秘书介绍自己的方法主要取决于两个因素：
一是确定电话是内线还是外线;二是能否清楚接电话的人是谁。
如果打外线，秘书不认识对方，应作详细的自我介绍，如“您好，我是刘海。天地公司销售部的秘书。”
如果打内线，秘书可区别对待。以下几种自我介绍可视不同情况采用。
“我是刘海，王先生的秘书。”
“我是销售部的刘海”
“李涛先生，您好，我是刘海。”
秘书在电话接通并作了自我介绍后，要简明扼要地说明通话目的。在请接电话的人传呼自己要找的人时，要有礼貌。如果估计到这次通话的时间较长，应在通话开始时就询问对方此时是否方便长谈。如果对方愿意谈但此时不方便，秘书要有礼貌地请对方指定下次通话时间。
打电话时，若恰巧要找的人不在，或不能来接电话，秘书可用协商的口气请接电话的人转告。留言时要说清自己的姓名、单位名称、电话号码、回电时间、转告的简要内容等。
在对方记下这些内容后，千万不要忘记问：“对不起，请问您怎么称呼?”对方告知的姓名要用笔记下来，以备查找。
