三、高校法学实践教学楼案管理盼工作内容
为使档案管理工作规范有序地开展起来,安排专人负责档案管理是很有必要的。如果条件不允许,也可以安排法律实践教研室具体承担档案管理工作,或者也可以委托资料室兼管档案工作。档案管理工作内容主要包括以下几项。
1.实践教学档案的收集。每一个实践教学环节结束之后,指导教师负责对归档材料进行内容上的实质性审查,合格后填写导师评议意见,提交实习档案管理员,并在归档材料移交登记表上署名,证明移交材料审阅合格,以及归档材料已经移交档案员归档保存,以便厘清档案遗失损毁的风险责任。
2.实践教学档案的整理。档案管理应该“重视文件的随办随归”,接收归档材料之后,档案管理员要对归档材料的排蒯颐序进行检查,统一编排页码,填写并打印标准的材料封面,统一进行装订。整理好的档案材料要以班级为单位,根据组别顺序排放。最后,档案员要整理出归档材料统计表和档案索引,以便于今后查找和取用方便。
3.实践教学档案的保管。实际工作中,教学评估检查一般以近三年档案材料为审查内容,而且教学单位总结研讨实践教学工作时,也一般以最近几年归档材料为参照。考虑到这一点,档案室可以设置两个档案存放柜,其中一个存放近三年的实践教学档案,供随时方便取用,另一个存放三年之外的过往档案,这些档案使用率较低。档案保管工作的主要职责是防止档案材料失火损毁、受潮霉变和虫蚁蛀蚀,确保档案材料的完好。
4.实践教学档案的取用管理。“藏”与“用”是档案工作的一体两面,档案材料的保存是为了更好地利用,为教学工作服务。前已述及,在总结实践教学工作时,实践教学档案是主要的资料依据,而在迎接上级单位教学评估检查时,这些档案材料则是重要的材料支撑。为了规范档案材料的取用管理,档案室应准备“教学档案取用/归还情况登记表”,做好档案取用、归还情况记录,避免教学档案的遗失。
高校法律实践教学工作应该有头有尾,善始善终。作为实践教学工作的最后一个环节,教学档案管理对于实践教学工作的规范有效开展有着重要意义。工作要做好,还要以看得见的方式做好,教学档案管理就是“以看得见的方式做好工作”的关键步骤。