主讲内容：会议管理(一)
本章提示：本章主要阐述了三级秘书应掌握的会务管理技巧、诸如会前拟定会议筹备方案和应急方案，检查、审核会议状况并及时与领导沟通;会中对会议进展，经费使用的监督及对突发事件的处理;会后对会议的评估与总结等。
第一节 会前筹备
学习目标：通过对本章的学习，三级秘书需要了解各种会议筹备方案和应急方案的内容、拟定要求和基本程序，了解会务筹备情况检查方式和程序，具备与领导沟通会议有关事项的基本能力。
一、会议筹备方案的拟订
(一) 相关知识
1. 会议筹备方案的内容
(1) 确定会议的主题与议题
会议的主题是指关于会议要研究的问题、要达到的目的。
(4) 确定会议的时间和地点
会议时间包括实际进行时间和会议过程中的体会时间。会议的最佳时间要考虑主要领导是否能出席而定，确定会议的长短
会议地点选择的重点是会场大小适中、地点适中。环境适中。交通方便，会议设施齐全
(5)确定会议所需的设备和工具
(6)确定会议文件的范围并做好文件的印制工作
(7)确定会议代表的组成
(8)确定会议的经费预算
(9)确定会议住宿和餐饮安排
(10)确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工
例：秘书人员应根据会议筹备方案的内容，做好会前的()
A.分工协作
B.统筹协调
C.统一汇报
D.综合检查
答案：ABD
2.会议筹备方案的作用
(1) 确保会议的周密组织
(2) 确保会议服务质量和沟通协调到位
(3) 确保领导意图得以贯彻执行。
3.电话会议及视频会议
(1) 电话会议
电话会议是利用程控电话的“会议电话”功能召集不同地方的人员举行会议。
1) 电话会议的交流的特点
A. 电话会议方便灵活准备时间短，回复迅速，是电子通信会议中花费最少的。
B. 电话会议缺少身体语言，难以进行互动交流，而且缺少文本，难以传递大量细节信息。
C. 为了提高电话会议的效率可以搭配使用其他通信方式，增进信息的传输与交流。
D. 电话会议适用于分公司不远、规模不大的企业
2) 电话会议信息工作的要求
A. 准确发出开会信息
B. 认真分发会议书面信息材料
C. 合理安排会场信息传输设备
D. 按时接通电话
E. 互相通报出席情况。
F. 做好会议记录。(用录音电话系统记录会议信息)
(2) 视频会议
视频会议是利用通信网络传递图像和声音信号的一种现代化会议方式。适用于布置重要工作、宣布重大决定
1) 视频会议的特点(视频会议属于同步会议)
A. 实现了声音和图像同时传递
B. 打破了空间的限制
C. 节省时间、费用。
D. 交流效果较好
E. 视频会议局限，准备时间较长，投入成本高，交流不够深入广泛
2) 视频会议信息工作的要求
A. 发出开会信息
B. 分发文件信息资料
C. 布置会场
D. 设置与检查会场信息传输设备
E. 做好会议信息准备
F. 采用先集中后分散的形式。
G. 汇总情况信息
4.远程会议筹备方案的特点
(1) 远程会议具有节省时间和金钱，与电话服务机构商定使用录音的形式做永久记录，交流更加直接与简短的优点。
(2) 远程会议筹备方案拟定时，应先预先了解提供电信会议服务公司的服务要求，并提前将开会内容告知电信公司。
(3) 会议材料‘程序必须尽量寄给与会人员
(4) 要有专人负责检查远程会议设备
例：1.现代化远程会议是建立在高科技的基础上的。 ()
2.现代化远程会议可以使传统的会议记录方式不复存在。()
3.远程会议实现了()进行会议的交流和沟通。
A.异时
B.异种
C.异地
D.异向
E.异常
答案：AC
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