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一、上司不在时的工作
上司的工作一般都很忙，经常因开会、外出、出差而不在公司。当上司不在公司的时候，秘书应注意以下问题：
1、如果上司是出差在外地，那每天应在事先约定好的时间联络。
2、如遇有紧急事件，应马上与上司取得联系，请求指示。
3、在处理上司交办的工作时，严格按上司指示的范围办。
4、如果是替上司处理个人私事，就要替上司严格保密。
5、不要随便将上司的出差地点告诉外人。
6、上司不在时，如果上司有些个人事情需要处理，应与上司的夫人商量。
7、未经上司许可不能在文件上盖章签字。
8、上司回来时将最紧急的文件和邮件放在“待阅文件夹的最上面。
二、上司不在时紧急情况的处理
在上司不在时也会有电话来找他。秘书接到找上司的电话，无论对方是什么事，你都要知道它的紧急程度。如果事情不急，就等上司回来再说或定时向上司汇报；如果是合同或协议急等上司签字，应马上与上司联系，请上司直接打电话答复对方。如果是要确认上司是否参会时，秘书不能根据自己的判断答复是否出席；遇到这种时间比较紧急的问题时，应这么答复对方：“我向上司请示以后再与您联系。”之后挂掉电话，马上与上司取得联系，听取上司的的指示，然后将上司的意思转达给对方。