(二)主题词标引“三要”、“三不”
1、“三要”
一要准，即主题词的标引对公文的内容揭失要准确，包括两个方面的内容，(1)在主题分析过程中对公文主要内容的分析和提炼是否准确，(2)对分析出来的主题概念转换成主题词准确。二要全，标引主题尽量能全面反映公文的主题内容，不能漏标。三要专，即标引的主题词与公文主要内容的相符程度，一般说来，对于一个公文主题概念只有一个专指的主题词。这是衡量主题词揭示主题概念精度的一个重要因素。
2、“三不”
一是不能使用表外词。有很多人在标引主题词时，往往都是从标题中抽取几个关键词进行标引，根本没有由于使用主题词表转换，致使标引的主题词出现了表外词，这是主题词标引的大忌。
二是不能颠倒顺序。主题词的标引按照主体、通用、空间、时间、文种五大因素的顺序排列。但是有很多人都是依据公文的标题，从前向后依次标引。
三是不能字面组配。主题词标引时经常遇到待标的主题概念没有现成的主题词可供直接标引，必须先将该主题概念分解成二个以上的简单的主题概念，然后再分别用相应的主题词进行转换。分解时应将主题概念分解成两个或多个有交叉关系的子概念，或者是有限定关系的子概念，切忌避免字面拆分。
(三)在公文主题词标注中应注意以下几点：
1、必须熟悉各自的《公文主题词表》。不熟悉公文主题词表就谈不上公文主题词的标注。
2、必须认真审研公文内容。可以说，不懂公文内容就不可能标注出恰如其分的公文主题词。
3、切实做好结合文章。这就是把主题词表与公文内容紧密结合融会贯通，便能找出适当的主题词。
4、必须遵守如下标注规则。
(1)主题词不一定是一个完整的意思，不考虑语法上的结构，不考虑词与词之间的搭配连接与必然的联系，只是将各个词依次罗列出来。
(2)坚持用词“宜宽不宜严”的原则，如果没有确切的主题词，可用相近的词或上位词代替。
(3)标注注意按“一范围、二内容、三文种”的顺序“由大到小”排列。在同一组主题词中，要按“属概念在前，种概念在后”的秩序排列。
(4)用词数量一般不少于3个，最多不超过5个。
(5)明确主题词的位置。公文主题词位于末页下方，抄送范围的上方，也就是注释域或特殊说明域以下，抄送机关标识域以上。
(6)掌握主题词的结构及其标印格式。主题词的结构由标题和主文两部分组成。标题即主题词三个字，用黑体字顶格加冒号，其后为主文。主文不使用标点符号，每个主题词之间空出一个字的位置。
四、标引工作中应注意的问题
(一)主题词的排列
反映公文整体(概述)内容的主题词在前，反映公文部分(分述)内容的主题词在后。
在单主题公文中，反映中心内容的主题词在前，反映其他方面的主题词在后;在多主题公文中，反映公文整体(概述)内容的主题词在前，反映公文其他内容的各主题词按出现的先后次序排列。
作为自由词标引的地名(组织机构名)、时间、人名等，应置于表现公文内容的主题词后面，置于表现公文形式的主题词前面。同时出现在同一公文中，则按地名(组织机构名)、时间、人名的顺序排列。
(二)文种的标引
文种作为正式主题词，标在所有主题词的最末位。在转(印)发类型通知中，被转(印)发的公文的文种可不作为主题词标引。但如果被转(印)发的公文属法规性质，其名称为条例、规定、办法等，则应作为主题词标引。
(三)标点符号的标引
公文主题词一般不应出现标点符号。
在《公文主题词表》中带有标点符号的正式主题词，应予保留。因为这些标点符号有特殊功能，删去后容易引发歧义。
(四)自由词标引
自由词标引是用未经规范化处理的自然语言表述公文主题概念，并作为表达公文主题概念的检索标识。
自由词标引范围：一是某些主题概念虽然可以采用组配标引或上位词标引，但使用频率较高;二是新出现的主题概念，包括新科技、新政策、新理论、新名词术语等;三是人物、时间和年代称号;四是地区、组织机构名称。
自由词标引应遵守的规则：一是应认真地查找词表，确实没有合适的专指的主题词，才进行自由词标引。二是可选用其他词表以及权威性参考书、工具书上的词。三是所选的词必须具有较强的检索功能和组配功能，具有实用性，能检索，能组配。四是应尽可能做到词形简单、概念明确。五是在标出自由词的同时相应标出它的上位主题词(或类别词)。六是在自由词后标上“△”符号，并适时将新词登记在主题词表上。选用《词表》以外的地名(组织机构名)、时间、人名、文献名称等专用名词作自由词标引时，不作△标记。
(五)值得注意的是，在批转、转发、发布文件时，如果只选择一个主题词来标文种，可选择被批转、转发、发布文件的文种。如《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》，其主题词是“文秘工作 公文 办法”，标注的就是被发布文件的文种“办法”，而不是发布文件的文种“通知”。如果想要完整反映文件的形式，也可将前后两个文种同时标注;但如果是用“通知”转发“通知”，为避免文种上的重叠，只标一个“通知”即可。
3COME考试频道|http://www.reader8.com/exam/为您加油！
