秘书资格考试：会务工作

　　案例导入：某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。

　　接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知？一气之下，都回家去了。

　　事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。

　　这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？

　　会议概述

　　什么是会议？会议由哪些要素组成？哪几个是最基本的要素？

　　会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。

　　会议要素：

　　1、形式要素：会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、会议方式。

　　2、内容要素：会议指导思想、会议议题、会议目的、会议任务、会议作用、会议结果。

　　3、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。