| 商家名称 | 信用等级 | 购买信息 | 订购本书 |
 |
 |
搞定3:平衡工作与生活的艺术[平装](戴维·艾伦) |  |
 |
|
搞定3:平衡工作与生活的艺术[平装](戴维·艾伦) | |
建立日程表和行动清单
你也许已经习惯了在工作中用日程表记事。一定要保证它的标记和提示信息全面而准确，你能信任它，看到它就一目了然，它显示的时间表一览无余。
如果你还没有这么做，就请你想一想怎么归置提示清单，如电话、外出事务、电脑事务、家庭事务、“等待”清单等。如此分门别类以后，就可以用文件夹、活页笔记本、行动软件和文件夹软件轻松进行管理。如果你此前没有接触过这套方法，想试试看效果如何，我建议你用简单的、用得顺手的工具来安排这些提示信息，并使之条理化。
设立专项事务清单
你希望设立和保存无限量的清单，随时找到自己想查看的内容。你想把自己在每个关注层面想到的念头一一捕捉，比如目标、年度计划、长远愿景、个人价值观等，为了便于查阅，必须把它们条理化。
这种专项事务清单使用纸质规划书效果很好。你也可运用格式自由的多种软件，比如微软Outlook的Notes功能或Lotus Notes的Personal Journal数据库。只要它能让你创建条目，把问题分门别类地整理好就行。
设立参考系统
数字和纸质的参考资料可谓浩如烟海，你需要把内容庞杂的资料整理好，做到用起来便捷舒适。如果你没有建立参考系统，没有使它发挥作用，“材料”就容易大量堆积，其他条目的提示清单和资料也很难一直保持井井有条、条理分明。
在办公室、家里和中间地带建立有效的工作台结构
要想赢得工作（作为游戏）和生活（作为工作）的这场竞赛，你要做一项重要投资，即准备好一个工作台，用于思考和处理各种事务。你在办公室和家里都要准备一个工作台（如果你不是在家工作），还要准备一个可以随身携带的微型工作台，以便你在出差或出门在外时保持专注、条理和高效率。
最能督促你保持自主性，最能刺激你的创造性思维的，莫过于有个舒适而一应俱全的地方，能让你施展拳脚，处理各种事务。工作台给你的感觉应该像是飞行员的坐舱，操作和通信工具、任务提示、辅助和参考资料、激发创意思考的玩意儿尽在眼前，触手可及。如果你没有这样一块地方，或者你的工作台乱七八糟（以你的标准），乏善可陈，那么你将不得不花费一定的时间进行收拾整理，而不能一走进去就真正用它做事。你必须能够随时进入工作状态。
你还应该在办公室和家里有自己专属的一块领地，由你安排和掌控，在你埋头工作时不受其他人干扰。可用的空间不必很大，但它必须是你的，由你做主。
当然，如果你有一间虚拟办公室，也就是一个收纳处、一套工具，起到类似移动的办公桌的作用，也能大大提升自由感，加强你专心做事和自主掌控的能力。一个好用的公文包或者提包就成了必备品，我有几只款式和功能不同的手提包，满足我在不同时间、不同地点的需求。
把系统充实起来
把结构和系统安排就绪是一码事，让它帮你卸下心理包袱，起到记录和提示的作用，派上大用场却是另一码事。系统的内容如果不充实、不全面，大脑只好继续费力地追踪诸多事务，收集各种信息。
完成大脑清扫工作
如果你是刚刚起步，想试一下我建议的办法，首先要彻底捕捉残存在你的大脑、潜伏在周围环境犄角旮旯里的一切。你要在生活和工作的地方做一番全面的现场检查，把引起你注意、需要加以处理的一切事务牢牢抓住，整理好提示信息。
既然你现在还没有养成几十年如一日的习惯，那么，你要借助外在的工具，把残留在脑子里的想法撬动，使之外化。附录1中的“未完成事务提示清单”可以提供有益的帮助。有了好的捕捉工具，就迈出了重要的第一步，但是，养成常年坚持、牢不可破的习惯，才真正难得。如果你在阅读这本书的过程中，脑子里冒出了什么主意，我希望你已经用一些办法把它抓住，保证不让它溜掉。
用项目和行动来改进你的系统
你是否还可以做点什么，让系统更完善？你会想到一些极好的项目和行动，它们能改善你的流程。如果你决心落实，一定要把它想得很具体，比如“最后完成自我管理系统的设定”。把它作为一个开放的项目列在项目清单上，经常评估，把它不断向前推进，直到满意为止。
为整理腾出时间
整理要花时间。我在第5章“获得掌控：明确意义”中提到过，光是处理每天收到的新问题、新情况，每天就得花一个小时左右时间。这是高效率的时间分配，你要趁这工夫思考、决定、执行简单的事务、筛选资料、沟通、明确和条理地安排新的工作。你不可能在绞尽脑汁地完成艰巨的任务或开会时作这番梳理。不少管理者发现，留出上班的第一个小时处理这类工作很有好处，却很少能抽出时间不被打扰。有的人工作环境稳定，可以上班第一件事、下班前最后一件事做清理战场的工作，不过，很多人也许只能“抽空”整理自己的工作篮—他们一整天都很忙，只好忙里偷闲。
关键是要明白，它要花时间。如果你一整天会务繁忙，分身乏术，那么，整理工作会至少滞后一小时。这种情况本身没有错，只要你心里知道这件事必须“加急处理”。但是，许多人似乎不认可、不接受这个现实，徒然地设法弥补失去的时间，却劳而无果，备感挫折。这就好比抱怨冲个澡占用了你的时间！有些人知道整理需要投入时间和精力，养成了在工作和生活的紧张间隙腾出时间的习惯，而不是喋喋不休地发牢骚。
每周回顾
每天的整理很少能做到板上钉钉、毫厘不差。每周回顾却不然，如果你还没有养成习惯，最好把它记在日历上。每周回顾一次，你可以对自己的世界重新作一番瞭望，这对你明智地分配时间、精力专注、顺利执行自己选择的工作至关重要，它的好处不言而喻。①
我建议你抽出连续两个小时的安静时间。我确信，你会好好利用这段时间，即便你的每周回顾用不了两个小时。如果你留出了专门的时间，知道自己可以把滞后的工作做完，就会在整个一周里保持轻松的心情。
执行关注层面高度的活动
要想给予足够的重视，2万到5万英尺摆正视角的商谈、交流和决策基本上都要专门抽时间进行。部门总结年度计划，与人生伴侣到风光秀美的地方商量未来的生活方式目标，与老板一起对工作作一番总结，这些谈话很少是即兴想到的。你必须自觉重视，主动计划，专门安排时间。
如果你想在更高层面摆正视角，就必须考虑采用什么形式，请谁参与，并在日程表上标记执行时间。
使用这个系统
设立你的系统，把各项内容填充就绪，顺理成章的第三件事是把它付诸运用。一切结构的最终目的不外乎给你的生活和工作提供便利，使之顺风顺水。
你在多长时间内搁置那些可能有意义、有价值的事务不予处理，却不影响你的自主掌控感和适度的专注，当然全在你自己以及你的具体情况。关键是看你是不是一旦决定整理，就能尽快把它们整理一新，并且对结果很满意。这也是GTD方法让人气定神闲的原因所在—你不必加快脚步，不必更加卖力地工作，却知道一旦情势所需，你能做得很好。造成失控感的是悄悄潜入你的生活和工作中的不明事务，它们噬咬你的神经，造成焦虑感。
下列方法可以帮助你树立一旦情势所需、自己能够担当的信心。
使用和及时清空工作篮
现在，这个办法应该是不言自明的（如果你还没有行动起来），你要养成使用工作篮的习惯，用它来营造掌控和放松感。工作篮的作用不是把东西放进去即可，你还必须再把它们全取出来。有一条标准需要不断强化，直至你习以为常：把你用于收集的一切工具全部清空，包括电子邮件、便条纸片、语言留言机等。目的是每24~48小时，让工作篮达到清零状态。任务积压的出现在所难免，但这种情况应该是例外而不是常态。
每周回顾
我必须再次重申，要想掌控引起你关注的事务，最好的办法莫过于每隔几天作一次回顾，及时处理新问题。你要督促自己这么做，并长期坚持下去，这是可以让你终生受益的好习惯。
经常重新评估和更新你的系统
一切东西都会过时。你的生活在变，责任在变，你某方面的能力在加强，另外一些方面在减弱，你的兴趣爱好也在发生转移……变化永无止境。只要你知道自己一定会回过头来，对当前事务作一番彻底整理，心情就会大为释然，也肯放远目光，信心十足地大胆探索。
这种总结回顾和重新调整可能也是你希望定期作的：清理文件归档系统，重新思考清单的管理和现在可以尝试的新方法、新技术等。
作这番总结的一个好办法是定期搬迁：办公室、家、电脑系统等。不管什么时候，只要你必须连根拔起，再重新安置—家庭或者办公地点迁址或者数码资料大转移，你都可以以此为契机（有时候是十分必要的），对资料和系统作一番彻底整合。如果你不可能经常搬家，也做不到定期转移数码资料，那么，你定期检查（至少也要对此持开放态度）自己的系统也好。这是实践那条基本告诫的好地方：关注引起你注意的事。如果你觉得，文档过期、储物间杂乱不堪、电脑资料很难查找、花园小屋里的园艺用具到处乱丢，这些让你心神不定，那么，你该赶快创建新的项目和下一步行动，让你的结构重新焕然一新。
我每解决一个问题，并把它从清单上勾掉，都会如释重负，并且马上冒出另一件绝妙的事取代它的空间。我还发现，问题不在于你身边有多少件事等待处理，而在于你心里对这些事是什么、分别该怎么处理有没有谱。
那么……
你也许注意到了，我上面描述的设立、充实和运用这个自我系统的步骤不外乎常识而已，你对它们并不陌生。但是，我希望这番对获得掌控、摆正视角的探讨能让你在大背景下理解它们的用途，掌握它们的结构和行为模式，进而激励你行动起来，提高自己的工作效率。关键在于去掉妨碍它们发挥作用的因素，让你能够在必要时回归“舰长和指挥官”的模式。
如果你自觉应接不暇……
你怎么知道自己该收集、处理、组织和总结呢，还是简单地执行？究竟哪一步最重要？答案又回到了本书的主旨：什么引起你的关切？这5步中哪一步比其他步骤更要紧？它们是相辅相成、共同作用的，一般来说在重要性方面没有先后，只在特殊情况下你才可以问：“这个链条中最薄弱的环节在哪里？”虽然你的工作篮里堆着大量待处理的材料，但是也许你该执行某些重要任务，因为它比清空工作篮更要紧。有些时候，把众多事务安排妥当，使之各就各位是当务之急。不过也有些时候，首要工作应当是退一步，总揽全局。
如果你不知道自己此刻该干什么，我建议你清理一下工作篮，把积压的工作处理完。这么做有几条理由。首先，它有助于清空残留在你大脑里的材料，让你敏锐而清醒地进行思考。其次，它把你的可选行动一网打尽，明明白白地摆在你面前。第三，它可以充当一道维护和预防的关口，让你能够随时接纳难以预见的新情况。然后，你知道自己在游戏中稳操胜券，明白自己能清空大脑、取得进步、想出创造性的高效率的新做法，那感觉再好不过了。
如果你必须有个重点
我提出的6个层次各有对应的范围、内容、格式和活跃程度。我也描述了你应该在哪些典型情况下回访各个层次。获得掌控的步骤是环环相扣的，同理，原则上，各个层次之间也没有高下之分，哪个最让你忧心，哪个就最重要。
如果你觉得工作情况变了，你的工作重心也得跟着变，但是你不知道老板对你调整重心的看法如何，那么，进行一次2万英尺层面的谈话也许是你可以采取的战略举措。如果你刚接手一项新工作，那么，当务之急也许是搞清楚正在执行的项目的现状，让自己站稳脚跟，以便顺利地掌控局面（1万英尺）。如果你新搬了家，东西还没收拾好，那么，在日程表上标记必办事宜，去五金商店购买清单上的物品，可能就是你最佳的着眼点。如果生活给你出了一道大难题，逼迫你在家庭和事业之间作出艰难抉择，那么，你也许必须深入剖析自己，在5万英尺高度探究自己的核心价值观和宗旨，才能找到方向，作出满意的选择。
摆正视角的关键在于在几个层次之间穿梭自如，必要时能把自己在不同层次的发现串联起来。你为之努力的愿景，从生活方式的角度看，是否与你的宗旨和价值观相吻合？为了靠近它，你正在执行正确的项目吗？你想好的项目有没有相关的下一步行动？它是否可以帮助你完成本年度的目标？
在某个时间点，你必须直面、解决所有这些层次的问题。生活不会放过你。如果你抗拒改变，就是倒行逆施。当然，大多数变化要求你必须转换视角，才能参透它们，并继续前进。无论你是中了大奖，还是断了一条腿，是醉心油画艺术，还是年迈的父母提出的要求让你措手不及，你都必须重新调试，抓住重点。要想赢得工作（作为游戏）和生活（作为事业），就必须对变化未雨绸缪，能够随时接招。
你的准备工作可以是主动、积极地参与各个层次的活动，不要等到迫不得已的时候。就我的经验而言，每个高度的层次都有3个办法可以让你积极参与；你用得越娴熟，它们作为你的人生地图就越实用，效果也越好：
指明并明确你目前的事务范围
总结并提醒自己关注它们
改变你的事务
你也许想给每个关注层面单独创建文件。不要担心格式“对不对”，只要它能把你在各个层面凝神思考所产生的内容放进去即可。你想在今明两年把什么梦想变成现实？你5年以后理想的生活方式是什么样？你坚持信奉的价值观是什么？你认为自己生而为人必须取得什么成就？
这些问题，也许你已经为自己、为企业作出了回答。你可能希望想办法把它们与其他纲领一道加以概括，让自己对它们的相互关系多一重视角。但是，如果你还没有专门抽出时间，独自（或者与配偶一起）认真思索，追问内心的答案，我建议你行动起来试试看。人们很容易对这么做产生抵触情绪，这些问题往往一想起来就很不自在。我的建议是只把它看做“试运行”、看做可能性的探讨；而不要看做板上钉钉的承诺，必须“准确无误”。只要你为这番思考铺平了道路，思考就是手到擒来，必要时你能做到一下子找到自己在人生地图上的定位。
除了创建文件，你还要考虑安排时间定期进行回顾。你可以在日程表或者备忘系统里写一条提示信息，每隔3个月回顾一次年度目标。我本人是把愿景的藏宝图保存在备忘文件夹里，隔几个月就看一看。每当我看到它，都能加深印象，让我对未来的憧憬更加渴望。对于重要的信念和激励我前进的价值观宣言，我也是保存在文件夹并定期查看；这样，我就能根据它们自觉地校正自己的行为，强化意识，比心不在焉地想起它们效果更好。
最后，你还要具有足够的灵活性，随着你的改变，相应地改变它们的内容。你可以向我学习，把它们以概要的形式放在手边方便查询，这样，你就能不时提醒自己，该重新制定工作职责、修正长远目标、为成功愿景添加更多内容了。
恢复“全力以赴”的状态
这套办法旨在付诸生活实践，把所有的心事从你的脑子里转移出去。“心如止水”是可以做到的，它并不意味着脑子里空空如也，一片死寂；而是只要你有意识地努力，就能随时做到心无杂念。我发现，当一切喧嚣悄然平定，剩下引起你注意的事情就是你该全神贯注、全力以赴的。这就好像把杂乱的音符组合成优美的抒情乐曲，接下来，自然就容易产生流畅自如、踌躇满志的感觉。
推荐阅读：
更多图书资讯可访问读书人图书频道：http://www.reader8.com/book/
