搞定1:无压工作的艺术(戴维.艾伦)(1)

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		搞定1:无压工作的艺术(戴维.艾伦)
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编辑推荐

《搞定1:无压工作的艺术》中我们可以学到：
运用“执行、指派、延迟和放弃”原则来清空你爆满的工作篮。
实现对邮件、书面材料以及所有档案的完美管理。
合理规划和细分任务，让工作走上良性、高效运行的道路。
当环境和形势变化时，及时地重新评估目标和工作重点。
克服慌乱、紧张和易受打击的情绪。
对你尚未涉及的事情和领域勿要操之过急，平心静气。
源于《搞定1:无压工作的艺术》英文书名Getting Things Done 的GTD系统，现已成为全球数千万人在学习、使用的管理个人事务的最佳工具，它正在帮助现代社会中的繁忙人士从容地管理、安排各种事务。

作者简介

作者：(美国)戴维?艾伦　译者:张静

戴维?艾伦，戴维?艾伦有限公司的总裁。作为一名行政管理培训专家和教育家，他拥有20多年丰富的管理经验，被誉为在提高工作效率方面最具建树和影响力的思想家之一，并且一直担任甲骨文公司、世界银行、L.L.Bean户外用品专卖邮购公司和QVC购物频道等企业的高级管理顾问。在本书中，戴维将和你分享在全美巡回讲座以及顶级企业培训（包括微软公司、洛克希德公司和美国司法部等）中已得到验证的成功策略。

目录

前 言 IX

第一部分 通向从容之道?1
第1章 新情况，新做法?3
第2章 掌控生活：横向管理工作流程的5个阶段 27
第3章 控制项目：纵向管理项目计划的5个阶段 61

第二部分 远离压力，提高效率 93
第4章 准备工作：确定时间、空间和工具 95
第5章 收集阶段：归拢材料 117
第6章 处理阶段：清空工作篮 133
第7章 组织整理：建立好清单 155
第8章 检查回顾：保障系统的有效运行 201
第9章 执行阶段：选择最合适的行动 213
第10章 学会控制项目 233

第三部分 三个关键原则 245
第11章 原则一：养成收集的习惯 247
第12章 原则二：确定“下一步行动” 259
第13章 原则三：学会关注结果 273

结 语 281

序言

前言

欢迎来到提升自我的策略宝库。在这里，你会学到如何获取更加旺盛的精力，从而让你的感觉感更加轻松自如，完成工作也能做到事半功倍。你是否也像我一样，既希望出色地完成工作，又期待着享受生活的乐趣？在这里，它们不再是鱼和熊掌不可兼得的关系了。在日常的工作中，你完全有可能做到在快乐享受生活的同时，高效地处理工作中的事务。
我认为高效工作对任何人来说都是非常有价值的。你目前从事的工作，也许是重要的、有趣的，或是有用的；也可能情况刚好相反，但你还是要面对它，并尽力完成它。在前一种情况下，你会希望所投入的时间和精力能带来尽可能丰厚的回报；在后一种情况下，你会想要尽快地完成它，好让自己可以毫无顾忌地投入到其他事情中去。
无论人们做什么事情——也许是下班后与同事一道举杯畅饮；也许是夜深人静时凝视摇篮中安然酣睡的孩子；也许是忙碌地回复着源源不断的电子邮件；也许是在会议结束后抽几分钟时间与潜在的新客户攀谈——都希望保持放松的心态。要做到这一点，你需要在心底里确定，目前进行的事情正是你需要做的事情。
写作本书的宗旨在于：帮助你在任何必要的时候，都能达到高效和放松的境界。
“做什么”（what），“什么时候做”（when），“如何去做”（how），才能达到上面的境界？这些问题的答案，我已经探求了很长一段时间，也许你也曾有过类似的尝试。通过20多年来对各种提高个人或机构效率的新方法的开发和应用，以及多年来在自我发展领域的探索，我可以断言，没有一种万能的解决方案。当你跋涉在每天、每周乃至一生的漫长旅途中，没有任何一种软件、研讨会、计划手册或者工作宣言，可以简化你的工作或者代替你作出选择。而当你刚刚掌握如何在某一层面提升办事效率和决策能力时，又会不知不觉地接受一批新的任务和定下更高的目标。而由此所产生的新的挑战，则很可能又会全面推翻解决问题时能够应用的简单公式或流行方法。
不过，即使不存在一种万能方法，我们还是可以通过采取一些措施来提高效率和完善个人管理。随着年龄的增长、阅历的丰富，我发现会有更深层次、更有意义、更重大的事情需要我去关注、了解、执行。由此，我总结出了一套完全可以学会的简单方法，它们将显著地提高我们应对日常烦琐事务的能力。
下面是我20多年来在个人效率方面各种研究发现的汇总——它不但会指导你在目前的工作中以最小的付出获得最大的回报，而且能在工作量日益增加、工作性质不断变化的现实世界中依旧保持它的效力。我曾花费几千个小时，帮助那些陷入工作困境的人们处理和组织安排手头上的工作。事实证明，我所发现的这些方法，在各种类型的企业中，在各个工作层面上，在不同的文化氛围中，甚至在家庭和学校里，都是行之有效的。在我花费了20年的时间培养和训练了一些最为精明干练的职业人士之后，我才领悟到当今社会是多么需要这样的一套方法。
长期以来，公司的高管们一直热衷于向自己和员工灌输“铁腕执行”这个基本规范。但我们大家每天看到的情况却是，一位尽心竭力的员工，在办公室里经过几个小时的苦苦奋斗后，却仍有一大堆没来得及回复的电话、需要处理的电子邮件、要分配给他人执行的任务、会后尚未处理的事务，以及其他缺乏管理的未尽事宜。这些堆积在办公室和公文包中的事务若不及时解决，只会变得更加棘手，甚至产生更多的问题。而多数商业人士之所以成功，是因为他们解决的危机和把握的机遇要多于积压的事务。但是在当今快节奏的工作和生活中，要想在两者之间保持一定的平衡都很难。
一方面，我们需要一些行之有效的工具，以帮助人们在战略层面和战术层面集中精力，保证不遗漏任何一件需要处理的事情；另一方面，我们需要创建工作环境、提高工作技能，以保证那些工作最为投入的人们不会因为不堪重负而垮掉。我们需要积极有效的工作规范，并以此作为标杆来确保能够吸引并留住最优秀的人才。
我们知道各种企业机构迫切地需要这些知识。而学校也存在着这种需求，在那里，我们的孩子无法学到如何处理信息、如何关注成果，也不知道要采取哪些行动来实现目标。而对于我们每个人来说，这些知识都是不可或缺的。只有这样，我们才能充分地抓住机遇，积极、长久地为这个世界增添价值。
我在本书中讨论的简单和高效的工作方法，完全能够切实成为你在生活中的亲身体验（这将是非常棒的体验）。为了让大家更容易理解，本书将工作流程管理和个人效率提高方法的精髓用流程图的方式表现出来。我们按照流程图的顺序来编排本书，以便使你在实践过程中，一面纵览到鼓舞人心的全局，一面体验立竿见影的成效。
本书共分为三个部分。第一部分扼要地介绍了这个系统的概况，它解释了其独特性和及时性，并简要介绍了这套方法的具体内容。第二部分说明了如何实施这套方法。本书就像你的私人顾问一样，指导你循序渐进地运用这些行为模式。第三部分则展开了更加深刻的讨论，描述了当你把这些方法和模式应用到你的工作和生活之中后，所产生的形式更加微妙、意义更加深远的众多影响。
我希望你加入这个行列，我盼望你检验这些内容，甚至提出质疑。我渴望你向自己证明，我所承诺的效果对你个人来说，不仅可能而且触手可及。此外，我要告诉你，我提出的每一项建议都是简单易行的，甚至没有涉及任何新技能。你早已掌握了如何关注问题，如何把它们记录下来，如何判定结果和行动，以及如何回顾和选择。你还将明白，你长久以来一直凭借本能和直觉对许多问题进行的处理都是正确而恰当的。我将为你提供一些方法，帮助你充分利用这些基础技能，然后将它们推向高效的新境界。我希望能够激励你用它们来构建你自己的全新行为模式。
在整本书中，我会经常提及针对这套方法所开展的培训工作和研讨会。在过去的20多年中，我作为一名“管理学顾问”独立工作，并与别人进行了小范围的合作。我的工作主要是围绕本书中介绍的方法，针对个人进行提升效率的培训，以及举办各种讲座。我（和我的同事们）已经指导了一千多人，训练了几十万名专业人士，举办了几百次公开研讨会。这也是我获取经验和实例的源泉。
我所作出的承诺，可以用一位客户的来信进行生动形象地概括：“当我习以为常地采纳本书中的各项原则时，它拯救了我的生命；当我一丝不苟地运用它们时，它改变了我的一生。这是一种疫苗，可以预防日常生活中出现临时救火的现象（在某个工作日中出现的紧急事件和危机）；同时也是一种解毒剂，能有效舒缓人们施加在自己身上的不平衡的压力。”

后记

结 语
我希望这本书对你有所帮助—你开始体验到事半功倍的感觉，同时还减轻了精神上的压力。我真心希望你通过运用这些技巧能体会到“心如止水”的境界，并施展出你的创造才能。那些开始实施这一方法的人，总能够发现更加丰富多彩的内容。也许你走得更远，已经开始着手改造这个方法，以让它更加适合自己。
我相信，本书印证了许多你早就熟知的道理，证明了一些你长期以来坚持的行事方法，也许这会让你在这个日益复杂、令人紧张烦躁的世界里，更加游刃有余。
今天，到处都能看到关于成功理论（或模式）的书，而我写这本书的意图，并不是讲述成功学。相反，这本书的核心方法不会随着时代的变化而发生改变，而且每当人们使用这些方法时，总能够收到良好的效果。当你理解了这个原则，无论做什么事情，你都可以大大提高行动的效率。也许这就是所谓的返璞归真。
《搞定I》就是这样一本指南，它帮助我们进入精力集中同时又放松自如的状态，这恰恰就是获得最高效率时的状态。你也可以把它当做一个工具，当你需要时让它帮你恢复到积极的状态。
为了能够时刻保持良好积极的状态，你必须持之以恒，尽管到目前为止，你很可能还没有养成这些习惯：把一切事情从你的大脑中清理出去；每当事情出现在大脑中就作出决策，而不是拖到日后；回顾和更新包含了各种悬而未决问题的完整清单。我希望到目前为止，你至少已经建立起一个参照点，来评估以上行为所创造的价值。尽管需要花费一些时间才能够养成这些习惯，但千万不要裹足不前。耐心一些，享受这个过程吧。
最后，这里有一些推动你实施这一方法的小提示：
? 建立起用于个人组织整理的设施，安排整理你的工作区，准备几个工作篮，创建一个个人归档系统（在公司和家里），准备一个好用的计划手册，上面应该有完整的管理项目的清单。我还建议你付出一些行动，来切实改善你的工作环境。挂些照片，准备好笔，清理杂物，重新布置工作环境。让自己有一个崭新的开端。
? 预留出一些时间，让你可以整理办公室中某一个完整的区域，然后是家中的各个角落。把收集到的一切纳入你的系统当中，并采用本书介绍的方法对其进行处理。
? 同别人分享你从书中得到的知识、你的实践经验以及感受（这是最快的学习方法）。
? 3~6个月后，再回顾本书的内容，你会发现很多第一次阅读时漏掉的东西。只要你认真阅读，你的收获会比第一次更多。
? 与推广和使用本书方法的人保持联系，参与他们的讨论和实践。（可以访问GTD的官方网站http://www.davidco.com/，也可以直接使用邮件和电话联系戴维?艾伦的公司：info@davidco.com 或 805-646-8432）
愿你拥有更加精彩的人生！

文摘

第1章
新情况，新做法
你是否渴望过这样一种状态：自己虽然整日事务缠身，却仍然能够头脑清醒、轻松自如地控制和处理一切。我可以很负责任地告诉你：这是有可能实现的。极高的效率，卓著的效果，这是在生活和工作中人人渴望的美妙境界。同时，这也是那些经验丰富的专业人士获取成功所必须掌握的方法。而这个方法所涉及的各种技能，是大部分人早已学会的，你要做的就是在适当的时间完整地、系统地运用这些技能，从而轻松面对繁忙的工作和生活。尽管本书所描述的方法和技巧都是常识性的，而且具有广泛的实用性，但大多数读者还是需要对一些已经养成的工作习惯作出调整，然后才能实施本书中的这个系统。不要小看这些微小的调整，它们能够显著改善你处理日常工作中关键问题的方式。我的很多客户都感受到了这种变化，并认为这是影响深远的、根本性的改变。
本书中的这套方法，完全基于两个主要目的：（1）收集所有需要处理的事情（现在的、以后的、某一时间的；大的、小的、不大不小的），把它们统统置入一个脱离大脑意识的、条理分明的、可靠的系统中。（2）训练自己在获取任何“输入信息”（也就是接手任何任务）的前期就进行分析和决策，以确保在任何时候，都拥有一套可以执行或重新协调的“下一步行动”计划。
本书提供了一套经过实践验证的、高效的工作流程管理方法。为推动这套方法的实施，还列举了一些实用的工具、技巧及窍门。你将发现，这些原理和方法无论是在你的个人生活中，还是在你的职业生涯里都具有广泛的适用性，并且可以立即见效。①你可以像很多人一样：把我所描述的这种高效模式融入你的工作以及日常生活中去，让它成为你的习惯、成为你的生活方式，甚至成为你人生的一部分。当然，你也可以仿效另一些人的做法：在你觉得需要的时候，才把这套方法拿出来使用，以使自己重新获得对生活和工作的掌控。
问题：增长的需求，匮乏的资源
这些日子以来，几乎我遇到的每个人都在抱怨自己要处理的事情过于繁多，根本没有足够的时间来一一完成。就在前一周授课时，我就遇到两个有类似困惑的人。其中一位在一家大型全球投资公司任职，他承担着公司的管理工作，总是担心自己所承担的新职责会影响他的家庭生活。另一位是中层的人力资源经理，她计划在一年的时间内，把公司在该地区办事处的人员从1 100人扩增到2 000人。她每天都疯狂工作，单是电子邮件，就要处理150多封。因为只有这样，她才能在周末的时候享受正常的社交生活。
新千年伊始，就出现了这样一个自相矛盾的现象：人们的生活质量得到了显著提高，但与此同时又承担着自己力所不能及的工作，结果导致他们承受了越来越大的压力。这就是俗语所说的眼大肚子小，贪多嚼不烂，而绝大多数人都对怎样改善这种局面感到茫然无措。
工作不再有清楚的界线
我们感到身上的压力与日俱增，一个主要原因在于：工作的性质发生了巨大的变化，即使参加了各种培训，我们仍旧难以跟上变化。仅仅在20世纪的后50年中，在这个工业化的世界里，工作的性质已经由流水线装配、制造，以及搬运一类的活动，转变为彼得?德鲁克所定义的那种“知识工作”了。
以前，工作的内容是非常明确的。人们耕田种地，制造机器，装箱搬运，挤牛奶，并使用各种小工具。你知道哪些工作是需要你完成的—你可以亲眼看到它。你也可以很清楚地判断一项工作是否已经完成。
现在，大多数人接手的大部分工作却都没有明确的界定。我所认识的大多数人，他们手头上都至少堆积着半打的事情需要立刻处理。即使他们搭上所有的时间苦苦努力，也不可能把一切都做到尽善尽美。很可能你也正面对着类似的困境：这次会议讨论是否透彻？这个培训计划是否会有效？主管人员的薪酬结构是否合理？正在起草的文章是否能鼓舞人心？即将召开的员工会议能否起到鼓舞士气的作用？公司的重组计划是否行之有效？此外，还有一个值得注意的问题：要想更加出色地完成任务，我们都知道相关资料越多越好，那么现在你能够搜寻到多少相关资料呢？回答是：无穷无尽！日益发达的互联网为我们提供了丰富的信息资源，取之不尽、用之不竭。
另一方面，工作缺乏明确的界定导致每个人的工作量加大。今天，许多机构的运作都需要各部门之间互相交流、彼此合作。企业中各部门之间的壁垒正在削弱，任何部门都需要查看其他平级部门（市场部、人力资源部或某个专门的委员会）发来的电子邮件，即使是抄送的也不能放过。
工作职责在不断地变化
一般情况下，我们工作中所出现的参差不齐、变化万千的枝节问题，对任何人来说都是一个不小的挑战。现在，在这个基础上还要添加另一项挑战：工作职责的定义在不断变化。我经常在研讨会上提问：“你们当中，有谁从事的工作就是招聘你的时候要你做的事情？”很少有人举手。由于工作职责很可能既无明确的限制，又无特定的形式，因此，只有长时间从事某一任务明确的工作，你才有可能弄明白自己到底需要做什么、做多少、做到什么程度，才可以使自己的头脑保持清醒。
但是，很少有人能有这样的好运，这主要有以下两个原因：
1.我们所工作的机构似乎处于一种永恒的变化之中，奋斗目标、产品、用户、市场、技术，以及所有者都在不断地更新变化，这必然导致各种现存的结构、模式、角色和责任的重组和调整。
2.与从前相比，当今一般的专业人士具有更强的独立性和自由度。他们变换职业就如同父母换工作岗位一样频繁，甚至连40多岁和50多岁的人也信奉时代在不断发展的信条。他们希望更全面地融入主流社会中去，投身于“包罗万象的发展大潮之中，无论是在专业方面、管理方面还是行政方面”。简言之，人们不会长期从事任何单一职业。
现在很少有人非常清楚工作内容到底是什么，也不知道到底需要多大的投入才能把它做好。我们从外部世界获取了大量信息，同时，在我们的内心世界形成了同样巨大数量的观点以及与别人或自己达成的协议。然而，我们自身还没有具备相应的能力来承担如此庞大数量的事务。
旧的模式和习惯已显得力不从心
无论是我们所接受的标准教育、传统的时间管理模型，还是当今那些充斥市场、随手可得的管理辅助工具，如个人记事本、Microsoft Outlook软件或者个人掌上电脑（PDA），都无法全面地帮助我们应对我们所面对的各种新要求。如果你已经试过使用上述任何一种处理方法或者工具，恐怕你已经发现，它们都无法满足工作中不断产生和转换的各种复杂要求。要期望在这个波涛汹涌的时代获得轻松、良好的自我控制，人们需要全新的思维方式和工作模式。我们迫切需要挖掘出一些新方法、新技术和新工作模式，以使我们永远立于不败之地。
传统的时间管理法和个人管理法在过去的时代大显身手，所以当劳动大军从工业化装配流水线中抽身出来，涌入一种全新的工作模式时，这些传统的方法为我们提供了极为有益的参考，这包括对行动对象和时机的判断。而当“时间”自身也转化为一种工作要素时，个人日程表随之成为一种关键性的工作管理工具。（20世纪80年代，许多专业人士就已经把袖珍日程表视为工作条理化的主要手段。时至今日，仍有许多人把自己的日程表奉为重要的管理工具。）有了自由支配的时间，选择做什么事的要求也接踵而来。“1、2、3”优先顺序代码和每日开列的任务清单，就是人们在过去的实践中逐渐发展起来的重要选择手段。如果你拥有作出选择的自由，你就需要考虑到哪些是需要优先解决的事情。
你可能已经认识到，尽管日程表的作用不容忽视，但是实际上，它也只是有效地管理了你所从事的大量事务中的一小部分内容（至少在某种程度上如此）。而且，已为人们所证实的是，每天的任务清单和那些简化的优先顺序代码，远远不足以应对一个普通职业人士所遭遇到的数目巨大、纷繁复杂的日常事务。越来越多的人每天要处理几十封甚至几百封电子邮件，他们不能忽略掉任何一个邀请、投诉或订单。几乎没有人能够把所有的事务按照“1、2、3”的顺序排出先后，也没有人敢在接到老板的电话或指令后，不立即改变自己事先确定的工作日程。
“大局”与事务的本质
另一方面，大量的商业书籍、模型、研讨会和专家权威们，都极力推崇把“着眼大局”作为一种处理复杂问题的思路。认清主要目标和价值观，为我们的工作赋予了先后次序、意义和方向。然而，在实践中，运用价值观思维方式这一良好的初衷却经常达不到预期的效果。我经常看到，出于下面三个原因，这些努力往往都付诸东流了：
1. 在处理每天、每小时的事务时，有很多干扰因素分散了我们的注意力，以致我们无法集中足够的精力关注更重要的问题。
2. 由于个人管理系统方面存在欠缺引发了一种下意识的抵触情绪，所以在面对那些棘手的重要项目和目标时，这种情绪就会阻止具体行动的实施。而这种结果又会导致更加严重的干扰作用，并进一步强化了压力。
3. 一旦提出了更高一级的要求和价值观，我们原有的标准和视点也将随之提升，这会让我们认识到有更多的事务尚待完成。这通常只会在我们的肩上再加上一把稻草，让我们不堪重负、愁眉不展。没错，价值观的审视会让我们在清单上堆积更多的任务。
诚然，集中精力来关注主要目标和价值观的重要性毋庸置疑。但这并不意味着会使我们要做的工作就减轻了，或者使遇到的困难和挑战大大地减少了。恰恰相反，只是牌局中的赌注提高了，但还必须一如既往地玩下去。例如，对一位人力资源部的经理来说，仅仅决定提高工作生活的质量来吸引并留住人才，并不能使自己的工作得到简化。
长期以来，在“知识工作”的新文化中存在着一种缺陷：缺少一套连贯一致，并能够在实实在在的工作中产生出卓越功效的系统和工具。它必须能够从大局着眼，从小处入手，并且使二者有机地融合在一起。它必须能够管理多个层面；必须能够坚持不懈地对每天衍生的众多新生事物保持控制；必须易于维护，能节省更多的时间和精力；必须化繁为简。
承诺：武术家的“一切就绪的状态”