我部的形象建设也会造成不良影响。
3. 资料整理
院二楼报告厅一橱窗为我部专用档案存放窗，我部将严格按照章程档案管理制度执行。
●不定期将资料做系统的分类整理。为各部门取档，借鉴往届工作经验等提供方便。
●每学期初收齐各部门工作计划，统筹制作全年大型活动一览表。
●每次大型活动结束后，收集相关部门活动策划书和活动总结，按类归档。
●各年级学生名册、班团干通讯录的收集、整理、归档。
● 各种调查表的整理(包括自荐表)，从中提取建设性意见。
总结：
随时记录学院活动动态，学术和活动的各项奖励和成果，不断完善档案制度，以便创新学分、综合测评评比时查询。
4. 常规工作时间的制定
●拟定适宜全体委员开会的时间;
●拟定周一至周五各委员值班时间。
总结：统计各委员上课时间，统筹全局而定。
5.会议相关工作
●全体委员会议总记录。
●各个部门内部会议，我部将派一人作为会议记录员参加其中。
●做好会场布置。
总结：
a. 委员会会议记录整理后集中于会议记录专本，专人负责会议记录总整理，以便提醒各部门的工作及方便日后查询需要。
b. 一方面帮助其它部门记录整理，在需要我部协助工作时能第一时间通知我部。另一方面可加强我部对其它部门的了解，更好发挥我部沟通各部的桥梁作用。
c. 严格执行章程会议制度，颁布并严格执行。
d. 会前订场，如开会地点在报告厅应提前到二楼办公室登记订场。
e. 会场布置：嘉宾牌的制作，设计模板，按模板高效率批量完成;嘉宾出场与否有时并不在把握中，应预置多几份，以防万一;参与或熟悉会场格局布置，绘制格局图以方便工作人员顺利带来嘉宾和与会者到相应位置就坐。
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