文档编写格式调整要点
本文主要针对硕士研究生论文编写的格式调整,也可供其他文档编写时的参考。
在论文编写的过程中,或者当你设计一个表格时,怎样才能做一份合格且标准的文章呢?这里不谈具体的规范,每个学校有自己的论文编写规范。这里只讲怎么保证格式符合要求,或者设计出的文档格式和标准格式看起来一样。
论文中的格式要点有字体、段落、页面布局、编号等:
1、字体
字体的要素有:
字体种类,论文一般以宋体为主,有的要求数字和英文用Times New Roman。字形,就是是否加粗和倾斜。一般只对段前关键字,如术语,进行加粗。其他地方用的加粗很少,一般使用黑体。字体大小,就是使用几号字。一般章标题使用小三号字,1级标题四号黑体,2、3级标题小四黑体,正文小四宋体,图表标题小四宋体。具体格式参考各学校论文标准规范。效果。主要是上标和下标。字符间距。有时候你会发现,明明我的字体和段落格式都和范文的一样,怎么我的文档显示出来的样子就和范文的不一样呢,比范文长一截?奥秘就在于字体间的间距不同,字体间间距有标准,紧缩,加宽3种,如果选紧缩,则比正常间距要小,加宽与之相反,通过设置字体紧缩或加宽间距值,可以调整整句的显示长度。
2、段落
段落的主要要素有:
1)缩进
左、右侧缩进,就是整段的方块左右页边距。设置该值后,整段会偏移。特殊格式,包含首行缩进和悬挂缩进。所谓悬挂缩进是指,段落的首行文本不加改变,而除首行以外的文本缩进一定的距离。首行缩进,则是首行缩进多少宽度,而第二行及以下行不受影响。
2)间距
段间距。段与段之间相隔的垂直距离,分段前空多少和段后空多少。论文中。章标题段前后1.5,1级标题1, 2、3级标题0.5行。行间距。段中行与行相隔的垂直距离。论文中一般设置为固定值20磅。这里有各要注意的地方。如果通篇使用该格式,你会发现插入图片的时候,则显示半截,图片的上半部分被埋进文字里了,这是怎么回事呢?原来插入图片若使用嵌入式方式放置时,若行高固定,则图片高度不超过行高。如果要显示图片,需要将图片所在行(没有行敲回车)行距调整为多倍行距就可以正常显示图片了。
3、页面布局
页面布局的要素有:
1)页面距。 页边距,就是页面内容(一个方块模型)距离页(纸张大小,论文一般为A4纸)四条边的距离。各个学校的规范标准可能不一样,参照各学校标准。
2)页眉和页脚。 页眉,就是页面顶部非正文区域,页脚则是底部非正文区域。页面和页脚距离,则是指距离上、下页边距的距离,在此距离开始页眉、页脚的内容。
4、编号
编号比较复杂,在Word里设置论文编号不是很方便,如果有人有好的办法可以告诉我。如章节编号为汉字一(例如:第一章,第二章),而节编号为数字,则Word自动编号时总是达不到要求。
使用手工编号,对于Word2010,可在引用-》添加文字下拉菜单设置分级,则可自动生成目录。
在编辑的过程中,使用大纲模式,在视图,显示中,勾选导航窗格,则可以在论文右侧很清楚地看到目录结构。
5、图表目录
对于图表目录,论文的编号规则是从每章开始编号的。在引用菜单中,插入题注。新建标签,哪章的图表,则输入哪章编号,如第一章,标签为:图1.,第二章标签为图2.,依次类推。一般章节数小于7个,所以手工编号也很快。插入题注后,会自动生成图表的编号,在后面添加文字表述即可。
*这里要注意的是,有时候,可能右键点击图的编号,点更新域,获得实际的标号值。
如果每次插入题注,是不是会觉得很累,没关系,有各懒办法,拷贝使用上述方式插入的题注,粘贴到图的下方或表的上方,然后按*的要求更新域值即可,最后添加或修改标题或描述。注意,图和表的题注分开,各拷贝各的,每章需新建一个图的题注,一个表的题注,然后后面的都可通过拷贝、更新域的方法实现。
6、页面编码
页面编码要面临的一般有三种情形,首页、扉页或目录页(从摘要开始到正文头结束)、正文页(从绪论开始到文章结束)。首页不需要编码,扉页使用罗马数字(I,II,III),正文页则使用阿拉伯数字。
首先, 在Word2010中,插入分节符,来区分三个不同的部分,方式为:页面布局-》分隔符-》分节符里选择相应的分节符。将文章分为三节。
其次,首页不编码,在页面和页脚工具里选“首页不同” 选项。若为正反打印,则勾选“奇偶页不同”选项,在正反页打印时,页面编码时一般在页面的右下脚,所以奇偶页的页码位置要分开设置。
接着,扉页插入页码,设置页码格式为I,II,III...,正文页设置页面格式为1,2,3...。
以上为论文或编辑文章表格的一点经验总结,作为遗忘时的备忘参考或其他写论文或文字材料的人的参考。