二、恰当放置物品
(一)相关知识
1.常用个人办公物品
(1)纸簿类。A4、B5等类型办公用复印纸;带单位抬头用纸;普通白纸;复写纸;便条纸;留言条;标签纸;牛皮纸;专用复写纸;大、中、小及开窗信封;横格笔记本;速记本;专用本册(如现金收据本)。
(2)笔尺类。铅笔、圆珠笔、钢笔、彩色笔、白板笔、橡皮、各种尺子、修正液。
(3)小装订类。大头针、曲别针、剪刀、打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋;胶带、起钉器。
(4)归档用品。各种文件夹、档案袋、收件日期戳。
(5)办公设备专用易耗品。打字机用色带、修正液等;复印机用墨盒等;计算机用磁盘、磁盘盒等。
2.常用公用物品
(1)公用文件及文件夹。
(2)公用办公用品柜。
(3)公用电话号码本、航班表、火车时刻表、字典等。
(4)接待区为访客阅览的宣传品、资料以及报纸杂志等。
(二)示例分析
××公司行政办公规范管理制度
第一条为规范公司办公管理，特制订如下规定。
第二条办公仪表规范
着工装，左胸适当位置佩戴公司徽章，其他应遵守员工守则第四、五、七条相关规定，违反规定的，除由综合管理部通报批评外，每次罚款50元;各部门负责人应认真配合，督促属
下员工遵守本规定。员工一个月累计违反规定超过3人次，该负责人亦应罚款l 00元。
第三条办公室规范
1.办公桌。案头甩品整齐放置，保证办公桌整洁无杂物。
2.座椅。靠背、坐椅一律不得放任何物品，人离开时椅子调正。
5.电脑。桌机呈45度贴墙放置，卧式主机置显示器下，立式主机置桌下。
4.垃圾篓。罩塑料袋，置辅桌后或写字台下。
5.报刊。阅读完后必须上报架或放入办公桌。
6.外衣手袋。置挂于柜子内，严禁随意放在办公桌椅或沙发上。
7.文件柜。保持文件放置整洁无杂物，柜顶不得堆置文件。
第四条语言规范
1.交往语言。您好、早晨好、早、再见、请问、请您、劳驾、关照、谢谢。
2.电话语言。您好、请问、稍等、谢谢、再见。
3.接待语言。您好、请稍侯、我通报一下、请坐、对不起、请登记、与我联系、打扰一下、好的、行。
第五条行为规范
1.坚守工作岗位、不串岗。
2.上班时间不看报纸、玩游戏或做与工作无关的事。
3.办公桌上应保持整洁并保持办公室安静。
4.上班时间，不要在办公室化妆。
5.接待来访和业务洽谈在接待室或会议室进行、会私客不超过5分钟。
6.不因私事打公司办公电话，长话须登记长话记录本。
7.不用公司电脑上网聊天或做与工作无关的事，不要随意使用其他部门电脑，私客不经领导允许不准用公司电脑。
8.未经总经理或部门经理批准，不得索取、打印、复印其他部门资料。
9.严格遵守考勤制度，迟到、早退扣l0元。
10.不论任何原因，不得代人打卡。
11.吸烟到吸烟区，否则罚款50元。
12.请假要有假条，特殊情况事后补假条，出差一天以上，应填写出差申请单并经领导批准。
13.因故外出，必须请示部门经理，各部门全体外出，必须向综合管理部通报。
14.无工作需要，不得擅自进入机房、档案室、财务室、会议室、接待室。
15.不得将烟缸、茶杯、文具等一切公物带回家私用。
本规范由综合管理部、人力资源部实施监督与检查。
点评：良好的办公环境有助于办公室日常工作的完成，也有利于秘书人员的健康与成长。X X公司行政办公规范管理制度中规定了工作人员办公环境中的仪表、行为、语言等方面规范。目前许多单位都十分重视环境对工作成效的影响这一因素，制定了与此相类似的规定或制度，这种做法值得提倡。
