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做好参谋助手的几点体会

2013-02-26 
这警告人们对熟悉的事情千万不要大意,大意就要出问题。办公室工作不少是常识性的和程序性的,年复一年,周而复始。

 

  “国之废兴,在于政事;政事得失,由乎辅佐”。党委办公室是沟通上下的桥梁,联系左右的纽带,传递信息的中枢,是协助领导决策的“外脑”和处理日常事务的手足。这就要求在党委办公室工作的同志应具有较高的出谋划策、参与决策的能力,这种“谋事”能力的强弱,在一定意义上,决定了各级党委工作的质量和水平。我曾在威海市委秘书长的岗位上工作了三年多,对怎样做好参谋助手,有几点切身体会与大家交流和探讨。

  一、要主动出击,善于谋在前,力求参得准

  办公室工作要围绕领导的需要转,围绕中心工作转,围绕发展大局转,所以现代秘书学的许多论著在秘书工作特点的论述中,都把“被动性”作为秘书工作的特点之一。比如要举办什么活动、召开什么会议、准备什么材料,都取决于领导的需要。但被动性强不等于无所作为,在实际工作中,“在服务中把握主动”、“从被动中争取主动”这两句口号已被越来越多的秘书工作者所认知、所接受。

  曾经读过这样一个故事:有三只青蛙掉进了鲜奶桶里。第一只青蛙想:“这是神的意志。”于是它一动不动,静静地等待着死亡。第二只青蛙想:“这桶太深了,没有希望出去了。”于是它在绝望中慢慢死去。第三只青蛙想:“糟糕,怎么掉到桶里了,但只要我还能动,就要奋力向上跳。”它不停地跳,慢慢地,牛奶的表层凝固了,青蛙的后腿碰到了坚硬的表层,于是它奋力一跃,终于跳出了奶桶。这个故事说明,一味被动无出路,主动一步天地宽。当好参谋助手,就要善于在时间上争主动,在参谋上争主动,在“补位”上争主动。主动出击要注意把握好“三性”:

  一是把握规律性。办公室工作中常规性的和有一定规律的工作不少。因此,不要消极等待领导安排,而应主动着手,提前介入,早做准备。

  二是把握灵活性。一方面要善于抓主要矛盾,即善于分类排队,分清主次轻重,不能不加选择,眉毛胡子一把抓,其结果必然是螃蟹吃豆腐,吃得不多,抓得挺乱。另一方面要善于抓突破口,对领导临时交办的任务、处理应急事件和突发事件等非确定性的工作,重要的是有灵活应变能力,善于寻找并抓住工作的突破口、切入点,做到巧筹划,分清轻重缓急;巧运作,忙而不乱;巧用兵,调动各方面积极性。

  三是把握前瞻性。给领导当参谋,必须要有超前意识,做到领导未谋有所谋,领导未闻有所知,领导未示有所行。把信息调研提供在市委研究之前,把工作预案拟定在市委决策之前,把督促检查做在决策落实之前。只有这样,才能参得上、参得准。在为领导决策当参谋上,要消除那种认为自己水平低、见识浅、参谋不上的顾虑,增强主动性。此外,从人生成长进步的角度讲,大家也应当增强主动性,要主动想事,主动谋事,主动干事。

  二、要不断创新,用新思路、新方法解决新问题

  在长期的工作实践中,办公室形成了一系列好传统、好作风,这是成事之基、立身之本,任何时候、任何条件下都不能丢弃,而且要继承并发扬光大。但时代在进步,形势在发展,办公室的工作职责也随之发生了很大变化,工作任务越来越重,领导要求越来越高,工作领域越来越宽。面对这些新变化,我们还有一些不适应。如思想观念上的不适应、知识结构上的不适应、办事效率上的不适应等,服务的“供给线”与领导的“需求线”还有一定距离。这些不适应,说明我们的工作需要创新,通过创新来激发更大的活力。办公室工作要把创新作为主攻方向,努力用新思路、新方法来解决遇到的新问题。

  一是创新思想观念。美国一家制糖公司,每次向南美洲运方糖时都因方糖受潮而遭受巨大损失。结果有人考虑,既然方糖用蜡密封还会受潮,不如用小针戳一个小孔使之通风,经实验,果然取得意想不到的效果。据媒体报道,发明者申请了专利,这项专利的转让费高达100万美元。观念是人们观察事物的基本观点,是个总开关,观念不同,结果会大相径庭。

  二是创新服务方法。由被动服务向主动服务转变,由滞后服务向超前服务转变,由常规型服务向创新型服务转变。既要注意做好当前工作,又要善于搞好超前服务;既要认真完成领导交办的事项,又要创造性地开展工作。要克服什么事都按老章程、按惯例办的做法,善于应变求新,不断拓展工作领域,延伸工作触角,做到情况在一线掌握,措施在一线落实,问题在一线解决。

  三是创新工作机制。机制很重要,机制对头,事半功倍;机制不对,事倍功半。要将办公室每一项工作视为一条“生产线”,像现代企业一样建立起科学化的工作流程,进行程式化管理,链条式推进,一环扣一环,实现办文流程制度化,办会流程清晰化,办事流程规范化,确保各项工作有序衔接,高效运转。

  三、要认认真真做好每件事

  有一个“100-1=0”的公式,是说办100件事,如果办砸了一件,就等于前功尽弃。要当好参谋助手就要把“100-1=0”作为办公室的工作标准,力求实现“三零”标准:即办文零毛病,办到无可挑剔;办事零失误,办到恰到好处;办会零差错,办到规范有效。要当好参谋助手,就要认认真真做好每件事。

  一是大事无纰漏。人们常说:“重大问题,万无一失。”办公室工作人员在承办重大事情的时候,一定要慎之又慎,确保周全。在重大问题上,如果稍有纰漏后果将不堪设想。所以,在重大问题的承办上要能经受住考验,受得起重托,担得起大任。

  “谋定而动,三思而行”。做好大事要多谋划,把环节和细节想清楚。每当我们受领一项重大任务,都要进行周密思考,把有多少工作、怎样展开、达到什么目的、采取哪些措施、如何调集力量等等,想清楚、列出来,按照轻重缓急排一排,然后再进行分工,逐一完成。如筹备重大会议,对会标、鲜花、音响、灯光、录像、照相、录音、座位摆放、名签、服务、警卫、首长休息室、接站送站、安排食宿等等一大堆具体事,每个环节都要考虑周全,分工明确;下达会议通知内容也不能有纰漏,会议名称、内容、时间、地点、人员、着装、携带材料、联系电话、联系人等,都是下通知前必须反复核准的要素。

  二是小事要细心。简单的事能做好就是不简单,平凡的事能做好就是不平凡。以十分的准备迎接三分的工作并非浪费,而以三分的准备迎接十分的工作,却注定会带来不可逆转的失败。前几年,我曾看到这样一则报道:乌鲁木齐市某单位在印刷挂面包装袋时误将“乌鲁木齐”印成了“鸟鲁木齐”。只差一点,就导致10万个挂面包装袋成为废品,给国家财产造成了重大损失。西方也有一个谚语,说的是断了一个马蹄钉,绊倒了马,摔伤了将军,输掉了战争,最后亡了国家。就说明了小的差错会造成难以弥补的大损失。

  在党委办公厅(室)工作中,一个数字、一个符号、一个字词的差错,就可能影响到党委、政府意图的理解和贯彻;关键的人名、地名、事实差错会扭曲真相,有时甚至会造成严重的工作失误或政治事故。因此,大家一定要树立“办公室工作无小事”的观念,做到不让领导交办的事项在自己手中拖延,不让正在处理的事情在自己手中积压,不让各种差错在自己这里发生,不让办公室的形象在自己这里受到损害。

  三是熟事不大意。俗话说,“淹死的都是会水的”。会水的人往往自认为有本领,什么暗礁险滩都敢去游,常常被无情的河水夺去宝贵的生命。这警告人们对熟悉的事情千万不要大意,大意就要出问题。办公室工作不少是常识性的和程序性的,年复一年,周而复始。许多事实证明,越是对自己很熟悉的事情,越容易产生麻痹心理,也就越容易出差错。毛泽东同志曾说过:世界上怕就怕“认真”二字。这是做好办公室工作的“真经”。防止和避免工作出差错,没有捷径,靠的是事业心、责任心,认真对待每一项工作;靠的是有心、用心和细心,认真做好每一件事情。

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