文。
三、公文的区分：
为了印信的使用及彼此称谓与用语，公文仍有必要依照发文者与受文者之间的关系，区分为「上行文」、「平行文」、「下行文」三种。
1、上行文：下级机关对上级机关有所请求或报告时所使用。
2、平行文：同级机关或不相隶属机关间行文时所使用。
3、下行文：上级机关对所属下级机关有所指示、交办、批复时所使用。
四、文书处理程序：事务管理规则第10条规定，文书处理程序分为下列各步骤：
1、收文处理：签收、拆验、分文、编号、登录、传递。
2、文件签办：拟办、送会、陈核、核定。
3、文稿拟判：拟稿、会稿、核稿、判行。
4、发文处理：缮印、校对、盖印及签署、编号、登录、封发、送达。
5、归档管理：依档案法及其相关规定办理。
五、制作公文的基本原则：公文程序条例第8条规定：「公文文字应简浅明确，并加具标点符号。」兹分述如下：
1、简：就是简单之意，公文应力求言简意赅，切忌累赘繁琐、言不及义，甚至于能用一段完成者，不必硬分为2段、3段，能用一个字者，绝不用两个字；能用一句话者，绝不用两句话。
2、浅：就是浅显之意，公文应力求简浅易懂，切忌舞文弄墨、艰深费解。
3、明：就是清楚之意，公文应力求正确清晰，切忌偏差歪曲、文义晦涩。
4、确：就是肯定之意，公文应力求语气坚定，切忌模棱两可、似是而非。
5、现代公文应正确使用标点符号，以免受文者曲解文义，贻务公务。
※附记：公文虽分为令、呈、咨、函、公告、其它公文6种，但一般机关极少用呈及咨2种公文；再者，其它公文中也仅常用签及书函2种。
六、公文用语及用词
（一）语词：
1、条文中如仅有一连接词时，须用「及」字；如有二个连接词时，则上用「与」字，下用「及」字；不用「暨」字作为连接词。
2、条文中之「省市政府」或「省政府及直辖市政府」用语，均改为「省（市）政府」。依此体例将「县市政府」改为「县（市）政府」；将「乡、镇公所」改为「乡（镇）公所」；将「乡、镇（县辖市）公所」改为「乡（镇、市）公所」；将「乡、镇（市）、区公所」改为「乡（镇、市、区）公所」。
3、引用他处条文，其条次系连续者，则用「至」字代替中间条次，如「第三条、第四条、第五条」，改为「第三条至第五条」。项、款、目之引用准此。
4、条文中「第×条之规定」字样，删除「之」字，改为「第×条规定」，项、款、目准此。
（二）标点符号：
1、标题不使用标点符号。
2、有「但书」之条文，「但」字上之标点使用句号「。」。
3、「及」字为连接词时，「及」字上之标点删除。
4、「其」字为代名词时，其上用分号「；」。如「其组织以法律定之」，「其」字上，须用分号「；」。
（三）法律统一用字及用语：
公文亦属广义法令的一部分，凡是法律所规定之事项，公文最好也能加以遵守。依照《事务管理手册》规定，拟订法律条文，某些争议文字及用语，须使用统一用字及统一用语。有关法律统一用字，请参考「法律统一用字表」；有关法律统一用语，请参考「法律统一用语表」。
法律统一用语表
用字举例 统一用字 曾见用字 说明
公布、分布、颁布。 布 布
征兵、征税、稽征。 征 征
部分、身分。 分 份
帐、帐目、帐户。 帐 账
韭菜。 韭 韮
矿、矿物、矿藏。 矿 鑛
厘订、厘定。 厘 厘
使馆、领馆、图书馆。 馆 舘
谷、榖物。 榖 谷
行踪、失踪。 踪 踪
妨碍、障碍、阻碍。 碍 碍
剩余。 剩 剩
占、占有、独占。 占 占
抵触。 抵 抵
雇员、雇主、雇工。 雇 雇 名词用「雇」。
雇、雇用、聘雇。 雇 雇 动词用「雇」。
赃物。 赃 赃
黏贴。 黏 粘
计画。 画 划 名词用「画」。
策划、规划、擘划。 划 画 动词用「划」。
并。 并 并 连接词
声请。 声 申 对法院用「声请」。
申请。 申 声 对行政机关用「申请」。
关于、对于。 于 于
给与。 与 予 给与实物。
给予、授予。 予 与 给予名位、荣誉等抽象事项。
纪录。 纪 记 名词用「纪录」。
记录。 记 纪 动词用「记录」。
事迹、史迹、遗迹。 迹 迹
踪迹。 迹 迹
粮食。 粮 粮
搜集。 搜 搜
烟叶、烟酒。 烟 烟
尽先、尽量。 尽 尽
麻类、亚麻。 麻 麻
电表、水表。 表 表
擦刮。 刮 括
拆除。 拆 撤
磷、硫化磷。 磷 磷
贯彻。 彻 澈
澈底。 澈 彻
祗。 祗 只 副词
（四）公文用语是制作公文的基础，除须按规定使用外，如何运用，兹分述如下：
1、期望用语：
「期望用语」就是发文者对受文者表达期望的用语，依规定，期望用语以用在「主旨」为宜，不在「说明」、「办法」内重复加以使用。期望用语是由「请」、「希」两字，配合「查照」、「鉴核」(「核示」)、「备查」(「核备」)、「照办」、「办理见(惠)复」、「转行照办」......等交叉汇编而成。包含以下12个期望用语：
?请查照：表示发文者行文给受文者，请受文者查明后依文中所述办理，此一用语多在平行文。
?请照办：表示发文者行文受文者，请受文者依文照办，此一用语多用在下行文。
?请办理惠复：表示发文者行文受文者，请受文者办妥后回复发文者，此一用语多用在平行文或上行文。
?请办理见复：表示发文者行文受文者，请受文者办妥后务必回复发文者，此一用语多用在下行文或平行文。
?请核示：表示发文者行文受文者，请受文者核定，以便发文者依核示事项办理，此一用语多用在上行文。
?请鉴核：与「请核示」意思相同。
?请核备：表示发文者为尊重受文者的关系，在决定从事某项事情之前，行文受文者报备，受文者同意后，再进行工作，此一用语多用在上行文。
?请备查：表示发文者为尊重受文者的关系，在决定从事某项事情之前或同时，行文受文者报备，此一用语多用在平行文或下行文。
?请转行照理：表示发文者请受文者转行其所属之单位办理，此一用语多用在平行文或下行文。
?希照办：表示发文者行文受文者，希受文者依文照办，此一用语多用在下行文。
?希办理见复：表示发文者行文受文者，希受文者办妥后务必回复发文者，此一用语多用在下行文。
?希转行照办：表示发文者希受文者转行其所属之单位照办，此一用语多用在下行文。
2、称谓用语：
(1)直接称谓用语：表示发文者行文受文者，如何称呼受文者，又如何自称。
? 有隶属关系之机关：上级对下级称「贵」；下级对上级称「钧」；自称「本」。例如：考试院对铨叙部称「贵部」，自称「本院」；铨叙部对考试院称「钧院」；自称「本部」。
? 对无隶属关系之机关：上级对下级称「贵」；下级对上级称「大」；平行称「贵」；自称「本」。例如：考试院对内政部称「贵部」，自称「本院」；内政部对考试院称「大院」；自称「本部」。又如：考试院对行政院称「贵院」，自称「本院」；内政部对考选部称「贵部」；自称为「本部」。
? 对机关首长间：上级对下级称「贵○长」，自称「本○长」；下级对上级称「钧长」；自称为「职」。例如：行政院院长对内政部部长称「贵部长」，自称「本院长」；内政部部长对行政院院长称「钧长」；自称「职」。
? 机关(或首长)对属员称「台端」。例如：局长对本局职员称「台端」，自称「本局长」；职员对市长称「钧长」；自称「职」。
? 机关对人民称「先生」、「女士」或通称为「君」、「台端」。机关致民众公文，男性称「先生」，女性称「女士」；来文所署姓名无法分辨性别时，称「君」。至于本文内无论男女，均可称之为「台端」。
? 机关对对团体称「贵」；自称「本」。例如：市政府对消基会称「贵会」，自称「本府」；消基会对市政府称「贵府」；自称「本会」。
(2)间接称谓用语：所谓「间接称谓用语」，就是发文者行文受文者，文中提及第三者(机关或个人)时，如何称呼第三者。
? 对机关、团体称「全衔」或「简衔」，如一再提及，必要时得称「该」。例如：行政院行文内政部提及行政院环境保护署，可称「行政院环境保护署」(全衔)或「环保署」(简称)；如一再提及，可称「该署」。至于简称须习用有素，不可任意称之，例如：行政院原子能委员会简称为「原能会」，不称「原委会」或「能委会」；行政院公平交易委员会简称为「公平会」，不称「公交会」。
? 对职员称「职称」。例如：考试院行文内政部提及行政院新闻局某位科员，可称「行政院新闻局(或新闻局)科员○○○」；如一再提及，可称「该员」。
? 对个人一律称「先生」、「女士」或「君」。例如：考试院行文内政部提及民众李四，可称「李四先生」或「李四君」；如一再提及，可称「该先生」或「该君」。
