（三）信息加工的职能
信息一词被广泛使用，不过是八十年代以来的事，但信息工作巳经成为秘书部门的重头工作，秘书信息是领导掌握外部情况，认识客观社会的主渠道。中央要求秘书部门发挥好对领导的参谋作用，主要是依靠秘书信息工作与调查研究相结合，向领导提供科学决策的依据。秘书参谋作用，也主要指的是提供信息的作用。但是秘书和秘书部门本身并不是信息源，而只是“加工厂”，所以，对信息加工然后提供给领导，成为秘书部门辅助领导正确决策的—项重要职能。考试大收集
1．信息是至今人类尚未完全认识的东西，也还没有公认的科学定义，广义的信息很难准确下出定义来，最早把信息概念推广到人、动物与机械之中的科学家维纳认为,“信息是人们在适应外部世界并使这种适应反作用于外部世界过程中，同外部世界进行交换的内容的名称”。这话不大好懂，日本学者把它简化发展成一句话：“信息是生活主体同外部客体之间有关情况的消息”。以上说法有三个要点：
（1）信息是指反映客观世界中客观事物的特征及其变化的表征；
（2）信息是客观事物的状态经过传递后的再现；
（3）信息对于接收者是一种有用的知识。
也就是说，信息是指具有新内容、新知识的消息。信息是关于事物运动状态的表述。信息包括自然信息与社会信息，诸如星星闪动，刮风下雨，机器轰鸣，野兽狂嚎，都是一种信息。秘书处理的信息的范围显然要狭小得多，我们把它定义为“秘书信息”。这样，使用秘书信息这一词语，有助于明确秘书向领导提供的信息的范围与重点：即凡属一般秘书部门所必须掌握，为领导决策提供辅助、服务的信息，均属秘书信息，这就是秘书信息的特定范围。
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有些领导同志要求秘书部门提供的信息“越多越好”，有的秘书部门也要求下属提供信息条数越多越受表扬，这其实是不科学的方法，会使大量信息无法加工应用，甚至造成信息污染，劳民伤财，这是信息工作的误区。
2．秘书部门的信息工作，从纵的方面，可分为收集信息、筛选信息（即筛选掉大量无用的、价值不大、重复过时的、虚假的信息）、研究信息（指科学地研究，包括统一口径与分类等）、传输信息、贮存信息、反馈信息等不同环节的工作。从横的方面讲，主要是信息工作与调查研究两方面，都是秘书部门的重要工作。
对于秘书部门来说，信息学是一门十分重要的学问，如何加工信息，如何提供对路（优质）信息，如何精简一般（无用）信息，如何处理忧信息，如何开发（增值）信息，都是有待进一步解决的课题。
（四）综合协调的职能
1．综合是秘书部门的特点，有人称秘书部门是唯一具有“综合权”的部门。秘书部门位居领导近身，地位比较超脱，又具有这种综合权，使秘书部门能够发挥综合的职能作用。协调则是协同动作，统一行为的意思。领导人要使所属范围内外矛盾尽量缩小，工作步骤尽量一致，改善组织之间、工作之间、个人之间的关系使之和谐一致，就必须掌握运用综合协调的艺术。由于秘书部门前述的近身、超脱、综合等特点，使秘书部门成为协助领导开展协调工作的最佳部门。
秘书部门发挥好综合协调的职能，无论从促进科学管理，减少内耗，实现目标的角度，或从改善公共杜会形象的角度，都是非常重要的。
2．综合协调工作。贯穿于秘书工作的许多方面，而不可能设立一个专门科室来做，这是和其他许多职能工作不同的特点。比如信息、保密、档案、文书等都可设立等门科室专司其事；而协调却存在于全部秘书工作之中动。办文有办文中的协调，办会有会前、会中、会后的大量协调，就是处理一件具体内部矛盾事务，比如各个科室之间分配电扇、安排人打扫卫生，也得做好协调才能减少阻力，顺利完成任务。
协调总的讲是领导的职责任务，秘书部门是处于做好辅助事务，辅助领导协调的地位。但对于纯粹机关内部非政策性事务的协调，如前所说的分配电扇一类事情，则秘书长、办公室主任应当大胆负责，把它搞好，这也是减少领导负担的一种服务方式。
（五）督促检查的职能
督促检查是一种领导行为，科学的领导离不开督促检查，领导督查是决策落实的“第一推动力”。历史上虽然秘书机构有时也承担有“奉旨督查”，“刷卷督查”（即定期检查各衙门文卷实行督查）和“催报督查”等形式，但在多数时代和情况下，秘书部门不是监督部门，也没有很重的督查任务，更多是限于文书的催办而已。80年代以后，由于形势的需要，中央再次强调了秘书部门要协助领导做好督查工作，赋予了秘书部门新的职能，使督促检查成为秘书部门辅助领导的一项长期工作，它对于克服官僚主义、分散主义、地方主义、本位主义等，以保持政令的畅通，决策的贯彻，具有决定性的作用。按照中央领导同志的指示，如果只有决策、部署而没有督促检查，就叫做任务只完成了“一半”。这在秘书工作中叫做应树立“一半”意识，成为一个专门的新术语。
经过十几年的发展，秘书督查工作已经积累了一定经验，中央制定了有关督促检查工作的条例，各级领导机构的办公厅建立了督查处科。在新时期，秘书部门要加大督查力度，维护党和国家的重大方针政策的健康落实。
（六）“不管部”的职能
在各种领导机关中，还有许多无法归给某一职能科室管理的工作，也会有一些全面性的重要任务，无法交给哪一个科室去完成，领导通常把这类任务交付给秘书部门，这就使秘书部门常常发挥着一种“不管部”的职能。 考试大整理
“不管部”职能内容广泛，难以明确界定。大体上有两大类：一类是常规性的，指机关内遇到的没有其他职能科室专管的，带全面性的日常工作或临时任务。诸如前些年各单位发行公债，宣传部门只管宣传，财经部门只管财务，但总还得有个部门协助领导统筹总管，自然非秘书部门莫属。另一种是指执行机关公务中遇到的重大新情况、新问题，领导也常常交给秘书部门去代表或协助他调查处理，这在现实中也是很多的，特别是高层次的秘书长、办公厅主任，常常从事这类授权的特殊工作。
“不管部”职能使秘书工作产生了有限无穷的延伸，有限是讲它不能超越本机关、本级领导的职责权限；无穷是讲具体的事务各种各样，时刻可能发生，甚至可能赶过本来的工作量。秘书对此应有正确认识与思想准备，把发挥不管部职能作用看作是份内之事，才能有所准备地、积极愉快地完成这些任务。
三、秘书部门如何发挥它的职能作用
（一）需要进一步科学地明确规范秘书部门的基本职能。随着时代的前进、事业的发展、领导人素质的变化，秘书部门的基本功能没有变化，但职能任务则既有拓宽又有减缩。在这种拓宽与缩减的过程中做到科学合理，是一个重要的尚未引起有关方面充分注意的问题。秘书部门的职能应当明确集中，保证机关运转，保证领导重点，主要为领导决策与贯彻决策服务，其他的宜于缩减，不断地延伸会带来“力不从心”的结果。
（二）秘书部门的内部结构，需要进一步科学合理，理顺上下、纵横、左右、内外的关系。改善内部人员结构，以求发挥整体功能，才能在长期人少事多的情况下达到“1+1＞2”，做好工作。
（三）提高秘书人员素质，是发挥秘书部门职能作用的基础，需要重视的问题主要有两个方面：一是秘书队伍从工农型到秀才型、经验型，偏政偏文是必要的，但实务技能的培养也是刻不宜缓的问题。没有良好的职业意识（对秘书职业的光荣感、自豪感）与良好的职业技能，均将难以适应现代领导人的需要。比如不懂经济、不会外语、不能操作现代办公与通讯设备的秘书，无疑将难以充分发挥参谋助手作用。另一方面是秘书观念的现代化问题，也是秘书培训教育工作的重点，特别在民间、私人秘书中，效率与效益是一回事。是民间企业生命攸关的头等问题，没有高度的效率与效益观念，慢腾腾的办事、办文，是不具备现代秘书的资格的。还有现代秘书的思维规律问题，也是值得研究的。
（四）加强秘书工作与秘书部门的有关规章制度的建设，如秘书的资格认定与晋升、秘书的工作方法与纪律、秘书工作中许多方面的标准化与程序化、秘书教学大纲等，有的已在着手之中，但要使之完善任务还较艰巨，需要国家有一个机构专门考虑这方面的问题。
