搞定2:提升工作与生活效率的52项原则(戴维.艾伦著)(2)

2012-11-09

　　《搞定2:提升工作与生活效率的52项原则》内容简介:在戴维?艾伦的《搞定1：无压工作的艺术》中，他推出了具有突破意义的GTD时间管理系统。他曾在美国各地以及微软、L.L.Bean公司、美国海军等顶级机构举办研讨班传授这些方法。

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		搞定2:提升工作与生活效率的52项原则(戴维.艾伦著)
		搞定2:提升工作与生活效率的52项原则(戴维.艾伦著)

为未知情况作好准备了吗？
有件事情，很可能在几天之内将要改变你的世界。现在你对这件事一无所知，也不知道它跟什么东西有关，但它是注定要发生的，注定要让你遭遇意料之外的突变。这件事可能很快就会发生，也可能在一段时间之后发生，但一定会发生。请相信我。
在你的日历上，在从今天开始四周之后的那一天所在的位置，请一字不差地写下这句话：“戴维?艾伦一个月前曾说过，有一件无法预料的事情将会对我产生重大影响。”看你能不能证明我说错了。
你准备好了吗？因为感觉局面更加难以控制，这一意外事件是否同时会让你有雪上加霜的感受？或者，你是否要将其视为发挥创意从而达到表现自我、奉献自我新境界的良好契机？新的经历总是会让你在前进的道路上遭遇突发事件，你是如何准备的？
我认为，大致说来，无法预见的机遇要在两个层面加以应对。
1. 精神层面：假如上帝代表着万物，而你只是万物之一，那么只要放松身心即可。
2. 所有其他层面：这一层面你必须有条有理地筹划好，以便可以根据需要作出调整。
亚洲有句谚语说得好：“平时多流汗，战时少流血。”军队的这一模式有一定道理。在军队里，你要么是在作战状态，要么是在训练状态。大部分人只是在下面的情况下才作好改变的准备：开始漫长假期的几天前，离婚后不得不变卖全部家当搬离居住地的时候，或者生活中的某个重大事件迫使他们重新反思一切、想清楚他们的承诺和“材料”（stuff）的时候。在这种情况下，他们开始整理、废弃或重新制定与自己和别人有过的“协议”。
我建议你每周都这样做。你要把自己的事情安排得有条不紊，这样一来，如果员工会议未能及时召开，你也可以整理一下工作篮，或阅读那些堆积如山的资料。要么在等待配偶的时候，你可以看看自己是否可以用这段时间打个电话，完成某项事务。据我了解，在这个星球上，没有几个人高度重视自己的时间和手头的工作，努力让分分秒秒发挥最大效果。如果你没有这样利用自己的时间，我就要问了：为什么不这样做？
你上一次更新自己的项目清单（仅靠一项行动无法完成的那些工作），使其符合最新的进展、把各项工作安排得井井有条是在什么时间？这项工作的搁置程度也就是你承受不必要压力的程度。
即使目前还不具备，你也一定要准备一下随时可派上用场的捕捉思想的这种工具。无论何时何地，只要有新的想法产生，你就应该及时加以记录。你需要的是能随身携带的一种工具—不管你是在海滩上、健身俱乐部里、办公桌旁，还是准备外出用餐。如果你把它跟钱包放在一起，那将很有帮助。随着年龄的增长，无论是在个人生活中还是在事业上，你都会变得越发明智、更加老练，而你对某件事情最出色的创意，也就越有可能在不可能实现的时候诞生。
你或许也明白，你应该把头脑中具有潜在价值或代表与自己及其他人潜在一致性的一切都充分加以利用。但要实践这一点，你首先要在它出现时能及时将其用文字记录下来。阅读这部分内容之后，如果想到任何“要做的事情”，你会把它记录在哪里？袖珍笔记本、3×5英寸卡片、微型录音机，随便什么都行。
把这种随时可以应用的思想捕捉工具准备妥当，让它像生活必需品一样发挥作用。外出时如果不带这种工具，你应该感觉就像赤脚外出一样怪异。这样它就会引领你进入创造性思考和工作的全新境界。
顺便想想……
● 你那些潜在的可清理区在哪里？
● 拿不准还有什么事情要处理时，你接下来会如何去做？
● 今天你能谅解哪些事情？

第2章
知道哪些事情自己尚未做，你才会为之心安
压力的根源在于自己没能履行协议。要缓解压力，只有通过解除协议、履行协议或重新商定协议。但是，如果与自己达成的某些协议已经忘记，你就无法与自己重新协商。由于人类的心理内存没有过去与未来感，那里存储的东西会一直敦促你去将其完成。要减轻压力，你必须把这些事情变成要自觉完成的任务，而且要始终如此。
“井然有序”为何经常失效
几天前，一件平淡无奇的事情再次让我很受震撼。很多人对“井然有序”很敏感，因为他们虽然在工作中使用了项目清单，但却一次次与成功擦肩而过。这些清单之所以没有奏效，主要是因为它们试图将截然不同、相对独立的功能融入一个事件、一个背景之下。如果你尽量把某件事情搞得过于简单，就会让所有其他事情显得更复杂、更困难。是的，我们大家都曾面临诸事临头的困窘局面，而且通过“列出清单”确实也可以获得暂时的平静，但这些治标不治本的手段作为长期战略并没有效果。
坐下来列清单时，大多数人实际上是在竭力融合我们为掌握工作流程所确定的5个阶段：收集、处理、组织整理、回顾和执行。同时他们也在努力理清思绪，确定各项工作的内在含义，以某种符合逻辑或富有意义的方式加以安排，匆匆忙忙地权衡轻重，然后决定要完成的“最重要的”工作。这样做的人得到的回报通常是混乱局面暂时得以消除，但令人痛苦的是，他们可能要面对那些没搞清楚、未加处理、有待整理以及未加重视的事情带来的不良影响。
在多年的研究及培训过程中我们发现，工作流程管理划分的不同阶段，工作最好单独完成。首先你要收集自己头脑中的大大小小的各种想法；然后你需要评估清单中的每个项目，考虑一下，“这事可行吗？”如果可行，结果会如何？下一步该如何行动？随后，你要把这次思考的全部结果进行整理归类。在这个时候，参考决策的各种标准（时间、精力、背景、轻重缓急等），清楚地审视一下自己面临的种种选择后，你就可以作出最佳选择。
自我管理十分简单，但不能简单管理。
找一支书写流畅的笔，花上5分钟时间，把头脑中出现的各种想法都“倾倒”在纸上。不要马上分析或整理。如果你写下的内容有意义，过一段时间之后你会明白的。现在需要做的，就是“倾倒”。要让自己有专心做一件事情的自由。充分发挥你的创造力，做一个梦想者，表达并记录下你的全部想法，不要考虑将其付诸实施的任何责任问题！然后，等你准备成为管理人员时，你可以回头思考一下这些事情，确定它们的意义以及你要采取的行动。之后，你就可以以管理者的身份出现，在所有这些选择项中，作出符合时间和地点的战略选择。每件事都是一项艰巨的任务，需要全力以赴，还需要具备优秀的洞察力。不要把它们混为一谈。
顺便想想……
● 你上次毫无保留地“倾倒”内心的想法是在什么时候？
● 你有自己不愿意看到的待办事项清单吗？
● 假设不必担心自己没完成的事情，你将会怎样呢？

第3章
理清承担的任务，可以更好地选择新任务
不了解自己目前工作的整体情况，你就无法充分认识到哪些工作是你不能承担的。由于品性正直，你不忍拒绝无穷无尽的新任务。如果你有意识地去了解一下自己承担的全部任务，你的正直品性将迫使你去区别对待甚至拒绝接受新的任务，因为你对自己的能力有了更清楚的把握。例如，假设你把要阅读的材料放得随处都是，那么你恐怕很难从头到尾读完其中一部分。把它们都集中在一个地方，只需花两分钟浏览一下，你就可以读完许多材料。
如果中心成为边缘
我所在的工作技巧培训界有个贯穿始终的话题：自由与控制的理想结合点在哪里？在什么情况下，组织会过于死板？控制会过于严格从而成为限制？另一方面，在什么情况下，宽松的环境会失去效果?开放思维会让人精疲力竭？无忧无虑会变成漠不关心？
我们习惯于认为界限会限制我们的行动，例如有人会说：“不要阻拦我。”但我们也接受过这样的教导：要完成某项工作，我们要被施加压力、拼命努力才有成效—“要埋头苦干”。到底哪种方法最好呢？
这并不仅仅是一种理论或哲学层面的探讨。如果每天收到400封电子邮件和100封语音邮件、每天遭受50次意外干扰，那么你就必须面对自由与控制的选择问题。因为上述因素的存在，热衷于自由的人会感到沮丧，认为受到了干扰，所以选择漠视这些影响（那些轻松有趣、确实“热门”的问题除外）。或许是由于担心各种因素之中会诞生更宽泛的工作重心，控制狂则是通过各种规则、媒介以及涉及细微环节的层层文件夹来限制生活的范围。
每个人都可能跟这两方面发生关联。我们希望有能力控制，但却不希望受到约束。问题源自通常与“控制”观念相伴的一些消极内涵（以及实际经历），因为“控制”具有约束性和限制性，就如同被囚禁在监狱中一样。有一种方法可以从这两个方面同时获益。具体做法就是通过两种基本手段开展工作：专注与合作。
把这两种手段结合在一起，我们就可以拥有我们渴望的自由和需要的控制，从而充分提升效率。无论是从物理学的角度看，还是在日常生活中，专注都是获得力量的关键，合作则是促进能量有效流动的润滑剂。这一点可以在优秀运动员的身上得到完美的体现。他们极其专注，高度注意比赛现场的情况，能充分利用自身力量去取得最佳成绩。
要处理好电子邮件，你也必须专心致志。当前你正在做什么？每次邮件交流与你所做的工作有何关联？而且你一定要具备合作精神。电子邮件就在那里—都是你写的或至少是经过你允许的，因此你必须制定某种策略、创建某种流程来处理电子邮件。两种方法可以相互促进。为了超越阻力、避免干扰，你必须与自己以及周围的世界合作，这样你才能够做到专注。为了把握事物的本质更好地与人合作，你也必须集中自己的精力。
要想妥善处理生活和工作中的种种事情，你需要密切关注当前所做的事情，需要高度的自觉意识，还要主动接受自身世界的种种细枝末节。这种境界听起来可能很容易达到，但是，要始终明确自己当前的作为和前进的方向，要明确自己承担的任务并以积极合作的态度应对未知的因素，可是需要高明的手段。如果能做到这些，你也就可以集中全部精力去完成当前的任务了。
顺便想想……
● 你真正希望摆脱的是什么？要达到这个目的，在哪些方面需要哪些规则限制？
● 在哪些方面你可以更加放松？
● 在哪些方面你可以加强管理？

第4章
要实现未来的目标，首先明确当前的位置
除非你清楚自己所在的位置，否则地图根本没有任何价值。确定自己的时空位置可以为你的行动提供参照点：还要付出多少努力？要朝哪个方向前进？客观地评估自己当前的现实情况有助于减少混乱，避免出现偏差。无论是在你的公司里、你的项目方面，还是在你的生活中，要想取得明确进展，关键的一点就是与他人就当前的真实情况达成一致的观点。
忘记未来—首先把握现在
关于个人成长有句老话：“有些东西，你越是抵制越难以摆脱。”最近我一直都在体会这句话对许多人和他们的工作来说是多么正确。如果你不清楚自己当前的工作究竟是什么，而且也不愿意去整理一份全面客观的清单，那么要想让自己的工作与众不同或更为出色，将很有难度。
经常有人问我：“该如何确定各种工作的轻重缓急呢？”我总会反过来问一个相同的问题：“你从事什么工作？”要弄清哪些工作比其他工作更重要，你必须对自己希望保持的状态、实现的目标或经历的情况有一个参照点，因此你务必清楚自己的工作是什么。但是，当前你的“工作”的整体状况如何？这一点很少会像大部分人想象的那样一目了然。
你可以通过回答另外6个问题来回答这个问题。问题如下：
1.当前你承担了哪些任务？这里指的是你承担的工作和责任方面需要立刻采取的具体行动，包括电话、电子邮件、交谈、杂事、集思广益产生的创意等等。一般来说，每个人每天总会有大约一两百件此类事情要做。
2.目前你正在做的项目有哪些？这里指的是你自己愿意去实现的目标，通常不是简单的一举一动就可以完成的，比如为汽车更换轮胎、安排孩子参加夏令营、收购一家企业等等。多数人每天大约有30~100件这样的事情需要完成。
3.你当前的职责范围包括哪些？多数人都有10~15项职责，包括工作的主要领域(员工培训、资产管理、规划、客户服务等)以及生活中的主要方面(理财、健康、家庭、家务、职业、娱乐等)。
4.你的工作和个人事务明年会如何变化？这里指的是一个人在未来几个月里决心实现的目标，包括行动目的、变革的意图、大型项目等等。
5.你的组织、职业和个人生活将会如何变化？这里指的是更宏观的愿景，是对未来几年发展的长远规划。
6.你为什么生活在这个星球上？这里指的是你的生活目标—作为人类的一员你要承担的“工作”。
如果你能全面地整理出这6个层面涉及的所有与你相关的工作、事务和项目，那么你就对自己的工作有了准确的把握。然而，据我所知，就连接近完成这方方面面的问题那种境界，也没有几个人能达到。
我经常会花10~15分钟的时间，去帮助一个人了解所从事工作的两个最平凡、最实际的层面：当前的行动和承担的项目。如果不把这份清单具体化，从而在这些层面清除心理障碍，那么人们就很难跟老板、商业伙伴或配偶探讨调整工作说明问题，也难以应对婚姻关系中需要作出的变化。未能解决当前最实用层面工作中基本问题的那些人，往往不愿去认真思考需要作出何种变革，以适应公司、世界和生活中始终在发生的变化。
好多人对将来从事的工作或自己的发展方向感到迷惘。但是，如果没有基于现实的参照点，他们就无从理解自己在生活各个层面所处的位置。他们就像“飞翔的荷兰人”鬼船，注定漂泊不定。不过，只要搞清楚并统筹好当前需要处理的诸多事务，哪怕只是完成很小一部分，也会激发你的天赋灵感和创造力，以更好地应对未来—而且你无须再投入任何精力。
如果不清楚自己在地图上的位置，那么不管目标多么明确，你出门后也不知道自己究竟该左转还是右转。认清自己目前工作和生活的整体状况是一项真正的挑战。但是，接受现状将帮助你改变这一切，而且是以极其积极的方式改变。
顺便想想……
● 你当前的状况如何？让别人进入你的生活帮助你了解现状会有帮助吗？
● 对于目前你认为是问题的某件事情，导致你认为它存在
问题的实际数据是什么？你能换个角度看这些信息吗？

第5章
以有限的可能，去利用无限的机遇
如果你总想完成一切、拥有一切、成就一切，那么迟早会精疲力竭。努力奋斗的过程中，你总是想要实现“更多更好”的目标。想要搏击潮头而不是溺水而亡，你必须将众多“期望目标”限制在切实可行的范围之内。宏大的构想需要聪明才智和有意识的约束，才能持续发展。
有效管理工作流程
我参加过多次广播与电视访谈节目，就是那种给你大约53秒的时间，让你来讲解健康、财富、幸福等方面秘诀的节目。由于时间的限制，我只能把所讲的内容凝练概括为最关键的部分。他们经常提到的一个典型问题是：“戴维，我们做的哪件事影响工作效率呢？”我给出的回答是：
“并不是一件事，而是5件事结合在一起影响了工作效率。大家都有自己的想法；对于自己知道需要采取行动的事情，他们并没有下定决心去做；他们不按照功能分类安排行动提示和支撑材料；他们不注意保持并及时审查全面客观记载各项工作的清单；最后一点，他们浪费精力，最终精疲力竭，被迫在眉睫需要处理的事情逼得手忙脚乱，一心希望那就是最该做的事情，但却从没体会过做对了事情的那种放松感觉。”
我如何去做呢？
我只是简单地列举了工作流程管理各环节（收集、处理、组织整理、检查回顾和执行）中最糟糕的一些做法。我不能对采访者说其中任何一项是问题所在。在整个工作流程管理过程中，你可能会将其中4个环节做得非常出色，可一旦某个环节有所差池，那么整个流程就会前功尽弃。整个流程的完美程度取决于链条上最薄弱的那个环节。
多数人只是把事情记在脑子里，这样做原本就会导致流程短路。也有很多人写下很多内容，但却没有决定随后要采取什么样的行动。即使有人确实考虑要采取行动（在陷入危机模式之前），他们也没有安排行动提示，结果原本应该采取行动的时候却得不到提醒。即使有些人真正受到鼓舞，效率猛增并确实整理出了清单，其中的大多数也会放任他们的系统迅速过时、不再协调一致。发展到最后，离开了思考工具的关爱和支持，生活与工作就成了被动的反应，而不是有明确指导的行动选择。
“那么，戴维，我们该怎么做呢？”（有些采访者居然会再给我53秒去回答这个后续问题。）
“要把5个环节的最佳行为方式融为一体，”我告诉他们，“把头脑中的一切用纸笔记录下来。出现情况及时决策，不要等到于事无补的时候。安排项目各个环节的行动提示，按照适当的类别安排随后的行动。确保系统全面并能得到及时更新，认真审查系统的合理性，确保根据直觉作出的行动（以及不行动）决策是正确的。”
我感觉原本可以说得更简洁一些：“关注积极的结果，最重要的工作要不断采取后续行动。”但是，谁不明白这个道理呢？坚持不懈地贯彻这条原则，将其彻底融入生活的方方面面，这才是我们面临的最大挑战，要做到这一点可不那么容易。
顺便想想……
● 近期你仔细阅读过自己的工作职责（4~7个关注层面及责任）清单吗？
● 为了保证你已经明确了所有必要的项目并使它们完整无缺、符合标准，你分析过个人生活中5~10个关注层面（健康状况、财务情况、事业发展、婚姻关系等）吗？

第6章
一心二用带来压力与失败
在你的潜意识里，你很清楚自己承担的所有事情，无论是大事小事、个人事务还是职业问题。这些事情都存储在你的“心理内存”中，除非你有意识地进行客观的检查回顾。不过，你的心智的这一部分并没有过去与未来感，因此一旦需要容纳两件未完成的事情，你就会感到沮丧和焦虑。你的创造机能努力想要去一心二用，可这是不可能的。尽管如此，它却不肯放弃，一直在不断尝试、尝试、再尝试……
搞定：消极反应还是积极应对？
最近有人评论说，跟一开始就强调轻重缓急和“宏观情况”的其他一些方法相比，我的GTD系统相对更“消极”。这种批评也可以理解。我们做的多数工作中，首先关注的就是你办公桌上堆积的文件、你头脑中精神方面的便利贴（“应该做的事”以及“需要做的事”等等），以及邮箱中堆积的成百上千的电子邮件。着手工作时，我们并没有重点分析你为何会有堆积如山的文件或如何按照重要程度安排顺序。然而，我们看似疯狂的做法却体现出了某种条理性。
把时间和精力耗费在身边细枝末节的问题上可能会被视做消极之举，但事实果真如此吗？无论是从生理角度还是从心理角度，你都让这些情况影响到了自己的世界，而你作出的反应（或缺乏反应）也直接影响到你控制自己全部心理资源的精力和能力。我们的流程会（以温和的方式）迫使你对这些情况作出反应。情况究竟怎样？你作出了何种承诺？要兑现这种承诺，你随后要如何行动呢？要想把每件事情都处理得非常妥当，你要考虑哪些问题？该如何加以安排？
难道我们不该首先考虑目的、价值观、战略目标这类轻重缓急因素吗？放弃关注过去细节的做法，采取更积极主动、更富有创造力、更具前瞻性的做法岂不更好？
确实如此。但是我们之所以通常不这样开局，一个重要的原因就是，如果大部分潜意识精力都集中在心理方面那些“悬而未决的问题”上，你就无法将精力集中于更宏观的问题。为了能够最轻松有效地启动并进入现实性新思维所必需的那种创造性流程，心理内存必须得到释放。
此外，我们之所以做大量的实践工作帮助人们处理种种细节问题，还有另外一个同样重要的原因：我们是在训练一种强有力、高效而又积极的反应行为。很多宣称只有“最重要的事情”才会促使他们采取行动的人，只是到了迫在眉睫的地步才着手去解决问题。实际上，忽视那些虽然未处于紧急时刻但却仍然必须采取行动的问题更是“消极之举”，而不是积极的表现。如果你以为，有了清晰明确而又积极的新方向之后身边的细节问题就会自行消失，那么请重新考虑一下。现在你必须从自己的新视角去安排那些琐事。要么放手，要么存档，要么立即行动，要么委托他人，要么继续进行，要么暂且搁置等待时机成熟。
要学会对引起你注意的各类事情作出行之有效的反应，这是一种大师级的行为方式。事情总是有轻重缓急，而且随着你的成熟，轻重缓急也会发生变化。能够决定轻重缓急或许可以帮你更轻松地决定，自己究竟想读哪本杂志或首先处理哪封电子邮件。尽管如此，能够处理轻重缓急情况的人，却未必就能干净利索地处理各项事务、应对各种新情况。
即使你认识到自己的某个目标或愿景并努力去实现的时候，为了表述清楚并及时实现，你仍然需要对其作出“反应”。在感应能力逐渐敏锐的过程中，你也把自己锻炼得具备了妥当评估、处理各种事情的能力，在开展工作时也会进一步成熟，从而取得更突出的成绩。
毫无疑问，我们将引领你探讨调整自我、项目、职位描述、主要关注层面、短期目标、愿景规划，以及存在的终极原因等方面的话题。但是，只有当你妥善处理好当前生活与工作中的所有琐事，而且今后都能严格按照这种方法的约束去做各种事情时，我们才会和你一起去探讨这些话题。如果你还没有处理好办公桌上凌乱的文件和计算机中的电子邮件，那么你仍然缺少做好工作的一项关键要素。
顺便想想……
● 你头脑中仍然有什么念头不时浮现出来，提醒你曾承诺作出哪方面的改变？
● 你今天回避了什么问题？你有什么理由认为明天这个问题会不再存在？现在就将其抛在脑后对你会有多大益处？

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