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亲切迎客
秘书看到来访的客人进来时，应马上放下手中的工作，站起来，面带微笑，有礼貌地向来访者问候。见到客人的第一时间，应该马上做出如下的动作表情，我们简称为“3S”：
Stand up（站起来）
see（注视对方）
smile（微笑）
最初的迎客语言：
“您好，欢迎您!”
“您好，我能为您做些什么？”
“您好，希望我能帮助您。”
对于来访的客人，无论是事先预约的，还是未预约的，都应该亲切欢迎，给客人一个良好的印象。如果客人进门时秘书正在接打电话或正在与其他的客人交谈，也应用眼神、点头、伸手表示请进等身体语言表达你已看到对方，并请对方先就座稍候，而不应不闻不问或面无表情。如果手头正在处理紧急事情，可以先告诉对方：“对不起，我手头有紧急事情必须马上处理，请稍候”，以免对方觉得受到冷遇。遇有重要客人来访，秘书需要到单位大门口或车站、机场、码头迎接，且应提前到达。当客人到来时，秘书应主动迎上前去，有礼貌地询问和确认对方的身份，如：“请问先生（小姐），您是从XX公司来的吗？”对方认可后，秘书应作自我介绍，如“您好，我是XX公司的秘书，我叫XX”或“您好，我叫XX，在XX单位工作，请问您怎样称呼”。介绍时，还可以互换名片。如果客人有较重的行李，还要伸手帮助提携。要给客人指明座位，请其落座，迎接以客人落座而告终。
在迎客中应特别注意以下礼节：
（1）握手按传统习惯，我国在接待来客时的礼节一般是握手。宾主之间，主人有向客人先伸手的义务，主人主动、热情、适时的握手会增加亲切感。不过，握手时还应注意以下几点：
1）通常情况下，应由主人、年长者、身份高者或女士先伸手，而客人、年轻者、身份低者或男士先表示问候，待对方伸出手后，立即回握。如果是一个人需要同许多人握手，那么最有礼貌、符合礼节的顺序是：先女士后男士，先长辈后晚辈，先上级后下级。
2）行握手礼时，距离受礼者约一步，上身略微前倾，伸出右手，拇指张开，其余四指并拢，在与腰际同高的位置，与对方伸过来的手认真一握。礼节性的握手，持续时间以3—5秒钟为宜，礼毕即松开。
3）握手时，应双眼注视对方，千万不要一边握手一边斜视他处，也不要边握手边拍打对方的肩膀。当来客不止一人时，可一一握手，但不要交叉握手。握手时，用力要适中，不要握得太用力、太久，那样显得鲁莽冲动或太过热情，也不要握得太无力或太轻，那样显得不够诚恳热情。
4）握手时，应伸出右手，决不能用左手，也不宜戴手套，如因故来不及脱掉手套，应向对方致歉。
5）握手时，手要干净，不能伸出脏手，使对方难堪。另外，手上有汗的人，在握手前应先将手擦干，否则也会使对方感到很不舒服。
6）如果女士不打算与向问候自己的人握手，可以欠身微笑致意，但不能视而不见或转身就走。无端地拒绝与他人友好而善意的握手不仅是失礼的，而且会被看做是缺乏教养的。
（2）问候如果是第一次来访的客人，可以说：“您好!见到您很高兴。我是XX办公室的秘书，请问您有什么事情需要我帮忙吗？”对于曾经来过的客人，相别甚久，见面则说：“您好吗？很久未见了。”客人即将离去时，应主动对客人说：“请对我们的工作提出宝贵的意见。”分别时，则说“再会”“不久再见”，或说“祝您一路顺风”等。
（3）称呼接待客人时的称呼，应视具体环境、场合，并按约定俗成的规矩而定。目前，在国内，政府机关多通称“同志”；在企业界和社交场合多称男性为“先生”，称女性为“小姐”或“女士”；知道其职务时，在一定场合也可称职务，如“X处长”“X经理”“X厂长”等。用恰如其分的称谓来称呼客人，是秘书素养的一种表现，也是与客人交谈的良好开端。
（4）接递名片接受名片时，也要注意礼节。客人递过来名片时，秘书应用双手接住。接过名片后，要认真仔细地看一看，并小声重复一遍名片上的名字及职务，以示确认。同时，还要向对方表示感谢。然后，很郑重地把名片放人名片夹内，或放进上衣上部的口袋里。千万不要看也不看即装人口袋，也不要顺手往桌上一扔，更不要往名片上压东西，这样对方会感到受轻视。如需要交换名片时，秘书可以掏出自己的名片与对方交换。递送名片时，秘书要用双手的食指和拇指分别夹住名片的左右端递过去，名片中字的正面应朝向对方，便于对方立即阅读。
秘书人员不要生硬地向客人索要名片，而应以请求的口气说：“假如您方便的话，是否可留下名片，以便今后加强联系。”可以含蓄地向对方询问单位、通讯处、电话号码等，如果对方带有名片，就会较自然地送上。